【作　　者】
汪鸿艳（副教授）

【作者单位】
中央民族大学管理学院，北京100080

【摘　　要】

   【摘要】采购业务涉及多种情况，如对方代垫运费、用商业汇票付款、对方提供现金折扣、合理损耗与非合理损耗、对方免赠物品、受托代销、票货不同行、采购退货等等，通过归纳其各自操作要点，可以为初学者熟练应用用友财务软件的供应链模块提供参考。
【关键词】采购结算；核销处理；暂估业务；用友软件
【中图分类号】F232      【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994（2017）16-0066-4一般采购业务单据传递及凭证形成过程（如图所示）为：①采购管理系统填制采购订单、到货单并审核；②库存管理系统生成采购入库单并审核；③采购管理系统生成采购发票并进行采购结算；④存货核算系统单据记账并制单；⑤应付款系统发票审核并制单；⑥应付款系统填制付款单并审核、核销处理并制单。在下文各种业务类型中，这些基本（相同）的步骤不再重复，只归纳各自不同的操作要点。

 一、对方代垫运费
例1：某公司采购橙汁500箱，原定单价100元，协商后收到专用发票单价108元（本文所有例中均为不含税价，税率为17%），对方代垫运费1000元。
1. 填制运费发票。表体存货名称选择“运输费”，属性为“应税劳务”，税率7%。
2. 采购结算。
（1）运费发票和采购发票同时与入库单结算。点击“采购结算/手工结算”，选择运费发票、采购发票和入库单，在结算界面点击“分摊”按钮，将运费摊入存货成本，点击“结算”按钮，结算完毕。查看入库单，系统自动将结算成本54930元（500×108+930）写入入库单。
（2）运费发票单独结算。如果先前已经将采购发票与入库单采购结算完毕，运费发票才来，此时可以将先前结算生成的结算单在结算单列表中删除，然后用上述（1）的方法手工结算。也可以单独结算运费发票：点击“采购结算/费用折扣结算”，选择该入库单与运费发票进行结算。但用这种方式结算后，运费不会加入到入库单的成本中。
在存货核算系统进行单据记账后，还必须通过“业务核算/结算成本处理”，选择运费结算单据，点击“暂估” 按钮，分三种情况：其一，如果该入库单对应的存货未出库，系统自动生成一张入库调整单，全部运费为930元；其二，如果该张入库单上的一部分存货已出库，则系统分别生成入库调整单及出库调整单，按库存与出库数量的比例分摊930元；其三，如果该张入库单上的存货全部出库，则系统生成一张出库调整单，全部运费为930元。系统是按生成入库或出库调整单的办法来调整入库或出库成本。
在“财务核算/生成凭证”时，选择“采购入库单和入库调整单”，选择合并制单，生成的入库凭证上记录的成本也是54930元。
3. 应付款系统对传递过来的采购发票与运费发票审核并合并制单（分录略）。
二、部分预付款，其余款项银行（或商业）承兑汇票补付
例2：某公司采购牛奶500箱，单价48元。预付5000元，后又开出银行承兑汇票补付余款23080元，汇票到期结算票款。
应付款系统：
1. 填制付款单，款项类型选择“预付款”，审核并制单：
借：预付账款 5000  
     贷：银行存款 5000
2. 对传过来的采购发票审核并制单：
借：在途物资 24000  
     应交税费——应交增值税（进项税额）
 4080  
     贷：应付账款——一般应付款 28080
3. 点击“票据管理”，方向为“付款”，填制银行承兑汇票（在选项设置里勾选“应付票据直接生成付款单”）。 付款单审核。
4. 核销处理并制单。
（1）点击“核销处理／手工核销”，用两张付款单（预付5000、汇票付款单23080）核销应付发票款28080，输入“本次结算金额”，核销完毕。
（2）点击“制单处理”，选择“收付款单制单和核销制单”，在制单列表中将两张付款单和一张发票行前面的“选择标志栏”均输入1，即将付款单制单与核销制单合并生成一张凭证（否则分别生成两张凭证）：
借：预付账款 -5000  
     应付账款——一般应付款 28080  
     贷：应付票据 23080
5. 汇票到期，结算票款。点击“票据管理”，打开那张票据，点击“结算”按钮。制单处理时选择“票据处理制单”：
借：应付票据 23080  
     贷：银行存款 23080
三、对方提供现金折扣条件
例3：某公司采购喜乐500箱，采购专用发票上注明价款49000元、税款8330元，价税合计57330元。对方提供的不含税价现金折扣条件为“2/10，1/20，N/30”。
1. 填制采购发票时，选择表头付款条件为“2/10，1/20，N/30”。
2. 若10天内付款，填制付款单，款项类型为“应付款”，金额为56350元（49000×98%+8330），审核。
3. 核销处理并制单。在手工核销界面，在“本次结算”栏输入56350元，系统自动计算本次实际折扣为980元，点击“保存”，核销完毕。核销制单：
借：应付账款——一般应付款 57330  
     财务费用 980  
     贷：银行存款 56350四、合理损耗与非合理损耗
例4：采购苹果汁500箱，收到采购专用发票，单价120元，价款总计60000元，税额10200元。入库时发现短缺1箱。
1. 采购结算。因发票数量与入库（结算）数量不等，只能手工结算，且必须遵循 “发票数量＝结算数量+合理损耗数量+非合理损耗数量” 的结算规则，因此，在结算界面，在“合理损耗”栏或“非合理损耗”栏及“金额”栏输入相关数据，输入非合理损耗时系统自动计算进项税额转出。完成采购结算。
2. 入库成本。
（1）合理损耗。结算完成后，入库单数量为499箱，成本为60000元，即合理损耗使入库存货单位成本上升，按税法规定，其进项税额不用转出，可抵扣。在存货核算系统进行单据记账并制单：
借：库存商品 60000  
     贷：在途物资 60000
（2）非合理损耗。结算完成后，入库单数量为499箱，成本为59880元（499×120），即非合理损耗不改变实际入库存货单位成本，非合理损耗金额及进项税额转出一并由责任单位赔偿。存货核算系统进行单据记账并制单：
借：库存商品 59880  
     贷：在途物资 59880
3. 非合理损耗由责任单位赔偿，总账系统录入凭证：
借：其他应收款 140.4  
     贷：在途物资 120
          应交税费——应交增值税（进项税额转出） 20.4
五、免赠物品并汇票背书付款
例5：某公司向汇源公司采购橙汁500箱，单价为108元，对方免费赠送汇源冰糖葫芦100箱，单价42元。背书应收欧尚公司汇票（54000元）付款给汇源公司。
1. 免赠物品。
（1）库存管理系统填制“其他入库单（冰糖葫芦）”并审核。
（2）在存货核算系统进行单据记账并制单：
如果收到的专用发票中不含赠品：
借：库存商品——橙汁 54000  
     贷：在途物资 54000
借：库存商品——冰糖葫芦 4200  
     贷：营业外收入 4200如果收到的专用发票中含赠品（对方以折扣的方式将赠品开在发票中）：
将总价款54000元按两种商品的公允价值（54000元与4200元）进行分摊入账：
借：库存商品——橙汁 50103  
                ——冰糖葫芦 3897  
     贷：在途物资 54000
2. 应收款系统汇票背书付款。点击“票据管理”，打开那张票据，点击“背书”按钮，背书方式选择“冲销应付款”，选择被背书人“汇源”，背书金额为54000元。立即制单：
借：应付账款——一般应付款 54000  
     贷：应收票据——欧尚 54000
六、受托代销商品
例6：某公司与农夫山泉签订代销合同，受托代销其番茄汁500箱，约定单价为108元，按不含税价款的10%收取手续费。月底某公司按约定单价销售300箱给大润发超市。同时收到进账34668元。
1. 收取手续费方式。
（1）填制采购订单、到货单、入库单等单据时，业务类型选择“受托代销”，采购类型为“受托采购”，仓库为“受托代销库”等。
（2）收到代销商品时，存货核算系统单据记账并制单：
借：受托代销商品 54000  
     贷：受托代销商品款 54000
（3）销售商品。销售系统填制销售专用发票并复核（某公司开具发票给大润发超市），库存管理系统生成销售出库单并审核。
（4）应收款系统对传过来的销售发票进行审核并制单：
借：银行存款 37908  
     贷：应付账款——暂估应付款
 32400（某公司不确认销售收入）
         应交税费——应交增值税（销项税额）
 5508
（5）在存货核算系统进行单据记账并制单（结转代销成本）：
借：受托代销商品款
 32400（某公司不确认销售成本）
     贷：受托代销商品 32400
（6）某公司给委托方开代销清单，委托方为其开具专用发票。
在采购管理系统中点击“采购结算/受托代销结算”，输入结算数量，结算完成后，可查看系统自动生成的采购专用发票。
（7）在应付款系统对传过来的采购发票进行审核并制单：
借：应付账款——暂估应付款 32400  
     应交税费——应交增值税（进项税额）
 5508  
     贷：应付账款——一般应付款 37908
某公司给大润发超市开具的专用发票和农夫山泉给某公司开具的专用发票价税其实是一样的。这是收取手续费方式受托代销的特点。
（8）某公司扣收手续费3240元（300×108×10%），支付代销余款。
应付款系统的操作如下：
点击“应付单据处理／应付单据录入”，单据名称为“应付单”，单据类型为“其他应付单”，方向为“负向”，表体方向为“贷方”，科目为“其他业务收入”，审核并制单：
借：应付账款——一般应付款
 3240（或贷方红字） 
    贷：其他业务收入 3240
点击“转账／红票对冲”，即红的应付单据金额-3240元与蓝的应付发票金额37908元对冲，使红的应付单无余额，蓝的应付发票余额为34668元。
填制付款单支付代销余款34668元，然后审核。核销处理并制单：
借：应付账款——一般应付款 34668  
     贷：银行存款 34668
2. 买断方式。假设某公司采用代销方式以单价108元买断番茄汁销售权，月底某公司按单价120元销售300箱给大润发超市。
（1）（2）（3）（6）步骤同例6，其中第（3）步发票单价改为120元。
（4）在应收款系统对传过来的销售发票进行审核并制单：
借：应收账款（或银行存款） 42120  
     贷：主营业务收入
 36000（确认某公司的销售收入）
         应交税费——应交增值税（销项税额）
 6120
（5）存货核算系统进行单据记账并制单：
借：主营业务成本
  32400（确认某公司的销售成本）
     贷：受托代销商品 32400
（6）在应付款系统对传递过来的采购发票进行审核并制单：
借：受托代销商品款 32400  
     应交税费——应交增值税（进项税额）
 5508  
     贷：应付账款——一般应付款 37908
某公司给大润发超市开具的专用发票和农夫山泉给某公司开具的专用发票价税是不一样的，这是买断方式受托代销的特点。
 （7）应付款系统填制付款单（37908元）并审核。核销处理并制单（分录略）。
七、票货不同行——暂估业务
例7：本月到货牛奶200箱，暂估单价36元。下月发票到，发票单价40元。
1. 货先到，下月发票到。
（1）本月填制采购订单、到货单及入库单，单据记账并制单：
借：库存商品 7200  
     贷：应付账款——暂估应付款 7200
（2）下月收到发票时，填制采购专用发票，手工结算。
（3）应付款系统对传递过来的发票审核并制单（分录略）。
（4）存货核算系统点击“业务核算／结算成本处理”，对上月暂估入库单按发票价结算入库成本。此时，按设置的“暂估方式”又分以下三种情况。
①如果“选项”设置项下的“暂估方式”选择“单到回冲”，结算成本处理后，系统自动生成红字回冲单（冲销上月暂估的蓝字入库单）和蓝字回冲单（根据发票生成的报销单），据此制单：
借：库存商品 7200  
     贷：应付账款——暂估应付款 7200
借：库存商品 8000  
     贷：在途物资 8000
②如果“选项”设置里“暂估方式”选择“单到补差”，结算成本处理后，系统自动生成入库调整单（补差），据此制单：
借：库存商品  800（原来暂估7200，补充800）  
     贷：应付账款——暂估应付款 800
③如果“选项”设置里“暂估方式”选择“月初回冲”，本月期末结账后，系统自动生成红字回冲单，下月月初据此制单：
借：库存商品 7200  
     贷：应付账款——暂估应付款 7200
下月收到发票，进行成本结算处理，系统生成蓝字回冲单（报销），据此制单：
借：库存商品 8000  
     贷：在途物资 8000
如果明细账中有暂估业务未报销或本期未进行期末处理时，暂估方式将不允许修改。
2. 票先到，下月货到。作压票处理，等货到了一并处理。
八、采购退货
例8：采购业务完成后发现质量问题退回喜乐10箱，单价98元。经申请收到对方开具的红字专用发票，收到退回货款价税合计1146.6元。
1. 若未填制采购专用发票时发生退货，可填制采购退回单、红字入库单等修正实际入库数量。
2. 若已经填制采购专用发票而发生退货，可填制采购退货单、红字入库单、红字发票等（现实中销售方开具红字专用发票要提出申请，税务局审批。此处的红字发票仅指软件系统中的红字发票），冲销原单据。
（1）填制红字退货单、红字入库单、红字采购专用发票并进行采购结算。
（2）在存货核算系统进行红字入库单记账并制单：
借：库存商品 980  
     贷：在途物资 980
（3）在应付款系统进行红字发票审核并制单：
借：在途物资 980  
     应交税费——应交增值税（进项税额）
 166.6  
     贷：应付账款——一般应付款 1146.6
（4）在应付款系统录入付款单时点击“切换”，换成收款单，录入退回款1146.6元，审核。
（5）手工核销并制单：
借：应付账款——一般应付款 1146.6  
     贷：银行存款 1146.6

主要参考文献：
牛永芹，刘大斌．ERP供应链管理系统实训教程［M］．北京：高等教育出版社，2016．
晏再庚，叶怡雄．企业资源计划（ERP）实训教程［M］．北京：机械工业出版社，2015．