【作　　者】
王先鹿（副教授）

【作者单位】
青岛理工大学商学院，青岛266520

【摘　　要】

    【摘要】固定资产子系统自动转账功能就是根据固定资产的增减变动及折旧费用，自动生成对应的记账凭证，传递到账务处理系统，减少手工操作工作量，提高会计信息的正确性和处理效率。但是在实际软件使用过程中，固定资产子系统在增减变动中自动形成的凭证存在内容不完整、不系统等问题。针对这些实践中使用固定资产子系统出现的问题，进行逐项分析，根据固定资产增加自动生成的凭证内容不完整、固定资产减少内容不系统等问题，提出优化自动转账功能的建议和措施。
【关键词】固定资产子系统；自动转账功能；会计电算化；会计信息系统
【中图分类号】F234      【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994（2017）28-0081-3会计信息系统是将企业立体的生产经营管理活动以信息的形式反映给使用者，并为使用者提供决策相关的财务状况、经营成果等信息，会计信息系统的最终产品是高质量的会计信息。为了提高会计信息质量，必须从数据收集、加工环节入手，从源头加以控制，尽可能实现信息系统数据的收集和加工过程与业务的一体化，实现系统自动收集和加工，减少人为干预，从而降低差错率，提高信息质量。目前各个子系统都提供了自动生成会计凭证的功能，比如账务处理子系统的期末摊销、计提、结转和分配等业务的自动生成会计凭证功能，工资子系统的工资费用分配自动生成会计凭证功能，固定资产子系统的增加、减少、提取折旧等自动生成会计凭证功能，进销存子系统的自动生成会计凭证功能等，这些子系统可以自动处理每期程式化的期末业务并自动生成会计凭证，实现数据和信息在系统内数据库文件间的自动转换和转移，提高信息的正确性。
本文主要针对固定资产子系统自动生成凭证功能在实践应用中的不足进行分析，根据笔者在实践教学中对金蝶、用友等不同财务业务一体化软件的应用的经验，结合《企业会计准则》的规范性要求，按照会计信息质量标准，探讨固定资产子系统自动转账生成会计凭证功能存在的问题及优化建议。目的在于：第一，提高自动生成会计凭证功能的完整性和正确性；为企业实务应用提供策略支持；第二，为财务软件公司完善该功能提供依据；第三，为各个学校会计信息化的实践教学提供创新性和设计性思维。
一、固定资产子系统自动转账功能应用概述
固定资产子系统的主要功能是管理企业的固定资产，根据实物的增减变动和日常使用情况，增减并编辑固定资产卡片，按照会计准则的要求，根据日常固定资产增减和折旧等业务自动生成记账凭证，并提供相关的账表信息。
固定资产卡片增减变动业务代表着对应经济交易或者事项的发生，作为原始数据进入到固定资产子系统中，是加工生成固定资产账表的依据，也是生成对应记账凭证的基础。对于自动转账功能，用户只需要按照给定的功能进行模板设置、转账生成即可，生成的记账凭证数据以借贷的形式传递给账务处理子系统，保存在记账凭证文件中，并据以审核记账，生成账簿和报表数据。
固定资产子系统常见的自动转账凭证生成功能包括：增加固定资产自动转账凭证生成、减少固定资产自动转账凭证生成、提取折旧自动转账凭证生成等，本文重点讨论增加和减少固定资产自动转账凭证生成功能设计中存在的问题，提取折旧自动转账凭证生成功能在财务软件中基本已实现。二、固定资产增减自动生成会计凭证功能存在的问题
（一）固定资产增加自动生成会计凭证功能存在的问题
1. 固定资产增加自动生成会计凭证功能的应用思路。通用财务软件固定资产增加自动生成会计凭证功能的基本思路是：设置变动方式，录入固定资产卡片，固定资产模块自动生成会计凭证。
设置变动方式是为了确定自动生成会计凭证的贷方科目，以固定资产增加的方式为购入作为示例进行说明。由于存在现购和赊购两种情形，生成会计凭证时贷方对应科目可能为“银行存款”或“应付账款”，因此应当区分情况进行设置。根据录入卡片中的原值、累计折旧数据，能够确定会计凭证中借贷方科目的金额。不同财务软件对借方科目的设置略有区别，金蝶软件是在录入卡片中指定固定资产和累计折旧科目，用友软件是在系统选项中，设置“固定资产”科目和“累计折旧”科目。
设置完毕，录入新增固定资产卡片，使用自动生成凭证功能，即可生成凭证。
2. 固定资产增加自动生成会计凭证功能存在的问题。
（1）新增固定资产不能自动解决进项税额生成问题。各个软件在卡片录入中都有设置税金选项，但是在生成凭证时不能自动带出该金额和对应的科目“应交税费——应交增值税（进项税额）”，有的软件如用友软件需要用户手工修改填入该科目和金额，有的软件如金蝶软件不能修改自动生成的凭证，则该凭证容易出现错误，影响数据的可靠性。
（2）不能解决多借多贷问题。如融资租入固定资产、非货币性资产交换换入固定资产、接受投资者投入固定资产等业务，可能出现多借一贷、多贷一借或者多借多贷，现有软件自动转账设置中，对应科目设置一般只能选择一个科目，如融资租入对应科目选择“长期应付款”，则无法自动确认差额部分的未确认融资费用；接受投资对应科目选择“实收资本”，无法自动确认超出股权比例部分的资本公积等，且有的软件一旦生成凭证不允许插入记录，无法正确生成固定资产增加的凭证数据。
（二）固定资产减少自动生成会计凭证功能存在的问题
1. 固定资产减少自动生成会计凭证功能的应用思路。固定资产减少自动生成会计凭证功能的基本思路是：设置变动方式，选择减少的固定资产卡片及减少方式，固定资产模块自动生成会计凭证。
设置变动方式是为了确定减少固定资产的对应科目，即借方科目，如果减少是由于出售、转账、报废，则对应入账科目为“固定资产清理”；如果减少是由于盘亏，则对应入账科目是“待处理财产损溢”等。凭证金额按照固定资产卡片上减少的金额数据提取，贷方科目自动选择“固定资产”。不同软件设置的方式略有区别，金蝶软件在固定资产卡片中确定“固定资产”科目，用友软件在固定资产子系统系统的选项中确定“固定资产”科目。
设置完毕，开启会计凭证自动生成功能，自动生成会计凭证传递到账务处理子系统。
2. 固定资产减少自动生成会计凭证功能存在的问题。固定资产减少业务自动生成会计凭证时，主要问题集中在正常清理过程。一般来讲，正常清理过程包括以下几个阶段：固定资产转固定资产清理，核算清理收入和清理费用，清理差额转营业外收支。每一个阶段的工作都要进行凭证的处理，当前通用财务软件仅仅进行了第一步会计处理，即减少固定资产生成的会计凭证完成了“固定资产”转 “固定资产清理”这一步。在核算清理收入和清理费用时，部分软件预留了清理收入和费用的功能，可以由会计人员手动对凭证进行修改并插入记录，有的软件则不允许再修改凭证记录，只能到账务处理系统中手工录入相关凭证。对于清理差额转营业外收支这一步骤，所有软件都需要手工输入数据。这就需要查询清理信息并手工计算差额，得到差额后手工录入，完全没有实现自动化、系统化的目的，且一旦遗漏该步骤，则收益数据就会不完整、不正确。
三、完善通用财务软件固定资产自动生成会计凭证功能的建议
1. 关于增加固定资产模块自动生成进项税额会计分录的建议。按照税法规定，机器、机械、运输工具及其他与生产、经营相关固定资产的进项税额可以抵扣。目前财务软件在录入卡片时都有进项税额填写的文本框，需要完善的是：
（1）在卡片或者系统选项中增加税金科目设定功能，对应税金科目为“应交税费——应交增值税（进项税额）”。
（2）在卡片中增加一个下拉框选项“是否抵扣”，供用户选择。
（3）用户选择“是”，则系统自动根据文本框的税金金额、设置好的税金科目自动带入到凭证记录中，记入借方账户。
2. 关于完善固定资产自动生成涉及多借多贷问题的会计凭证的建议。
（1）关于科目问题。现有软件只能确定一个对应的科目，对于存在多个科目的不同业务，由于对应科目不同，如融资租入对应科目选择“长期应付款”，则无法自动将差额确认为“未确认融资费用”；接受投资对应科目选择“实收资本”，则无法自动确认超出股权比例部分的资本公积等。因此，建议采用用友软件的处理模式，自动生成的凭证可以在固定资产子系统中进行修改，即在固定资产子系统中，对于生成的凭证用户可以插入记录，补充完整，传递到账务处理子系统后则不允许修改，解决来源问题和权限控制问题。
（2）关于金额问题。现行软件生成会计凭证时自动提取卡片中原值或者入账价值，借贷科目的金额基本保持一致，主要是按照一借一贷思路进行的。笔者认为，应当区分为两个金额录入，即固定资产入账价值和实际支付金额，固定资产入账价值作为“固定资产”科目在会计凭证上的初始确认金额，实际支付金额作为不同增加方式下贷方科目的金额，如有差额，则差额单独生成一条记录，由用户自行根据业务选择会计科目，如“资本公积”“未确认融资收益”等，若不选择科目则无法保存退出。这样可以避免会计人员操作不熟练造成的遗漏。
3. 对于减少固定资产正常清理过程中自动生成会计凭证的建议。固定资产清理作为固定资产处置的一个过程，固定资产子系统中应该能够自动生成会计凭证反映这个过程。
（1）清理收入、清理费用和清理结果。固定资产清理过程可能是一次清理收入和费用，也可能是多次清理收入和费用，并且清理收入和费用的入账科目可能不相同，如“银行存款”“原材料”“应付职工薪酬”等，现在的用友软件减少固定资产的界面如下图所示。
按照上述减少的卡片自动生成会计凭证，只能生成一笔关于固定资产清理的凭证，且清理收入和清理费用只能生成一次。清理完毕系统无法自动结转固定资产清理余额，即将“固定资产清理”转入营业外收支。
（2）完善的方案思路如下：第一，设定减少方式时，每种减少方式需要选择是否属于“正常清理”。第二，减少固定资产卡片时，选择减少方式，凡是所选定减少方式属于正常清理的，自动激活“正常清理功能”。第三，正常清理功能可设置三个子功能。第一个功能为“固定资产转清理”功能，该功能自动生成“借：固定资产清理，累计折旧；贷：固定资产”凭证。第二个功能为“清理收入和费用”功能，具有设置借贷科目功能和录入金额功能，自动生成“借：固定资产清理；贷：银行存款等”凭证和“借：银行存款等；  贷：固定资产”凭证。第三个功能为“结转固定资产清理余额”功能，系统自动判断固定资产清理余额的借贷方向，如余额在借方，自动结转至“营业外支出”，余额在贷方，则自动结转至“营业外收入”。

本文在讨论固定资产子系统自动生成会计凭证功能时，主要针对通用的金蝶专业版软件和用友软件，对在实习实践应用固定资产子系统中出现问题进行分析与改进，不同软件在上述功能设置中大体相同，都存在本文所述的一些问题。上述建议既可以改进该模块的系统分析与设计细节，还可以提高会计信息系统的弹性和实用性。

主要参考文献：
张宇飞．固定资产财务信息软件的开发与实现［D］．成都：电子科技大学，2014
薛祖云．企业信息化与内部控制［M］．厦门：厦门大学出版社，2011．