【作　　者】
秦 杰

【作者单位】
（北京工业职业技术学院经济管理系 北京 100042）

【摘　　要】

      【摘要】用友ERP-U8 是一款财务软件，本文归纳了用户在使用该软件时常见的问题，对之进行了系统的分析并提供了对应的解决方案，是该软件的实用性教学资料。
【关键词】财务软件   会计   教学

财务软件用友 ERP-U8.61是电算化课程的重点与难点之一，通过与学生交流沟通和上交的书面报告，发现有不少学生存在着很多疑难问题，因此本文旨在解决学生的困惑，加深学生对系统管理及基础设置、总账系统的理解。
一、系统管理和基础设置中的经典问题和解决方案
1. 系统启用日期设置不当。使用用友 ERP-U8 财务软件的第一步是建账，也就是把用户的基本信息、会计业务情况、账簿种类、格式内容和等级方法等信息输入到系统中，在成功建账后才能进入用友 ERP-U8不同的子系统中，进行相关的操作。
在系统启用时，非常关键的一步就是系统启用日期的设置，默认的要求是输入月初，而用户如果由于某些原因设置了月末启用，使用过程就会出现问题。在教学上为方便起见，经常设为1月份，但重要的是月份中具体日期的设置，一旦设定了具体的启用日期，就只能在该日期之后的时间里进行操作处理，否则会报错。如：启用日期设为“2005.05.25”，当输入制单日期为“2005.05.13”时，系统会弹出提示信息“日期不能超前建账日期”。这时，就只能在“2005.05.25”之后的日期内建单了。
解决方案：系统启用日期设置为月初第一天。
2. 账套界面是灰色，不能进行修改。当需要修改账套时，学生们会习惯性地以管理员身份进入系统，进入系统后才意外发现界面上的修改按钮呈现灰色，即不提供修改功能。这是很常见的一类问题，原因在于混淆了管理员和账套主管身份。系统管理员的职责是建立账套、管理用户的角色等级、输入和输出信息等等，而具体到某个账套内部，想要进行修改和操作等，则管理员没有权力，这些属于账套主管的职责范畴，所以会出现灰色界面。
解决方案：以账套主管身份进入系统进行修改。
3. 总账会计不能代用常用摘要。如第2条所述，系统管理员有权管理、修改用户身份和权利等级，因此，遇到这种问题时，首先想到的原因是管理员没有授予总账会计代用常用摘要的权力。
解决方案：用管理员身份登录系统管理，进入系统后选择“权限/权限”项，弹出“操作员权限”对话框，在对话框列表中找到待分配权限的操作员“×××”，之后选择其所负责的账套，单击修改按钮，在弹出的“增加和调整权限”窗口中依次找到AS- AS10- AS012（常用摘要），选中该项，当出现“√”后，即完成了常用摘要的权限分配。类似于这种设有权限的问题，均可尝试从管理员分配权限处进行修改。
4. 项目档案设置。由于项目档案设置时核算科目未能选中，在一个已有项目内没有可选的核算项目。
解决方案：进入会计科目设置界面，在待进行核算的科目前面打“√”，如要进行材料成本、人工费、制造费用等项目的核算，只需找到这些可选项目并选中即可。
5. 在项目档案设置所述解决方案基础上，核算科目内仍然没有待选科目。每个系统都有自带的项目，并且是固定的。例如现金流量项目，当人工成本大类不被选中时，系统则认为仅仅是现金流量项目，这时候把可选项添加到已选项目，那么待选科目就已被归到现金流量项目类别下（系统默认为被选的项目服务于现金流量项目）。
解决方案：在“现金流量项目”大类下属科目内把待核算的科目从已选框移动到待选框内，点击“确定”按钮，之后确定项目大类“人工成本”。把它由待选状态变更为已选状态，点击“确定”按钮。
6. 维护项目时由于不慎误增加一行或者项目内容未填写完整，想要退出却弹出提示“项目编码不能为空”，不能退出。系统默认一个项目未完成时不能直接退出，无论上述哪种情况都属于正在填写编辑的状态，要首先结束这种状态才被许可退出。 解决方案：按“ESC”键放弃正在进行的编辑填写，即可正常退出。
7. 在填制凭证时，涉及会计科目“生产成本——基本生产成本——直接材料——产品”时，系统弹出提示信息：“项目已结算”。项目维护目录中有“是否结算”选项，该项目不能设置为Y（是），否则相关的核算数值不能输入，且提示“项目已结算”。
解决方案：进入项目维护目录把“是否结算”项置空。
二、总账系统出现的经典问题及解决方案
1. 在总账系统中，用户使用期初余额录入功能时，操作正确，却会弹出提示信息框：“期初余额录入功能被 ×××用户锁定”，用户不能完成余额录入工作。这个问题的根结在于所使用的网络版861系统，当大家在同一个时期内使用期初余额录入时，由于所有的用户都共用同一个服务器，服务器会根据自己的设定判断而自动将该功能进行锁定。
解决方案：在系统管理界面上的菜单栏里有“视图”一项，单击并选择其子菜单选项“清除单据锁定”，选定要清除的项目并确定即可。但必须以系统管理员身份进入系统进行修改才行。若仍然不能解决问题，需要到服务器开启“用友清除异常工具”程序，强制停止异常任务，或者直接重新启动计算机。
2. 在结过当月的账目之后发现凭证制作有错误，该如何补救。
解决方案一：①取消结账：首先进入总账系统，单击“系统菜单/期末/结账”功能按钮，移动鼠标锁定待取消结账的日期，点击进入，在弹出的确认窗口填入正确的口令即可成功取消结账，这一步需要以账套主管身进行操作。②打开“填制凭证”窗口，单击“制单/冲销凭证”功能键会出现“冲销凭证”窗口，按要求正确填写待冲销凭证的具体信息并确定，保存系统自动生成的红字凭证，然后按程序添加一份正确的蓝字凭证，保存即可。但是需要注意，如果要修改的凭证与损益科目相关，且在结账过程中已经产生了期间损益结转的凭证，那就必须要在清除该凭证之后才能实施修改操作。
解决方案二：①取消结账，操作过程同上。②通过取消结账使账目信息恢复到未结账状态，然后再进行第二次结账。具体操作如下：在总账界面上顺次点击“系统菜单/期末/对账”和 “系统菜单/凭证/恢复记账前状态”，此时会有新窗口出现，找到需要恢复的账目并确认后进入下一步，按提示填写正确的口令确认即可，完成后会显示“恢复记账完毕”。③最后一步要由负责审核的人员来完成。进入企业专用的系统，打开“审核凭证”界面，点击界面内的“取消审核”。另一种情况是出纳人员已经在将要取消的凭证上签过字，此时则需要由出纳人员来登录“取消审核”界面，并取消签字。④向制单人员求助，通过无痕修改来及时补救。
3. 使用自定义转账时提示“金额公式不合法：非法科目”，已成功定义公式的基础上却提示“第××××号自定义转账凭证有公式不合法或余额均为零”。当出现“公式不合法”的提示时，应首先想到公式中所需数值的正误，要从头到尾认真检查，当确定输入数值无误时考虑借贷的方向是否颠倒，此外还要检查公式定义过程中的标点符号是否在英文状态下输入的。若是公式已被正确定义却在转账过程中出现第二种提示，则考虑以下原因：先查看账目记录，确认相关的账户是否为“0”，举例说明，当计提坏账准备时，要先确定相关的账户为“0”，抑或是非“0”却还尚未进账，这时应该先把凭证入账，然后再进行其他操作。检查之后方可考虑公式定义的正确性。如定义公式期间账户的相关辅助信息是不是已经填写完整。借：管理费用\其他（期末应收账款余额×3%-期末坏账准备余额）；贷：坏账准备。
解决方案：确保在英文输入状态下定义公式的标点符号，确保公式定义时所涉及的账户辅助信息的正确和完整性等等。
4. 转账已经成功，却不能结转销售成本。通常在计算销售成本时采用全月一次加权平均法，即销售成本在数值计算上等于加权平均单价和销售数量的乘积，销售数量是从“主营业务收入”界面中调取额的净额，而转账的实际操作是根据实际的商品卖出数量进行结转。另一方面要特别关注的是，要完成“主营业务收入”凭证的制作，必须保证数量和单价都已经正确输入，两者缺一不可。
解决方案：转账定义时，必须根据商品销售的实际数量进行结转。
5. 结账过程中有损益类账户没有结平，算出的利润数额不正确，总账结账不能实施。很多用户都曾经遇见过这样的提示信息：“××××年××月之前有未记账凭证，是否继续结转？”。对于该提示，很多用户会选择忽视提醒、根本没有多加思考就点击“是”，这样做的结果是一些损益账户没能成功进账，账目自然也就未能结平。
解决方案：当财务人员想要把损益类科目的金额结转到当年的利润时，会用到期间损益结转功能，此时一定要确保相关的全部损益类凭证都已经成功进账，然后方能完成期间损益结转。而遇到提示信息时，一定要提起注意并点击“否”，之后关闭转账的窗口，在查询凭证界面上仔细查看还尚未进行审核、尚未记账的凭证，处理完成后再进入转账生成界面实施期间损益结转。
主要参考文献
张渭育.用友软件出纳管理业务常见问题与对策.财会月刊，2013；7