【作　　者】
李 群（副教授）

【作者单位】
（江苏财经职业技术学院会计系 江苏淮安 223003）

【摘　　要】

【摘要】Excel是一款具有统计功能，且操作方便的一个办公软件。如何利用Excel对会计进行账务处理，对企业来说很重要。由于小微企业的特点，在企业会计处理中善于利用Excel，将有助于提高小微企业的账务处理效率。
【关键词】财务函数 Excel 会计处理

随着电算化的普及，我国企业已经开始利用这种通用的商品化软件进行会计核算。这种财会软件一般操作比较简单，会计人员通过一定的培训，就能很快学会其中的操作流程。但是这种软件在使用过程中，存在一定的局限性。例如，若某企业的业务范围比较广泛，这种通用的会计软件并不能满足每个业务的需求。如果要通过定制的软件来弥补这个不足，通常又要花费比较大的成本，一般的小微企业比较难以承受。
Excel是一款具有统计功能，且操作方便的办公软件。不仅可以统计和画图，还可以进行简单的会计处理。在小微企业中利用Excel将有助于提高小微企业的账务处理效率。本文以玛丽服装厂为例，对利用Excel进行账务处理的流程进行介绍。
玛丽服装厂是一家以生产婴儿内衣为主的企业，该企业符合一般小微企业的条件。享受小微企业的税率政策，假设该企业适用的增值税率为3%，所得税税率为20%，企业的生产成本采用实际成本法，存货的计价方式采用全月一次加权平均的方法。
一、Excel中填制凭证的操作
首先新建一个Excel空白表。将这个Sheet 1重命名为期初余额表。然后再利用快捷键在Sheet 1中新增一张Sheet 2的空表，重命名为凭证列表。在这张凭证列表中，企业可以进行相应的会计分录录入，进行凭证的编制，对于凭证中的编号可以利用CONCATENATE（业务发生日期，序列号）函数进行合并共同作为该凭证的编号。而期初余额也可以专门作为一个项目在凭证中显示。另外为了方便检查，可以把IF函数来作为凭证借方和贷方的平衡警示，具体的格式如图1所示。如果要进行费用的结转，例如制造费用，可以通过筛选功能来实现，筛选出制造费用的借方发生额，加总后进行分配。最后把编制的凭证转入当月的生产成本类的科目中。企业期末进行损益结转的方法和制造费用的结转相似，本文不再赘述。
二、Excel中成本计算单的建立
利用快捷键在Sheet 2中又新增一张Sheet 3的空表，重命名为成本计算单，专门用来计算产品的本月完工成本，格式如图2 所示。

企业生产的服装成本由3个项目构成，即直接材料、直接人工、制造费用项目。假设本月玛丽服装厂本月领用细棉200米。专用皮筋100米，其单价分别为30元/米和11元/米。图2中直接材料的本月发生额为30×200+11×100=7 100（元）；直接人工的本月发生额为57 000元，其中主要包含职工的工资和福利费等；制造费用的本月发生额为15 300元，其中，主要包含车间生产工人的工资、福利费和车间的机器折旧等。本月总成本合计栏目的金额等于月初在产品成本加上本月发生费用。本月的生产完工产品的成本等于月初在产品成本加上本月发生费用减去月末在产品成本。而本月完工产品的单位成本可以用完工产品的总成本除以完工数量来计算。本月已经销售的产品的成本可以利用销售数量乘以单位成本来计算。
假设该公司期初商品的余额为12 000元，期初的存货为444件，本月销售了2 500件。又因为本企业采用加权一次平均法进行计价。本月已售商品的实际成本应等于（12 000+79 237）/（444+2 500）×2 500=77 477.07（元）。其中公式的含义为：已销售产品的成本=加权平均的单位成本×已销售产品的件数=（月初产品的成本+本月完工产品的实际成本）/（月初剩余产品的件数+本月完工产品的件数）×已售商品数量。
三、Excel中登记总账、明细账
1. 总账的创建和登记。选择新建空白的工作簿，选中sheet 1重命名为总账。总账的登记可以通过数据透视表来实现其操作。具体操作为Excel中选中“数据——数据透视表与数据透视图”，然后建立图表。在创建的过程中，注意“凭证列表”的向导中，范围应足够大来确保数据的充足性，因此，把凭证的范围设置为A1：K211区域，根据向导创建好数据透视表后，进行总账项目的调整。把“月”调整到页字段处，把“科目代码”、“科目名称” 、“日期”和“序号”拖到行字段处。而“借”、“贷”和“余额”调整到数据项，之后对这个透视表进行进一步调整。选中“计数项：借方金额”这个选项，右键单击，在弹出来的菜单中，把求和的方法改为“求和”。同理，“贷方金额”、“余额”的计数项以同样的方式操作。最后，要将数据表数的“数据”字段调整到“汇总”一栏内，之后即可生成总账，具体格式如图3所示。
2. 明细账的创建和登记。依据上述总账的创建步骤，可以进一步创建出明细分类账。本文以企业“应交税费”的明细账作为例子进行说明，在总账生成之后，可以选择“应交税费”汇总的那个单元格，然后单击数据透视表上的工具栏，选择“显示明细数据”，这样明细账就生成了。
四、资产负债表、利润表的创建和登记
1. 资产负债表的编制。例如资产中的“货币资金”项目的填列。选中E5单元格，在里面插入SUMIF函数，即对满足条件的单元格求和。当SUMIF函数对话框出现后，分别出现三个参数range、Criteria和Sum_range。Range的功能是要计算的单元格区域，本例中可以选择“凭证列表”中的“科目代码”的第G 列。通常选择整个G列，因为在实际业务中，无法预测本月到底有几笔业务，为了使得公式进行一次设置，可以选G整列。Criteria是指条件的选择的格式，本例中可以选“1001”，即“库存现金”的代码为条件。而Sum_range的功能为求和的单元格实际的区域，本例中可以选择 “凭证列表”中的“余额”项目K列。
值得注意的是，K列要与Range的范围一致。输入三个参数后，即完成了 “库存现金”的取数。本文假设该企业的货币资金项目由“库存现金”和“银行存款”两个项目构成，那么“货币资金”项目的填列应还要加上“银行存款”的取数公式。所以应在取过“库存现金”的公式后再输入一个“+”号。把“银行存款”的SUMIF函数也输入单元格中。“银行存款”的SUMIF函数取数步骤和“库存现金”相似，只是科目代码为“1002”，此处不再赘述。对于资产和负债中不需要加总填列的项目，按照正常的输入数据即可，不需要输入公式。
另外，负债项目需要几个项目合计填列的，有可能凭证中有的贷方数据是以负数表示，因此注意是否需要在公式的设置中加入负号，具体操作如下图4所示。2. 利润表的编制。对于利润表项目的填制和资产负债表的填制方法大致相似。只是数据的来源不同，利润表的项目大致来源于收入类、费用类科目借方或者贷方发生额，而非“余额”。
值得注意的是，由于会计的操作和账务流程具有一致性，我们可以把资产负债表和利润表作为一个模板。企业只需设置一次，以后就通过这个模板进行数据的更新。由此可见，借助Excel来完成企业的账务处理是一个既简单又方便的方法。
小微企业应该善于利用Excel的功能，来帮助企业完成账务的操作。这样不仅可以节约企业的成本，而且也提高了账务的准确性。所以，对于规模不大的小微企业来说，如何利用Excel对会计进行账务处理，对企业来说十分重要。
主要参考文献
1. 覃业荣.EXCEL数据分析工具在医院审计中的应用.审计月刊，2014；2
2. 张斓.小微企业如何借助Excel进行账务处理.财会月刊，2013；3