【作 者】
张先河（副教授）
【作者单位】
（江西财经职业学院，江西九江 332000）
【摘 要】
【摘要】本文分析了ERP应用中的不同错账更正方法，并对各种错账更正方法进行了分析。以金蝶软件为例，总结了在总账、财务系统、财务业务一体化下，三种不同ERP应用中的核算和错账的更正过程，以期为会计工作带来便利。
【关键词】ERP；金蝶KIS；总账；财务系统；财务业务一体化；错账更正作为企业信息化管理必不可少的工具之一，企业资源计划（ERP）在现代企业中被广泛运用。该系统是由多个独立功能模块组成的，其中包括总账、固定资产、工资结算、企业采购支出、销售收入等几乎涵盖企业所有与资金相关的部门工作。企业在有需要的时候能够从众多功能模块中选取所需，组合成为最适合企业发展的应用模式。而系统本身也会因为模式的不同而配备不同的单据、凭证。如果计算过程发生错误，各应用模式的修正方法也是不一样的，因此企业无法投机取巧。不同ERP应用模式的错账更正便成为各个企业需要精心研究的问题，本文对该问题也进行了探讨，本文研究的参考软件是金蝶KIS专业版。
一、常见的几种错账更正方法
1. 负数/红字冲销法。该方法针对记账已完成的情况，该更正法采用的是负数/红字凭证冲销，该方法主要适用以下两种情况：其一，账单金额在审核后大于实际金额；其二，科目名称错误、借贷方向不明确、日期错误等非金额的问题。
2. 补充登记法。该修正方法主要用于金额出现偏差的情况，用于解决账单审核后金额小于实际的问题。3. 即时修订法。该纠错方法主要采用再次编辑的手段，利用修改、删除等方式来更改未审核或复核的凭证错误，用于解决凭证中单个项目出错的问题，以确定凭证在保存后不会出现诸多问题。
4. 逆向操作法。追溯错误的源头，利用逆向操作找出出错的环节，常用的方法有反过账、反记账、反复核等，找出出错环节后再结合即时修订法改正错误，确保整个环节万无一失。
二、常见的几种ERP应用模式下的错账更正
企业在选用ERP系统模块中会有很多组合方式，最为常见的要数三种经典应用模式，它们分别是总账、财务系统和财务业务一体化。当然，这三种不同模式的应用也配备了三种不同的错账更正方法。
1. 总账应用模式。所谓总账应用模式其实是一种简单的应用模式，它主要用于经济业务核算，该模式需要选择的模块有账务处理及报表与分析，使用该方法需要依靠纯手工制作记账凭证，操作平台是账务处理系统。
会计核算有以下几个过程：第一步由会计人员进行初步的账务处理，第二步是通过“新增→保存”这一路径来完成凭证录入；第三步是凭证管理，包括复核和审核两个步骤；第四步是凭证过账，即核对凭证金额与实际金额；第五步是期末处理凭证制单，其中包括自动转账期末调汇、结转损益凭证等项目；第六步，期末的凭证管理和过账；第七步，收支款项往来核销，企业内部红蓝冲抵；第八步，财务部门工作人员于期末结清账款；最后制作财务报表，交与有关部门分析企业收支情况。
错账容易发生在第三步、第四步、第六步、第七步、第八步，而每一步的错账更正采用的方法都是不同的。针对出现在第三步的错误，可以通过逆向操作法与即时修订法来更正。针对出现在第四步的错误，可以通过录入全部金额或者多出的金额来制作红字凭证，然后采取负数冲销法来更正错误，接着进行新一轮的往来核销以制作正确的凭证，该步骤可采用内部冲销的方法，最后对蓝字凭证进行补充登记，或者用逆向操作法和即时修订法来管理凭证，完成整个更正工作。针对出现在第六步的错误，可以通过处理凭证制单来更正错误，首先需要对账务进行处理，其次通过逆向操作法来反过账，接着通过即时修订来修改模板，在此基础上制作出新的账单。针对第七、八步出现的错误，可以反复使用逆向操作法与即时修订法来更正错误，首先找准错误发生的环节，然后即时修订错误或者再次利用逆向操作法，最后的步骤是负数冲销或者补充登记，以完成整个过程的修正。
2. 账务系统应用模式。账务系统应用基于总账应用模式，并在这一基础上增加了三大核算功能板块，分别核算固定资产、工资管理、应收应付业务。可以在该模式中找到账务处理系统制作的各类记账凭证。常见的凭证有以下几种：①从固定资产系统中产生，其生成原因为资产的增加、变动和折旧；②从工资管理系统中产生，其生成原因主要是费用分配；③从应收应付系统中产生，主要用于满足收款与付款的需求；④其他产生原因，常见的有各类收款付款、各种三角债业务的转销，主要用于应收与应付之间的相互冲抵。
该系统模式制作凭证的过程与前一系统模式相同，而该系统有以下几个子系统的会计核算：①固定资产系统。当企业固定资产有所增加时，则首先需要完成卡片变动的制作，包括制作新增卡片，清理废旧卡片，保存与审核新卡片等程序。接着，公司要在财务处理时预先计入某些已经发生但未实际支付的折旧费用，即所谓的计提折旧。最后生成新的固定资产凭证，完成相应的制作、审核工作。②工资管理系统。首先，需要在程序中设置细致的工资项目，输入相应的公式，完成相关设置，其次，便是有关工作人员录入员工工资数据，并由专人负责审核；再次，通过系统计算出个人具体工资数额及其应缴纳的所得税，接下来需要完成的是费用分配工作，包括新模板的生成、工资费用凭证生成及其审核几个步骤，最终完成员工工资的准确发放。③应收应付系统。第一步是完成收款/付款单的生成工作，经审核通过后便可保存；第二步是核销单的新建工作，在完成核销、审核两大步骤后方可保存；第三步是新增应收应付凭证模板，常见的有（预）收款、（预）付款、应收冲应付等几种单据模板；第四步是生成新的应收应付凭证，也需要经过制作、审核两大过程。最后是以上三大系统产生的凭证需要传递到账务系统进行过账，经过一系列账务处理后方可在期末结清账款。
在上文提到的三大子系统中，均有可能出现错账，而每个系统的错误更正都是不一样的。
一是固定资产系统错账容易在两个环节中出现，其一是卡片保存与审核，其二是凭证制单与审核。针对前者的更正方式是利用逆向操作法找出固定资产增加／变动过程中出错的环节，再用即时修订法改正错误；针对后者出现的问题，采用逆向操作法找出固定资产凭证生成过程中出现差错的环节，找到出错点后采用即时修订法删除错误的凭证，根据实际的固定资产增加和变动情况再次使用即时修订法修改卡片，或者修改固定资产变动方式，最后制作新的生成凭证。
二是工资管理系统错账，通常会集中于三个环节，其一是工资数据录入；其二是个人具体工资数额及应交所得税的计算，其三是费用分配。针对第一个环节的错误，普遍使用逆向操作法找出出错点，采用即时修订法更正错误数据；针对第二个环节的错误，工作人员需要检查输入的所得税公式，必要的情况下需重新输入公式，确定公式无误后再次进行计算；针对第三个环节的错误，需要先利用逆向操作法找到出错点，再利用即时修订法更正错误制作新单。
三是应收应付系统错账，通常会存在于三个环节当中，其一是收款付款单保存，其二是核销单保存，其三是应收（付）模板设置及制单。针对三种错误，操作人员均可以采用逆向操作法进行反审核工作，发现错误后采用即时修订法修正，换之以新的单据、凭证，以保证企业序时账簿的正确率。
除了三个子系统的错误，总的财务处理环节也会出错。三个子系统向财务系统传递凭证后，可能会在过账、期末结账时发现错误，此时应采取逆向操作法复查过账、结账的过程，找出子系统的错误后采用即时修订法改正。
3. 财务业务一体化应用模式。该模式基于账务系统应用模式，它是一种综合应用模式，企业业务活动能通过它被紧密结合，实现物流、资金的一站式管理。该模式增加了新的四个板块，分别是采购管理、销售管理、仓库管理和存货核算。该系统在账务系统的基础上，还涉及其他多种类型的原始凭证与记账凭证，包括采购/销售入库单、采购/销售发票等。
该模式的部分会计核算过程与财务系统应用模式相同，分为五个子系统，分别是采购管理、销售管理、仓存管理、应收应付、账务处理。具体步骤如下：
（1）采购管理系统：
（2）销售管理系统：
（3）仓存管理：
（4）应收应付系统：
（5）账务处理：
各个系统均会出现错账，除个别系统，多数系统更正方法是不一样的。采购管理系统中最容易出现错误有两个环节，其一是与采购入库单及采购发票的相关工作；其二是业务凭证模板设置相关工作。针对第一种错误，工作人员可以采用逆向操作法去翻阅历史采购发票日志，可以即时修订，或者使用红字冲销法以及补充登记法来更正采购入库单及发票中的差额。针对第二种错误，首先需要工作人员对存货进行核算，采用逆向操作法反审核业务序时账簿，即时修订其中的偏差，进而建立相应的业务凭证模板，确认无误后生成新的凭证，完成制单工作。销售管理系统与该系统的更正方法相似，故在此不再赘述。
仓存管理系统的错误通常出现在三个环节：其一是调拨单、盘点报告单的保存；其二是调拨单、盘盈/亏单审核；其三是调拨单、盘盈/亏单凭证模板设置。针对第一种仓存管理错误，工作人员需要翻阅相关单据序时账簿，即时修订其中的错误；针对第二种仓存管理错误，工作人员需要首先采用逆向操作法反审核相关单据序时账簿，即时修订错误点；针对第三种仓存管理错误，工作人员采用逆向操作法反审核整个凭证的制作过程，找出错误之后即时删除错误凭证，以正确的模板置换问题模板，最后生成新的凭证，完成制单工作。
本模式的应收应付系统错账更正过程可以参照财务系统应用模式，二者几乎相同，故在此不再赘述。
主要参考文献
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