【作　　者】
周列平1，章理智1，卫 红2

【作者单位】
（1.武汉商贸职业学院，武汉 430205；2.武汉光谷进出口有限公司，武汉 430073）

【摘　　要】
      【摘要】目前企业使用的财务软件以用友、金蝶为主。本文对用友U872账务处理模块，从系统设置、记账凭证、账簿管理等三个方面总结归纳了一些常见的疑难问题，具体分析问题产生的原因，并提出相应的解决办法与措施。文中以例说理，以理释疑，可以帮助财务人员提高会计电算化水平和用友U872财务软件的应用能力。
【关键词】财务软件；会计电算化；账务处理模块；总账系统；记账凭证；账簿管理会计信息化的高速发展，要求广大财务人员必须不断提高会计电算化水平。目前企业使用的财务软件以用友、金蝶财务软件为主，本文介绍的操作疑难与处理以用友U872软件为例。
用友U872作为一款先进的财务软件，在原有U861基础上做了更好的改进和升级。账务处理模块是该软件中最为重要和最为复杂的核心模块，由于操作的复杂性，在账务处理环节出错的可能性和多样性会大大增加。
笔者根据多年对用友财务软件的教学与应用实践，对用友U872账务处理模块，从系统设置、记账凭证、账簿管理等三个方面总结归纳了一些常见的疑难问题，具体分析问题产生的原因，提出相应的解决办法与措施，以求对提高广大财务人员会计电算化水平和用友U872财务软件的应用能力有所裨益。
一、系统设置的常见疑难
用友财务软件中账务处理模块被其称为总账系统。总账系统设置的疑难问题多数与财务软件设计有关，属于用友U872总账系统本身的问题，还有一部分疑难问题则是由财务人员对财务软件设计思想的误解所造成的误操作。
1. 总账模块启用日期选择错误。启用总账模块选择日期时出现错误，在以后使用总账模块时才发现。例如启用总账模块的时间当时为2014年4月1日（一般启用日期都采用年初、季初或月初），使用总账模块后发现还有4月1日之前的账务需要处理。假设当前还需要输入3月份的记账凭证。这时直接输入3月份凭证是不可能的，因为总账模块是在4月1日才启用的，需要对启用总账模块的时间进行调整。正确的解决方法是更改总账模块启用时间。将启用时间修改为2014年3月1日或者更早的时间，进行账簿清理，重新设置启用时间。具体操作为：在“总账→设置→账簿清理”下，重新设置总账模块的启用时间。在“设置（基础设置）→基本信息→系统启用”中修改启用时间为3月1日。不过，账簿清理操作要慎重，此操作将会清掉本年录入的所有发生额及余额，在进行此操作前需做好数据备份。
2. 特殊快捷键应用不熟。在实际操作中快捷键往往特别重要。例如：“Ctrl+H：在对账界面操作时，激活反记账功能”，“Ctrl+shift+F6：在结账界面操作时，激活反结账功能”，“ALT+U：激活银行对账单反核销功能”。这三种快捷键给财务人员弥补相关误操作提供了一个很好的机会，原则上是不能随意使用的，因为它提供的是一种逆向操作。值得注意的是，以上三个快捷键功能只是将该功能激活，真正使用还需要在激活相关功能后点击“反记账”、“反结账”、“反核销”按钮才能生效。
对于特殊的操作，系统并没有严格的操作程序和步骤，只要使用快捷键就可实现某种特定的功能。例如：记账后发现大量已经记账的凭证输入有错误，该错误一般应该采用红字冲销法或者补充登记法进行处理，这种更正方式十分正式和严谨但会出现有痕迹的改正，如果凭证输入错误太多也用该方式更正，则会相当繁琐，增加很多工作量，也影响账务处理凭证记录的美观度。此时可以用反悔“记账”这个操作步骤，使记账回到记账前的状态。严格来说这种操作应该禁止，也就是说一旦记账是不能反悔的。然而用友U872为了迎合市场客户的需要，还是提供了“反记账”的操作。“反结账”的情况与“反记账”的情况类似，使用了“反结账”的快捷键后，即回到结账前的状态。
3. 站点互斥。操作软件过程中若几项操作同时打开，有时会出现功能互斥状况。例如：在操作软件过程中出现“站点[20111107PC]正在运行功能[（GL）reg系统注册]，年度级独占任务[ASO27X增加下级科目]申请不成功”提示，这表明“系统注册”操作和“增加下级科目”操作互斥。用友U872软件为了保护某项操作不会对系统构成冲突，不允许同时在一个站点或者多个站点同时进行互斥功能的操作。因此，在操作过程中，我们需要辨析哪些功能操作是互斥的，尽力回避这些互斥功能操作。填制凭证和审核凭证，互斥功能的操作有“记账”；记账的互斥功能操作有“期初余额录入”、“填制凭证”、“审核凭证”、“执行自动转账”、“对账”。在执行某些功能的操作时，其他功能都不能进行，这些功能包括“上年结转”、“凭证类别设置”、“账簿选项”、“账簿清理”、“凭证整理”、“恢复记账前状态”、“结账”。
出现了站点互斥的情况，便捷的处理办法就是关闭“企业应用平台”窗口，重新进入。一般情况下，我们尽量少开一些操作窗口，或者完成一个操作步骤后立即退出该窗口，这样不会引起互斥功能操作。
4. 导出数据无法加工处理。U872软件提供了数据导出功能，有时却无法对导出数据进行加工整理。例如：使用者直接从软件中导出数据生成Excel文件进一步加工，却出现Excel文件中的数据不能进行运算的情形。出现这个问题的原因是从用友软件中输出到Excel中的数据格式全部为字符型，需将其转化为数值型。此时需要选择转化成数值格式的数据，然后在Excel中的数据中点击分列即可完成。
二、记账凭证方面的常见疑难
1. 对凭证进行标注后无法取消。编制记账凭证时在制单环节填制错误当时发现并对此张凭证标注了“有错”，以便于日后能够快速查找到该凭证，即对凭证进行了标错处理，最后正确制单后需将标注删除。例如某张凭证左上方有“有错”两个字，取消的办法是在“凭证→审核凭证”中过滤出凭证，双击打开该凭证，点击“审核→标错/取消”即可。
2. 无法继续添加凭证。填写制单日期时，提示“制单日期不序时”，无法继续添加凭证。例如，填制完“记字0001号”凭证（填制日期为2014年4月9日）并保存后，系统会自动弹出“记字0002号”凭证。假设“记字0002号”凭证填制日期为2014年4月6日，如果直接将填制日期设为2014年4月6日，系统会提示拒绝该操作。制单一般都按序时的原则自动设置，即填制凭证会按照时间的顺序来进行。填制完前一张凭证并保存后系统会自动弹出后一张凭证并且凭证会自动编号，时间上后一张凭证填制时间一定会等于或晚于前一张凭证填制时间。“记字0002号”凭证的填制日期应等于或晚于2014年4月9日，其填制日期设为2014年4月6日不符合序时原则。处理办法是，将“基础设置”下的“选项”中“制单序时控制”的勾取消掉。
3. 无权审核凭证。审核凭证时显示“没有审核权限”。 出现此种情况是因为“数据级权限”没有赋权的原因。没有进行完整的初始化设置会使得日后的总账系统操作出现很多麻烦或错误，所以，在总账系统操作中出现若干提示，往往是前期初始化设置工作不完善导致的。在审核凭证或制单时，显示“没有审核权限”，就是由于前期初始化设置时对权限设置没有进行相关赋权所引起的。用友U872软件可以实现三个层次的权限管理，即：功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。具体操作方式是：在总账选项“数据权限分配”中设置，以某操作员赋权，点击工具栏中的“授权”按钮，进入记录权限设置，将相应权利赋予操作员，保存退出。
4. 查询凭证出现“列前缀tempdb无效未指定表名”提示。出现此项提示时财务人员一般不能正确理解。其实这种问题并不是凭证自身导致的，而是系统产生的，准确说是由操作系统里计算机名产生的。计算机名是用户自己命名的，该软件使用要求计算机名是全英文，而我们往往习惯性用了诸如横线、下划线之类的一些符号。要解决此问题，只要在桌面“我的电脑”图标上，击右键→属性→计算机名（网络标识）页签，查看完整的计算机名称中是否有特殊字符。然后将计算机名称改为全英文，重启电脑后生效。
5. 已经记账的凭证不能生成常用凭证。在生成常用凭证时，已经记账的凭证不能生成常用凭证。常用凭证是软件中提供的制单环节的一种便利选择，主要在填制凭证时用于替代反复填制同类凭证。为了减轻财务人员的制单工作量，软件提供了常用凭证的设置和调用。一经设定后，制单人员就可以调用这些常用凭证了，免去了重复输入同类凭证的麻烦。生成常用凭证需要在“填制凭证”界面操作，而已记账的凭证在“填制凭证”界面是查看不到的。这时需要作“反记账”处理后，回到“填制凭证”界面生成常用凭证。具体步骤如下：①在“填制凭证”界面“制单”中，调出“生成常用凭证”对话框；②输入“代码”和“说明”，点击确定；③在“凭证”的“常用凭证”中可调看所有常用凭证。
三、账簿管理方面的常见疑难
1. 明细账输出时不能更新。明细账输出时提示：“不能更新，数据库是只读的”。 此问题并不是财务人员操作所致，而属于计算机方面的问题，是因为文件保存路径过长。有时文件保存在桌面上，路径会比较长，会出现此类提示。总账和明细账在电算化情况下是非常容易快捷查询的，甚至在没有记账的情况下即可查询，当然这时候看到的是“虚账”，只有等到记账了，查询看到的才是实账。解决问题的方法是更换文件保存路径，可以将文件保存在 D 盘或其他盘符上。
2. 银行对账单余额不正确。上月份银行存款余额调节表平衡，但在下月份录入银行对账单时，余额不正确。银行对账一般要经过录入银行对账期初数据，录入银行对账单、银行对账、编制银行存款余额调节表、核销已达账几个步骤。在编制完银行存款余额调节表后可发现是平衡的。接下来会核销已达账，该功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除。核销已达账将删除已两清的单位银行日记账和银行对账单，所以在进行核销之前，要做好数据的备份工作，防止因误清理而带来的工作不便。所以，一旦误清理核销已达账，下个月录入银行对账单时，余额当然就不正确了。此时可做“反核销”处理来更正。具体方法为：在“核销银行账”界面中按“ALT+U反核销”，出现对话框问“是否确实要进行反核销”，点击 “是”，再录入银行对账单即可。
3. 无法进行多栏式查询。账簿管理提供了对总账、日记账、明细账的不同条件查询。用户可以对查询的总账进行输出操作，但基本上查询到的都是三栏账。财会人员有时在进行账簿查询时，需要将账簿格式设置为多栏账，此时的处理方法为：点击“账簿”→选择“多栏账”→增加→选择需要设置的核算科目→点击“自动编制”→ 多栏账的设置方法：点击“选项”→选择“分析栏前置”→确定。但是在设置“应交税金”多栏账时，还需要注意区分明细科目的借贷方向。
4. 如何修改期初余额。在实际操作中，财会人员发现以往月份期初余额输入有错误。例如2014年4月份才发现1月份的期初余额录入有错误。一般而言，期初余额是在系统初始化的时候就确定的，操作员输入记账凭证并记账后就无法修改期初余额了。因此，设置期初余额时一定要小心谨慎，一旦出错很难更改。这种错误一旦发生，其实没有很好的弥补办法，只有使用一般不允许的逆操作即“反结账”和“反记账”解决。如本例在4月份还没有记账的情况下，将1 ~ 3月份的账都进行“反结账”、“反记账”操作，最后修改1月份的期初余额。具体而言就是：先将3月份的账进行“反结账”，然后“反记账”。以此类推，直至将1月份的账进行“反结账”和“反记账”操作。“反结账”的操作方法是在结账界面，使用“Ctrl+shift+F6”快捷键，选取反结账的月份，点击“反结账”按钮，即进行了该月份的反结账。“反记账”的操作方法与反结账相似。然后在凭证未记账的情况下修改1月份期初余额。需要说明的是，由于在输入记账凭证时已经使用了相关科目，所以一般总账系统会提示由于后面使用了该科目，该操作可能会引起相关数据出错。
主要参考文献
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