【作　　者】
周 虹

【作者单位】
（广东海洋大学经济管理学院，广东湛江 524000）

【摘　　要】

      【摘要】本文站在全局角度上结合购销存业务，对供应链系统各个子系统在初始化设置、日常业务操作中的主要功能及工作步骤进行分析对比，总结出其业务处理的共同之处，在此基础上详细剖析不同之处及其原因，以有助于用户理清思路，掌握供应链系统业务处理流程的脉络。
【关键词】ERP-U8；供应链；初始化；日常业务；对比

用友ERP-U8供应链系统包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等子系统，共同处理企业购销存业务及其财务核算。供应链系统在企业运行时需要供应、仓库、销售、财务等不同职能部门的参与，并通过单据在部门间的传递来实现工作的延续。因此，处理业务过程中单据繁杂，涉及的操作指令众多。许多用户在应用供应链系统时缺乏全局观点，只关注针对各种单据的具体操作，而忽视对业务处理流程的整体理解。这种“只见树木不见森林”的做法很容易在操作中造成错漏，并局限在错漏本身难以发现其原因所在。
本文结合购销存业务，对供应链系统各个子系统在初始化设置、日常业务操作（期末处理基本无差异，故略去）中的主要功能及工作步骤进行分析对比，总结出其业务处理的共同之处，在此基础上详细剖析不同点及其原因，以有助于用户掌握供应链业务处理流程的脉络。有了整体观念后，运用各子系统处理具体业务时就能做到胸有成竹、化繁为简，即使发生错漏也能立刻顺藤摸瓜找到症结所在。
一、初始化设置的对比分析
1. 共同点剖析。用友U8供应链系统的各个子系统的初始化设置一般都是通过 “设置/初始设置”功能来完成，具体分为三个步骤：参数设置、期初数据录入、对录入数据进行审核（或记账）。其中，期初数据录入是核心工作，起到将手工系统和电算化系统数据衔接的作用。各子系统录入的期初数据具体形式有所不同，但其本质均是指未能在一个会计期间里完成，需要跨月处理的经济业务形成的相关数据。即该经济业务已经在手工系统中发生，但需要在电算化系统中进行后续处理并完成财务核算，由此而形成的各个子系统的期初数据。
2. 不同点剖析。采购管理系统的期初数据录入不是在“设置”中完成的。在采购管理子系统中，“设置”项下只有“采购期初记账”和“采购选项”两个功能，没有独立的期初数据录入功能。而其他子系统的期初数据都是在“期初设置”下的“期初录入”中进行，符合惯例。
分析：采购管理系统期初数据是指初次启用该系统时货到票未到业务（暂估业务）产生的暂估入库单，即已经完成货物入库，但尚未收到采购发票的采购业务形成的入库单。但采购入库单属于应由库存系统生成的业务单据，采购系统无录入权限。因此，不能在采购系统的期初设置中录入。采购管理系统中的“采购入库”功能能够浏览查询入库单，因此，只能借助此功能补录由手工会计系统产生的暂估入库单，从而使此笔业务进入采购管理系统，产生采购管理系统的期初数。在第一次进入采购管理系统日常业务操作中的“采购入库”——“采购入库单”时会弹出 “期初采购入库单”录入窗口，在此界面完成期初数据录入。如图1所示。一旦完成初始化，此功能只能浏览、查询采购入库单。如图2所示。这就是有的用户想查询期初数据时在期初设置中寻找却发现无处可查的原因。此时，应在“采购入库”——“入库单列表”中进行查询。
二、日常业务处理的对比分析
1. 共同点分析。无论是对采购业务还是销售业务的处理，在用友U8供应链中都需要经过采购/销售管理、库存管理、存货核算、应付/应收等子系统分为资金流和物流两条线来完成的。从整个业务处理流程来看，资金流和物流就像一枚硬币的两面，相辅相成，缺一不可。在处理购销存业务时只要把握住这两条线，无论是何种具体业务类型，都能有条不紊地根据流程依次进入不同子系统完成业务处理工作。本文以采购业务中最典型的单货同行业务以及销售业务中先货后票业务为例，其业务流程图如图3、图4所示。
对比采购业务和销售业务的处理流程图，可以看出其共同点，①②③④均为物流过程，⑤⑥⑦均为资金流过程，两个系统的物流过程和资金流过程所经过的子系统、生成的单据、操作步骤都极为相似，只是采购业务是存货进入、资金流出企业，而销售业务是存货发出、资金流入企业而已。这就是供应链系统处理购销存业务的主要流程和思路，具体到不同的经济业务只是在处理流程上增加相应处理而已。如采购存货运输途中发生的运费，需要在录入采购发票后增加一张运费发票，和采购入库单一起进行手工结算；再比如采购业务入库时发现有损耗，在采购结算时就应先录入损耗数再进行结算。无论具体业务如何变化，资金流和物流两条线不变，经过的子系统及各子系统需要对单据进行的基本操作不变。这样，处理经济业务需要进行的关键步骤是清楚确定的，即使在后续环节发现单据有误也可顺着流程图倒推，追根溯源，找到问题并解决。
 2. 不同点剖析。
（1）采购管理系统必须通过“采购结算”步骤将资金流和物流对应，销售管理系统中资金流和物流自然一致，也就无“销售结算”步骤。
分析：资金流中的核心单据是采购/销售发票，物流中的核心单据是入/出库单。在采购业务中，由于采购发票来自于供应商，而入库单由库管员完成验收入库后填制，两张单据中的采购数量可能存在不一致。因此，采购管理系统必须通过“采购结算”将采购发票和入库单一一对应。
“采购结算”是采购业务的关键环节，是否完成结算是采购业务资金流和物流是否同步的判断依据，也就成为单货同行业务和货到票未到业务（暂估业务）的区分标准。在物流处理过程中，只有经过采购结算的入库单，才会作为单货同行业务在存货核算系统记账，再根据“报销记账”的入库单生成确认采购成本的凭证：借：原材料；贷：材料采购。如下页图5所示。期末如果有未进行采购结算的入库单，则将作为暂估业务在存货核算系统进行暂估记账，此时需选择“暂估记账”的入库单生成暂估凭证：借：原材料；贷：暂估应付款。如图6所示。下月，收到采购发票时，再将发票与入库单进行结算，并在存货核算系统中进行暂估处理，对自动生成的红字回冲单和蓝字回冲单制单，完成采购业务。
 销售管理系统销售发票和销售出库单都是根据销售发货单参照生成，只要保证单据录入正确无误，其发出存货的数量信息自然一致，因此，客观上也就无须进行“销售结算”。
（2）在采购管理系统中，采购发票、运费发票等采购中取得的票据录入后不需要审核操作；在销售管理系统中，销售发票在录入完毕后必须进行“复核”操作，否则不能进入下一业务环节。
分析：有的用户认为所有录入系统的票据都应该进行审核，录入采购发票后总试图进行审核操作，但发现找不到审核功能。这是由于对用友系统审核票据的用意简单片面理解所致。仔细分析，可以发现，用友供应链系统中涉及的众多单据可以分为外来单据和自制单据两大类。对于供应商开来的采购发票、运输部门提供的运费发票等外来单据，采购管理系统无审核权限。这些票据在经过采购结算后将传递到应付款管理系统，并作为确认应付款项的依据进行审核。而对于仓管员填制的采购入库单、销售部门填制的发货单及销售发票等单据，来自于本企业各内部生产管理部门，销售管理系统需要进行审核确认。而后传递到应收款管理系统时，也需要作为确认应收款项的依据进行审核确认。
（3）销售成本的确认依据可以选择出库单或者销售发票，而采购成本的确认依据只能是经过结算的入库单。
分析：销售管理系统中，销售成本的确认是难点。确认销售成本时，需要确定销售数量和单位成本。其中，单位成本取决于本企业使用的存货计价方法和存货明细账的记录。因此，销售管理系统在确认销售成本时主要是选择确认销售出库数量的依据。理解了这一点，就会明白无论是选择销售出库单还是销售发票作为销售成本的确认依据，其实都是在确定销售出库数量。在先货后票模式下，销售出库单由经过审核的发货单自动生成，销售发票是参照发货单生成，因此，两者的销售出库数其实都来源于销售发货单，两者都可以作为销售成本的确认依据。开票直接发货模式下也是同理，销售出库单是参照销售发票生成，两者的销售出库数必然一致，也都可以作为销售成本的确认依据。
在采购管理系统中，通过“采购结算”功能已经将入库单和采购发票进行了对应，在期末可以根据入库单进行入库成本的确认。如果还存在未经过结算的采购入库单，则可以将合同价、计划价等作为暂估价，对入库单进行暂估记账后再确认入库成本。
三、小结
综上所述，虽然用友供应链系统业务链条长、涉及部门多、流程复杂，但只要掌握了各子系统处理业务的基本流程就可以做到以不变应万变。在此基础上，把握业务处理中的关键控制点，就可以做到具体问题具体分析，明辨每张单据的来龙去脉。
主要参考文献
王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版）［M］.北京：清华大学出版社，2009.