【作　　者】
高 勇

【作者单位】
（中国矿业大学财务资产部，江苏徐州 221116）

【摘　　要】
      【摘要】本文分析了我国高校财务、资产信息化管理方面存在的问题，探讨在高校大部制改革背景下，如何建立一种基于经济业务流程再造的专业、高效的数字化平台，以求用信息化手段提升学校招标、采购、财务、资产管理水平，为学校领导提供最清晰的财务、资产数据。
【关键词】高校；大部制；财务管理；资产管理；数字化平台；财务资产一、财务资产数字化平台建设的背景
1. 高校大部制改革。随着政府大部门体制改革的深入推进，高校也开始展开大部制改革尝试，按照责权一致的原则， 明确各部门的职责权限和职能分工，将职能相近、业务范围相似、事项相对集中的部门合并，实现管理的扁平化，最大限度地减少机构职能交叉、多头管理，通过调整和精简达到办事高效、运转协调、行为规范、服务第一的目标。
以中国矿业大学为例，2012年4月学校推行大部制改革，成立财务资产部、教务部、科学研究院等大部门。财务资产部由原财务处、国资处、招投标管理办公室、设备处四个部门组建而成，旨在减少财务、资产、采购等部门间的业务重叠，优化业务程序、简化办事流程、提高办事效率，达到决策科学、执行到位、沟通顺畅、反馈及时的目标，更好地服务广大师生。
2. 数字化校园建设。近年来，国家对高校信息化建设提出了新的要求，各高校积极展开数字化校园建设，积极建设办公系统、教务系统、财务系统、图书系统、学生系统等软件系统，通过整合学校的资源，构建数字化的共享协同业务服务体系，实现教学手段和行政管理的现代化，努力实现高校校园的数字化、信息化和智能化。中国矿业大学也于2011年11月启动了数字化校园建设项目，对校园网的发展建设进行全面设计，做到统一领导、统一规划、统一部署、统一平台。
在高校大部制改革及数字化校园建设的浪潮中，作为高校的财务资产管理者，不得不思考如何建立一种基于业务流程再造、专业与高效的数字化平台，以求用信息化的手段提升学校财务、资产管理水平。
二、财务、资产信息化管理现状
我国大部分高校在财务管理、资产管理方面基本上实现了信息化，以教育部直属高校中国矿业大学为例，财务管理方面已建成的软件主要有：财务核算系统、预算管理系统、工资管理系统、学生收费系统、网上预约报账系统、无现金报账系统、财务综合查询平台等。资产管理方面，信息化软件有：仪器设备管理系统、图书管理系统、家具管理系统、房屋及土地管理系统、大型仪器设备共享平台等；在招标、采购方面，信息化软件相对较少，主要有合同管理系统、专家库系统、项目库系统等。
“财务核算、资产管理、招投标、政府采购”是学校最基本也是最重要的经济活动，承载这些经济活动管理职责的计算机软件系统均是由财务处、国资处等部门单独建设，各系统间相互独立，无数据交互，业务流程存在交叉、重复的现象。随着高校大部制改革的推进，这些经济业务的信息化管理框架已逐渐不适应新型的管理模式，工作量大、数据冗余、效率低等弊端逐渐暴露。 存在的主要问题有：
1. 财务系统与资产系统无联系，账实相符实现困难。大部制推行前，由于财务与资产工作归属不同的职能部门管理，财务账与资产账的对账工作往往是事后进行的，财务软件与资产软件无任何数据对接，无法做到数据的实时同步，双方数据均会出现未达账的情况，如设备已验收、老师未及时到财务部门进行报账，设备已报废、财务账并未进行处理等。
2. 招投标系统与预算系统无联系，预算执行不到位。大部分高校招投标管理办公室信息化建设都比较滞后，日常业务并未全面进行信息化管理。如某项招标采购业务，项目负责人仍需要手工填写招采申请书，手工填写预算及设备采购明细，而这些数据并未与财务预算管理系统进行关联，经费来源及设备明细仍需要人工审核，从而造成经费管理不严、预算执行不到位的情况发生。
3. 资产系统与招投标系统无联系，合同审核不严格。一项招标、采购业务完成后，由于资产验收部门与招采合同管理部门无信息化管理手段，对设备的验收与合同的执行是手工进行审核的，因此会出现设备规格、型号等方面合同审核不严的现象发生。同时，合同审核与资产验收通过后未在计算机信息系统中留下操作记录，导致日后查询困难、无法对账等问题。
4. 招标、采购、财务、资产系统缺少基于业务流程的全过程管理。高校财务和招投标、采购、资产管理工作是一个紧密相连的整体，学校推行财务资产大部制改革的初衷也是为了加强部门间的合作，减少部门间沟通成本。但由于缺乏大部制环境下的统一的管理平台，这些经济业务无法互相联系，业务流、数据流、信息流都不能畅通整合，导致业务申请与办理人员无法查询、业务主管部门无法实时掌握动态，学校经济活动整体管理水平与效能低下。
基于以上问题，在高校财务大部制改革的背景下，急需搭建一种基于业务流程重构的财务资产数字化平台，从业务流的角度出发进行全过程的管理，提高财务、资产、招标、采购管理工作的效率与服务水平。
三、财务资产数字化平台建设构想
1. 总体功能。财务资产数字化平台以业务流程为主线，通过大平台可以对资产设备进行全生命周期管理，如设备仪器从经费预算落实到专家论证、招标、采购、验收、财务入账、报废均可在平台中清晰地展现出来，并且可以查到任何一台设备的状态信息及任何一笔业务完成的状态，如某个专项采购的设备处于“已招标”、“已采购”、“未报销”等状态。
财务资产数字化平台功能应涵盖学校招标、采购、财务核算等各项工作流程，为财务资产管理各部门、学院各二级单位和在校师生搭建一个统一的“财务资产”信息化服务平台，广大教师、学生可通过大平台了解各项财务、资产、招投标、采购等业务办理原则、业务流程及业务处理状态。
财务资产数字化平台功能及业务流程如图1所示。
以中国矿业大学为例，财务资产数字化平台功能说明如下：
A：年初财务资产部初始化专项经费、校经费和部门经费等预算数据，包含各专项（如教育部改善基本办学条件专项）申请的设备采购明细，为后续招标采购提供基础数据。
B：各二级部门、个人能够通过大平台申请和办理相关业务，如招标采购申请、网上预约报账等。
C：各二级部门、个人在大平台中可以查询财务信息及相关招标、采购、资产验收等业务办理的进度及状态。
D：校领导、二级部门领导等可通过大平台查询和分析全校及各单位的财务资产总貌，也可以查询任何一台设备的信息及业务办理状态，为学校高层决策提供科学依据。
E：财务人员、招标人员、采购人员和资产管理人员通过大平台对相关业务进行审批办理。
F：财务资产部内部人员可以通过内部OA系统进行协同办公，提高工作效率，节约成本。
2. 流程管理。财务资产数字化平台构建的核心原则是以流程管理为基础，对资产进行全生命周期管理。平台流程管理一般过程为：①财务部门初始化各部门、各项目预算数据；②用户个人及部门上报采购执行计划；③平台审批采购计划；④用户网上填报采购申请；⑤财务部门审定经费预算；⑥招投标采购；⑦签订合同；⑧资产验收；⑨财务报销及入账处理；⑩设备报废与账务处理。
在数字化平台流程管理中，下文以“资产验收”为例，探讨流程再造的问题。图2分别为传统的资产验收、报销、对账的业务流程与再造后的流程。两个流程的最大区别为：改进后的流程依托数字化平台中资产系统与财务系统的对接，将“资产验收单”电子化，并直接传递到财务系统。财务系统依此进行账务处理与资产入账，无电子数据，不进行任何账务处理，从而避免了教师只完成资产验收，推延、甚至不入账等问题。同时，财务系统与资产系统间的对账工作也从事后对账变为实时对账，从被动对账变为自发对账，解决了长期困扰高校的资产账实不符的问题。
3. 架构设计。以中国矿业大学财务资产数字化平台建设为例，平台系统的架构自下而上主要分为四层，最下层为“基础数据层”，存储全校财务、资产数据，供软件系统及数字化校园集成与调用；第二层为“事务处理层”，主要为招标、采购、资产、财务等管理软件，负责将经济活动转化为计算机数据，并与“基础数据层”交互；第三层为“业务应用层”，由一些业务应用组成，如预算申报、采购申请、预约报账、资产查询、内部办公等服务；第四层，即顶层，为财务资产数字化平台的统一门户网站，承载学校招标、采购、资产、财务等各项经济活动的服务与管理职能。平台的架构设计如图3所示。
主要参考文献
陈亚玲.以大部制改革为契机，推进高校科学管理［J］.南京理工大学学报（社会科学版），2008（8）.
卢威，邱法宗.论高校管理机构的“大部制”改革［J］.国家教育行政学院学报，2011（3）.
张甫香，陈焕娣，甘朝晖.网络环境下高校固定资产信息管理平台创新［J］.财会通讯（综合），2011（6）.