【作　　者】
钱有华（高级会计师）

【作者单位】
（江苏泰州市妇幼保健所 江苏泰州 225300）

【摘　　要】

      【摘要】企业在利用会计电算化编制报表时，一般会遇到两类问题：一类是编制出来的资产负债表的期末资产不等于负债加所有者权益；二类是利润表中的数据引用错误。这两类错误一旦发生，很难找到原因。对此本文从期末损益结转、报表取数模板等出现的问题进行分析，力图为会计人员提供帮助。
【关键词】用友  利润表   资产负债表

企业在利用会计电算化编制报表时，通常会出现一些常见的问题，实务中会计人员一般把正确的会计分录经过财务软件进行记账，但是往往生成的会计报表却出现了错误，例如，编制出来的资产负债表的期末资产不等于负债加所有者权益。而错误一旦发生，就很难找到原因。由此本文以用友T3（初级会计电算化考试指定的软件）为例，通过自己多年的教学经验和在企业中报表编制的经验，对报表编制中的难点进行分析，力图为会计人员提供帮助。
一、资产负债表
1. 损益类科目结转出现问题，导致资产负债表中“资产≠负债+所有者权益”。会计人员一般认为会计分录只要借贷方金额相同，那么由此编制出来的报表的金额也一定是平衡的。但是在实际业务中，只有一般的业务会符合这个原理，一旦特殊业务出现，编制出来的报表就难免会出现错误。比如说，损益类科目在期末如果数额出现错误，那么即使分录的借贷金额错误，编制出来的报表也会借贷方不平衡。
（1）举例介绍。例如一个甲公司，其会计分录涉及损益类科目的有几下几笔：①借：管理费用 500；贷：库存现金 500。②借：销售费用600；贷：银行存款 600。③借：银行存款 11 700；贷：主营业务收入10 000，应交税费——应交增值税（销项税额）1 700。④借：主营业务成本7 000；贷：库存商品7 000。
在期末把损益类科目进行结转，其会计分录如下：①借：本年利润 8 400；贷：管理费用 500，销售费用 900，主营业务成本 7 000。②借：主营业务收入 10 000；贷：本年利润 10 000。借：本年利润 1 600；贷：利润分配——未分配利润 1 600。
（2）例子分析。 上述甲公司损益类的会计分录借贷方的金额都是相等。但是在销售费用结转时，由于甲公司的会计把“600”，写成了“900”。这样在生成报表中会导致报表的不平衡。
如果假设甲公司只有上述七笔业务，那么假设资产负债表的期初借方合计数等于贷方合计数。那么，要想使得期末资产负债表的借方合计数等于贷方合计数，就要保证资产负债表的本期发生额借方和贷方的合计数相等。依照此题，甲公司本期借方的发生额为：-500+11 100-7 000=3 600；而贷方的发生额合计为：1 700+1 600=3 300。由此可以看出，甲公司的资产负债表发生额的借方和贷方合计数相差300。分析可以知道，这300正是销售费用在期末损益结转时候多计的金额。
（3）总结。如果出现资产负债表中资产的合计不等于负债加所有权益的合计，这就有可能是因为记账的分录中借贷方不相等，也有可能是分录的借贷方合计一样，但是在期末损益类科目进行结转的时候，把某个科目的金额记错。
2. 资产负债表模板中取数公式设置错误。一些会计人员认为，利用系统的内置模板中的公式自动生成报表是正确的，但是事实并非如此。这是因为两个方面的原因，第一个原因是财务软件的开发和会计制度的改革可能并没有同步，导致财务软件的内置公式并不适用新的会计报表的核算。第二个原因是会计科目的特殊性，不同的企业在会计科目的选用和设置上是不相同的。因此，会计人员在利用模板的时候需要对公式作些调整才可以使用其来编制报表。
（1）“存货”单元公式设置不正确。在利用模板生成资产负债表后，在数据状态下录入关键字，发现当期资产负债表的“年初数”和“期末数”不平衡，即资产的年初余额不等于负债和所有者权益年初余额的合计数，资产的期末余额也不等于负债和所有者权益期末余额的合计数。
笔者在该模板中查出“存货”项目公式设置为：存货年初数（C15）：C15=QC（“1401”，全年，，，年，，）+QC（“1402”，全年，，，年，，）+QC（“1403”，全年，，，年，，）+QC（“1404”，全年，，，年，，）+QC（“1405”，全年，，，年，，）+QC（“1406”，全年，，，年，，）+QC（“1407”，全年，，，年，，）+QC（“1408”，全年，，，年，，）+QC（“1421”，全年，，，年，，）+QC（“1411”，全年，，，年，，）+QC（“1431”，全年，，，年，，）+QC（“1441”，全年，，，年，，）+QC（“1451”，全年，，，年，，）+QC（“1461”，全年，，，年，，）-QC（“1471”，全年，，，年，，）。
存货项目应根据“材料采购”、“在途物资”、“原材料”、“材料成本差异”、“库存商品”、“存货跌价准备”、“生产成本”、“在产品”、“产成品”等总账账户的期末余额合计数计算填列。
经对各项目“年初数”和“期末数”设置的公式检查发现，其公式在设置时漏记了“生产成本”账户余额。因为，“生产成本”账户期末存在借方余额，表示期末尚未完工的在产品的实际成本。如果在期末“生产成本”的期末余额转入“在产品”和“产成品”账户中，则在“年初数”公式中加计 “在产品”和“产成品”账户的年初余额，在“期末数”公式中加计“在产品”和“产成品”账户的本期期末余额。如果企业没有设置“在产品”和“产成品”账户，则不必把“生产成本（5001）”的期末余额转入“在产品”和“产成品”账户。
对于“存货”项目的年初数计算公式，其纠正方法可在原公式的基础上加上QC（“5001”，全年，，，年，，），即“生产成本”的本期期初余额；同理，存货的“期末数”也可在原公式的基础上加上QM（“5001”，月，，，年，，），即“生产成本”的本期期末余额。
（2）“未分配利润”单元公式设置不正确。数据状态下，在生成的资产负债表中录入关键字后，当期资产负债表的“年初数”和“期末数”不平衡的另一个原因是“未分配利润”项目的公式设置不正确。经查询，模板中的公式设置如下：年初数=QC（“4104”，全 年 ，，，年 ，，），期 末 数=QM（“4104”，月，，，年，，）。在编制年度资产负债表时，因为“本年利润”账户无余额，所以此时该公式可以按照要求提取出正确的数据。
但是，如果编制年中资产负债表，利用该公式提取数据则会出现错误，因为“未分配利润”项目是根据“本年利润（4103）”、“未分配利润（4104）”总账账户的期末余额合计数计算填列的。在编制年中资产负债表时，因年中不会对利润进行分配，各个期间损益类账户的发生额则全部转入“本年利润”账户，“本年利润”账户必定存在期末余额，所以在编制年中资产负债表时在计算“未分配利润”期末余额的基础上必须加上“本年利润”账户上期的期末余额。而上述公式漏记了“本年利润”总账账户的上期期末余额。
纠正方法需要把公式更改为：G37=QC（“4104”，全年，，，年，，）+QC（“4103”，全年，，，年，，），H37= QM（“4104”，月，，，年，，）+QM（“4103”，月，，，年，，）。
（3）需要特殊考虑的取数函数。这些项目主要有“一年内到期的非流动资产”、 “长期应收款”、“持有至到期投资”、“长期待摊费用”和“一年内到期的非流动负债”等报表的项目。对于这些项目，会计人员在设置公式的时候要考虑其特殊性，这是因为，一些长期负债项目，例如“长期应收款”、“持有至到期投资”和“长期借款”等长期负债的项目，如果离到期日不满一年，则要把这些报表项目重新分类到“一年内到期的非流动资产”或者是“一年内到期的非流动负债”报表项目中。大多数会计人员可能会因为疏忽而忘记了这点。
例如甲企业在2014年1月，其中有两个长期资产的项目离到期日短于一年，分别是“长期应收款——乙企业（科目代码：153101）”、“持有至到期投资——丙企业（科目代码为：150103）”。在期末要对模板中的取数函数进行以下的调整：

对于“一年内到期的非流动负债”的调整公式可以参照上表的公式的调整方法，此处不在进行赘述。
二、利润表
1. 模板中的取数公式错误。最新的利润表中有两个栏目，分别是“本期金额”和“上期金额”，而原来利润表中的两个栏目分别是“本期数”“和本年累计数”针对这个最新修订栏目，在电算化中如何进行取数并没有进行详细的说明。由此，在实际的操作中关于这两个栏目填法出现不统一。
以“本期金额”栏为例，有的人认为此处是本月发生额，也有人认为是应填年初至本月发生的累计额。而且在会计电算化考试中，一般为了简化，利润表的编制一般是要求某个月的，所以在高校的教学中，一些老师就一般会把“本期金额”栏就认定为本月的发生额，实际上这种理解是不对的。
笔者认为，“本期金额”是一个累计的金额，应为上期至本期发生的金额。而 “上期金额”应该参照上一年的“本期金额”,这样做法显然比较合理。但是，在会计电算化的软件中的“本期金额”的取数公式却是 “本月发生额”的定义公式“，而“上期金额”栏却没有设置默认的取数公式。以下通过“管理费用”为例进行分析。
（1）“本期金额”栏公式设置。在系统默认的模板中“本期金额”栏的 “管理费用”项目的取数公式为：FS（“6604”，月，“借”，，年），这个函数代表是取“管理费用”账户在某年某月的借方发生额。这个取数公式并不完善，笔者认为“本期金额”应包含上期至本期的累计发生额。所以应把取数公式调整为：LFS（“6604”，月，“借”，，年）。
（2）“上期金额”栏公式设置。对“上期金额”栏财务软件中一般没有进行系统的公式设置，由此，笔者认为要对其公式进行设置。以“管理费用”项目为例。可以进行的公式设置为：select（C11，年 @=年+1 and 月 @=月），这个公式代表取上一个会计年的本月利润表中 C11 单元（即管理费用）的本期金额。
对于利润表中的其他项目也可以同样依照管理费用的公式设置进行调整，此处不再赘述。
2. 应注意的事项。此损益类的特殊事项是指应红字登记的金额而被会计人员误认为用蓝字进行了登记。
例如甲企业在2014年1月1日，收到了中信银行存款的利息凭证。由此甲企业可以根据凭证确认利息收入1 500 元。该笔业务在会计教学中的分录一般是：借：银行存款 1 500；贷：财务费用1 500。
这个分录在理论上是正确的，但是在会计电算化软件中“财务费用”科目余额默认为“借方”，并且内置模板中的“财务费用”的公式是取 “借方”的发生额。由此，若把借方1500 元记入“财务费用”科目的“贷方”，依照系统的内置公式LFS（“6603”，月，“借”，，年）就没有办法取到数据，最终导致生成的报表数据是错误的。
由此，笔者提出针对这个问题可以采用红字记账的方法，即做分录：借：银行存款 1 500 ；贷：财务费用 1 500 ，这里的方框内的数字代表红字。这个处理方法在会计电算化的操作中比较常见，这个分录实际上把财务费用的贷方余额1 500调到了借方。与原分录的含义一致，同时也与模板内置公式的 LFS（“6603”，月，“借”，，年）取数规则保持了一致。这样的处理使模板的公式可以正常的使用，最终确保报表数据的正确性。
主要参考文献
1. 中国会计学会编写组.初级会计电算化.北京：经济科学出版社，2012
2. 周彦.用友 ERP-U872报表模板存在的问题分析.财会月刊，2012；2
3. 程珊珊.用友总账系统期末结转处理的技巧.财会月刊，2011；25