【作　　者】
冯鑫永

【作者单位】
（河南信息统计职业学院 郑州 450008）

【摘　　要】

      【摘要】本文首先通过分析用友财务软件中财务报表系统中公式选取中可能出现的问题，指出了其中利润表和资产负债表在生成过程中可能会出现的问题，接着找出了其中问题出现的原因，然后针对问题提出了相应的应对策略。最后通过例子进行说明，以期财务人员能更好地应用会计电算化中用友报表系统，从而生成正确报表。
【关键词】会计电算化   利润表   资产负债表   用友

会计电算化的普及，使得广大会计人员从繁杂的会计工作中解脱了出来，从而大大提高了会计工作的效率。然而，由于会计人员在使用的应用软件方面还存在问题，又由于经济发展的复杂性和多样性，同时不同企业会计业务具有不同的复杂性，会计软件在应用中不可避免地存在一些问题。本文选用用友UFO报告系统应用程序作为例子，分析了利润表和资产负债表存在的一些问题并为其寻求解决方案，希望能给广大会计人员的工作提供帮助。
一、利润表编制存在的问题及对策
1. 导致利润表生成错误有两种情况。第一种情况：利润表数据来源错误。利润表利用软件内置的模板生成,但是利润表中的数据不符合要求。第二种情况：利润表是一个空表，无法顺利生成。
2. 错误产生的原因和解决方法。利用用友的报表系统建立利润表有三种方法：第一种方法是通过系统的内置模板生成利润表；第二种方法是利用自定义的模板生成利润表；第三种方法是修改系统的内置模板然后再生成利润表。无论采用哪种方法,其关键问题就是在设计公式的时候，重点关注其公式设置是否有效。
系统的内置公式是软件设计者根据利润表的原理加以设计的，即根据损益表的账户的余额来填列利润表。值得注意的是，我国会计准则中要求损益的发生额应填列净发生额。所以在用友系统中，财会人员应该把发生额调整为净发生额。只有经过调整，才能生成正确的利润表。所以，财会人员应了解利润表编制的基础及数据的来龙去脉，只有这样才能编制正确的利润表。
（1）发生额函数（FS）在利润表编制中的应用。要了解这个函数，就要明白其在利润表编制中的应用原理及相关的限制条件。发生额函数（FS）的主要功能是从会计账务系统中选出相应的账户，从中调出相应的期间和方向的账户。例如：FS= F（“6603”，月“借”），即代表从6603（财务费用）这个会计科目中选取其在这个月的借方发生额。值得说明的是，若这个账户在期末结转前只在单一的账户中有发生额，那么不管是在结转前或者是结转后，这个发生额数据就是最后应在利润表中填列的数据。这个账户设置的原理就是假设其发生额是在该账户一般余额所在方。若是业务满足这种条件，那么就能生成正确的利润表。但是，在实际的业务中，如果有特殊的业务处理，那么利用模板是不合理的。
如果在期间损益结转前，相应账户在借方贷方都有发生额，那么简单地利用模板生成利润表是不可行的。这是由于系统一般取其发生额为该账户一般余额所在方，而不管另一方。要解决这个问题，就要修改模板中的公式，将发生额调整为净发生额，让账户的一般余额所在方减去另一方发生额，计算其净发生额。这样就可以解决上述问题。另外，也可以直接使用净发生额函数（JE）来实现同样的效果，这就使得期末余额等于净发生额，因此利用期末余额函数（QM）也可以达到这种效果。
修改模板中的公式固然是一个很好的办法，但其中也会有隐患产生。这是因为在期间损益表结转后, 要想对利润表进行整表重算，那么会出现利润表的数据为零的现象。这是因为损益账户在期末结转之后，借方和贷方数值都一样，导致净发生额为零，这时也会使余额为零，选的数据也自然为零。这些新生成的数据一旦把以前的数据覆盖，就会使得利润表为空表。由此可以知道，FS函数、JE函数、QM函数使用是有条件的。只能在期末损益类账户数据结转到“本年利润”账户之前使用，并且在使用FS 函数时也要考虑借方和贷方的取数问题。
（2）条件发生函数（TFS）在利润表编制中的应用。在结转前借贷双方均有发生额的情况下，当结转完成后，若利用FS函数进行一方的选数，就会产生选取的数据比实际数值要大的情况。这种情况下，取净发生额或者余额，因为此时借贷已经平衡，选取的数据只能是零，不能正确地选取数据。
此时，TFS条件发生函数就能避免上述问题，正确地选择数据。TFS条件发生函数的作用是将对于期末损益结转形成的凭证上面的账户结转到“本年利润”账户。会计处理一般借方为本年利润，贷方为费用成本类科目。例如：TFS（“6604”，月，贷，“结转损益”，“==”），其代表的含义是：从有关的损益结转的凭证中选取“6604”（管理费用）科目，取其贷方的发生额。这个凭证的摘要为“结转损益”。在TFS函数中，最后一个参数“==”代表的含义为精确匹配摘要，这表示公式中的前一个参数（摘要内容），必须与损益结转凭证中的摘要内容保持一致。这样才能取得相应的数据。
若是“管理费用”账户在期末结转前，其借方发生额为7.3万元，则为发生的利息等支出；贷方发生额为0.3万元，则为发生的折扣收益。在进行期末结转后，企业的“财务费用”科目余额应从借方转到贷方，借方为“本年利润”账户，金额为7万元（具体的会计分录为：借：本年利润 7；贷：财务费用 7）。在利润表中填列的“管理费用”的数值最终应该为7万元。在进行损益结转后，“管理费用”账户的借方发生额和贷方发生额都为7.3万元，使得账户最终的余额为零。
由此可见，若是在期间损益结转之后取“管理费用”账户的借方发生额，其数额应为7.3万元；若是取净发生额或者余额，其选取的数值就为零；若是取结转中的数值，其数值则为7万元。那么这个7万元就是所谓的条件发生额，也是填制利润表中的正确数据来源。
值得关注的是，若是在期间损益结转前利用TFS函数来选取数据，可能会由于此时还没有生成结转凭证，而无法选取数据。
二、资产负债表编制存在的问题及对策
资产负债表编制结果存在问题主要体现为资产与负债加所有者权益不相等，具体包括：
1. 在资产负债表生成前，有的记账凭证没有记账。若是在企业的会计月末有未记账的凭证存在，这就表明会计当期的数据没有处理完毕，那么编制出来的报表肯定是存在问题的。
2. 在资产负债表生成前，“制造费用”账户的余额没有结转。会计核算中，应在月末把制造费用结转到相应产品的生产成本中，增加产品的成本。一旦在月末“制造费用”账户期末有余额而没有进行结转，就会使得存货的数值被低估。制造费用在资产负债表中是无法得到反映的，所以就会导致资产负债表的资产与负债加所有者权益不相等。
3. 在资产负债表生成前，损益类账户余额没有结转。当月损益账户在结转后形成利润总额，当月的净利润要转到资产负债表的所有者权益项目中，净利润在提取盈余公积和分配利润后，最后通过未分配利润转入资产负债表中。所以如果当月的损益类账户存在没有结转的余额，就会使得资产负债表中的未分配利润的金额不正确。损益类的余额在资产负债表中是无法得到反映的，所以就会导致资产负债表的资产与负债加所有者权益不相等。
4. 在资产负债表生成前，“待处理财产损溢”账户余额没有结转。根据《企业会计准则》规定，企业的“待处理财产损溢”科目应在期末经过批准处理，把余额转入相应的科目，年末应无余额出现。而且在资产负债表中没有“待处理财产损溢”这个项目，若是在月末“待处理财产损溢”账户没有进行相应的批转处理，也将使得资产负债表的资产与负债加所有者权益不相等。
5. 其他流动资产和其他流动负债取数公式不全面。主要表现为：若是在企业中有代理业务发生，根据准则的规定，受托代销商品应通过委托代销收入科目核算。对于收取手续费的委托代销，就可以用到这个科目了。收到受托代销商品的会计处理为：借：受托代销商品；贷：受托代销商品款。代理业务应该设置“受托代销商品”和“受托代销商品款”。但是现有电算化内置模板生成的资产负债表，由于模板中其他流动资产项目和其他流动负债项目没有设置“受托代销商品”和“受托代销商品款”的取数公式，就会使得公式不完整，最终导致资产负债表的资产与负债加所有者权益不相等。
6. 未分配利润账户取数公式设置不全面。“本年利润”账户在年终结转前也属于未分配利润的范围，因此资产负债表中未分配利润项目应根据“利润分配”和“本年利润”两个账户余额填列。但是在电算化的内置模板中可能只选取了“利润分配”账户数据，由于没有设置“本年利润”账户公式，所以应在实际中对模板加以修正。在会计电算化中，由于此类问题导致资产负债不平衡情况最多，应引起会计人员的注意。
7. 存货项目公式设置不全面。若是财会人员自己设置的取数公式，一般要注意公式的全面性。这是因为存货一般品种较多，账户也比较多，所以有些项目可能疏漏。存货项目一般应包括“库存商品”、“在产品”、“原材料”、“材料成本差异”、“工程物资”等项目。比如“生产成本”这个账户属于成本类项目，但是若该科目有余额，则表示其为在产品，应属于存货项目所包含的项目。
另外，相应的不常发生的业务也容易产生疏漏。例如“受托代销商品”项目，因为这个业务不常见，所以其公式可能不含有这个取数公式。由于行业的特殊性，有调整类账户的企业也应注意，这些账户包含“材料成本差异”、“商品进销差价”、“ 受托代销商品款”、“存货跌价准备”等等。
8. 资产和负债项目中有备抵项目时也容易产生问题。主要有应收账款和预付账款计提的坏账准备、固定资产中计提的累计折旧、无形资产中的累计摊销、相应的资产计提的减值准备、企业融资租赁中长期应付款中的未确认融资费用、长期应收款中的未实现融资收益等。在进行公式设置时，应保证这些项目都是以净额填列，并且注意不能疏漏这些备抵项目。
三、小结
1. 利润表正确编制的三个关键点。第一个关键点：对利润表和期末账户的数据来源有清楚的了解，明白其中的对应关系和数据的流向。第二个关键点：要在损益账户结转到本年利润之前，对利润表进行编制。另外要善于利用净发生额函数（JE）或者期末余额函数（QM）。第三个关键点：如果在损益账户结转到本年利润之后进行了编制，可以利用条件发生函数（TFS）去调整利润表，实现其正确编制。
2. 资产负债表正确编制的四个关键点。第一个关键点：对资产负债表数据和期末账户的数据有清楚的了解，明白其中的对应关系。资产负债表一般项目众多，由此在设置公式的时候要考虑长远，不能只考虑现在。防止新业务如果发生，报表模板的公式不能利用，从而导致一些数据遗漏和丢失。第二个关键点：记账凭证是否全部登记入账，它是保证数据完整的必要程序。第三个关键点：关注特殊科目的余额。例如：制造费用、待处理财产损溢、期间损益等账户是否期末余额没有结转。若没有结转余额，那么就不能编制资产负债表。第四个关键点：检查报表中需要利用公式填制的报表项目，查看其取得的公式设置是否正确和完整。
3. 善于应用报表系统内设置好的报表。软件开发商提供的报表模板为用户提供了方便，但并不能适应各种企业的需求。只有当用户全面和系统地掌握软件数据处理的流程，才能正确地编制报表，以使得外部信息使用者获取正确的会计信息。
主要参考文献
1. 周彦.用友ERP-U872报表模板存在的问题分析.财会月刊，2012；2
2. 钟爱军.用友UFO报表系统应用问题及对策.财会月刊，2013；7