【作　　者】
游旭初 王彩纹

【作者单位】
（江西科技师范大学经济管理学院 南昌 330038 江西省胸科医院 南昌 330002）

【摘　　要】

      【摘要】本文分析企业启用ERP系统进行进销存业务核算与管理时存在的各种初始化数据，并以金蝶KIS专业版为例，阐明初始化数据在期初、期间处理的关键及常见问题，以期为财会实务工作者提供参考。
【关键词】ERP   进销存   初始数据   金蝶KIS

一、ERP环境下进销存管理系统的构成
进销存指企业对采购（进）→入库（存）→销售（销）管理活动的动态管理过程的描述。如图所示，ERP环境下进销存管理系统是集进货、存储、销售及财务于一体的综合信息系统，包括采购管理系统、销售管理系统、仓存管理系统、存货核算系统、应收应付系统、账务处理系统等。
二、金蝶KIS进销存过程描述及初始数据分析
进，指询价→采购→入库与付款的过程；销，指报价→销售→出库收款的过程；存，指盘点、调拨、退货、领料等影响库存数量的出入库的过程。
（一）进过程描述及初始数据分析
进过程描述：①采购部门根据企业的实际需求制定采购计划；②采购部门通过询价、比价等方式确定供应商，并向其下发采购订单；③供应商按照订单的要求定期定量发货、开票；④采购部门待货票到达时，验收货票，并申请付款；⑤验货后，库存管理部门组织入库，并填制入库单；⑥验票后，财务部门往来会计填制采购发票形成应付账款，如付款则填制付款单，核销应付账款；⑦月末，成本会计、往来会计根据入库单、采购发票及付款单的具体情况对应付账款、入库成本进行相应处理生成记账凭证。在ERP系统启用时，未完成的业务必须作为系统的初始数据录入，待后续相关业务发生时再进行处理。
 进过程初始数据分析：完整的采购业务：采购订单→采购入库单→采购发票→付款单→相关记账凭证。采购未完成的业务主要包括：①货到票未到未付款的“暂估入库业务”；② 无论货到与否票到但未付款的“赊购业务”；③无论货到与否票未到但已付款的“预付款业务”。
（二）销过程描述及初始数据分析
销过程描述：①企业根据自身产品的特点及竞争对手的情况，对不同类型的客户制定报价方案；②客户来企业购货，企业销售部门根据客户的类别及信用情况向客户报价，并填制销售订单；③企业销售部门按照订单的要求定期定量发货、开票；④发货时，库存管理部门组织出库，并填制出库单；⑤开票后，财务部门往来会计填制销售发票形成应收账款，如收款则填制收款单，核销应收账款；⑥月末，成本会计、往来会计根据出库单、销售发票及收款单的具体情况对应收账款、出库成本进行相应处理生成记账凭证。
销过程初始数据分析：完整的销售业务：销售报价→销售订单→销售出库单→销售发票→收款单→相关记账凭证。销售未完成的业务主要包括：①已发货未开票未收款的“未核销出库业务”；②无论货是否发出已开票但未收款的“赊销业务”；③无论货是否发出未开票但已收款的“预收款业务”。
（三）存过程描述及初始数据分析
存过程描述：存过程除采购入库及销售出库以外，主要包括以下业务：①盘点——备份待盘点数据→打印待盘点表→输入盘点数据→编制盘点报告表→生成盘盈盘亏单据→相关记账凭证；②调拨——实仓同实仓、实仓同虚仓、虚仓同虚仓→相关记账凭证；③其他出入库——不参与进销管理的入出库业务，如赠品的入出库。
存过程初始数据分析：存过程中的初始数据是ERP软件启用时，各种货物结存的“存货”初始数据。
三、KIS专业版进销存初始数据处理
（一）进销存初始设置
案例1：东风电脑公司是一家批发企业，为增值税一般纳税人。2013年1月开始使用金蝶KIS专业版进行财务、业务一体化企业信息化管理，启用往来业务核销，暂估差额采用单到冲回生成方式。公司有供货商（海华公司）和客户（天河电脑销售部）；设有总库、批发库两个仓库；有笔记本电脑和台式电脑两种商品；计量方式采用数量组下设箱和件（1箱=5件）；商品计价方法采用加权平均法；商品科目为库存商品。
初始数据：①期初存数据，期初账面总库中有笔记本电脑101箱（6 000元/件）、台式电脑200箱（4 000元/件）；②期初进数据（见表1）；③期初销数据（见表2）。

1. 软件环境设置。①系统参数设置：基础设置→财务参数→启用往来业务核销；基础设置→业务参数→暂估差额生成方式点选单到冲回；②计量单位设置：基础设置→计量单位→点击新增设置数量组→在数量组下新增件、箱具体单位；③核算项目设置：供应商：基础资料→核算项目→客户下新增供应商海华公司，客户、仓库、商品按资料类似设置；④会计科目设置：基础资料→会计科目→应收账款（预收账款）→点击修改→点选往来业务核算→核算项目下添加客户辅助核算，应付账款（预付账款）类似设置为往来业务核算、供应商辅助核算。
2. 初始数据录入。①“存货”初始数据：初始化→存货初始数据→在总库中分别填入笔记本电脑和台式电脑的期初数量101、200以及期初金额3 030 000、4 000 000；②“预付款业务”的预付账款，“赊购业务”的应付账款初始数据：初始化→应收应付初始数据→点选供应商→通过供应商代码找到海华公司→点击明细（按资料填入预付、应付账款的明细）；③“暂估入库业务”的初始数据：初始化→暂估入库单→点击新增→按资料填入（实收数量：10箱；单价：30 000元）→保存后审核；④“预收款业务”的预收账款、“赊销业务”的应收账款初始数据：初始化→应收应付初始数据→点选客户→通过客户代码找到天河电脑销售部→点击明细（按资料填入预收、应收账款的明细）；⑤“未核销出库业务”的初始数据：初始化→未核销出库单→点击新增→按资料填入（实收数量：10箱；单位成本、销售单价：40 000元）→保存后审核。
3. 期初数据传递。①存货初始数据传递：初始化→存货初始数据→选择总库→点击对账→点击传递；②应收应付初始数据传递：初始化→应收应付初始数据→点击文件→点击传递到科目初始化→设置总账往来对账科目→点击确定传递初始数据。业务期初数据传递后，实现业务初始数据与总账相关科目初始数据的对账平衡。初始化完成后启用业务系统，进入日常业务处理。
（二）进销存初始数据处理
案例2 ：接案例1，2013年1月1日，进行库存盘点（笔记本电脑100箱、台式电脑200箱），并全部转入批发库进行销售。2013年1月10日，收到海华公司10箱笔记本电脑发票并支付该货款351 000元及10箱台式电脑余款134 000元（预付款冲抵部分货款100 000元）。2013年1月20日，开具2箱笔记本电脑发票给天河电脑销售部并收到该货款和2箱台式电脑余款60 200元（预收款冲抵部分货款10 000元）。
1. “存”初始数据处理。①盘点业务：仓存管理→盘点→点击新建（选择总库，对总库进行备份）→盘点（打印物料盘点表）→根据盘点的数据在物料盘点表中录入（盘点数量：笔记本电脑 100、台式电脑 200）→点击编制（生成物料盘点报告单）→点击盘盈或盘亏（本案例点击盘亏生成盘亏损毁单并审核）→存货核算→存货出库核算→业务生成凭证（分录：借：待处理财产损溢30 000；贷：库存商品30 000）。②调拨业务：仓存管理→调拨→新增调拨单保存后审核。本案例系同价调拨可以不生成凭证，若是异价调拨需生成凭证（存货核算→业务生成凭证）。
2. “进”初始数据处理。①暂估入库业务（10箱笔记本业务）：采购管理→采购发票（按资料填入）→保存、审核后钩稽→存货核算→外购入库核算。单到冲回方式：生成一张红字入库单冲销期初暂估入库单，并根据采购发票生成正确的入库单；差额调整方式：根据采购发票生成一张补差入库单）→业务凭证生成。采购发票分录：借：库存商品300 000，应交税费——应交增值税——进项税51 000；贷：银行存款——建行351 000；采购入库单分录：红字入库单，借：应付账款——暂估应付款300 000；贷：库存商品300 000。蓝字入库单，借：库存商品300 000；贷：应付账款——暂估应付款300 000。②应付、预付业务（10箱台式电脑业务）：应收应付→核销单（核销类型：预付冲应付；供应商：海华公司；预付单据：源单类型（期初预付）、核销金额（100 000）；应付单据：源单类型（期初应付）、核销金额（100 000））→应收应付生成凭证（借：应付账款——海华公司100 000；贷：预付账款——海华公司100 000）；应收应付→付款单（表头（供应商：海华公司；表头付款金额134 000）、表体（本次核销：134 000））→应收应付生成凭证（借：应付账款——海华公司134 000；贷：银行存款——建行134 000）。
3. “销”初始数据处理。①未核销出库业务（2箱笔记本业务）：销售管理→销售发票（按资料填入）→保存、审核后钩稽→存货核算→业务生成凭证（借：银行存款——建行93 600；贷：主营业务收入80 000，应交税费——应交增值税——销项税13 600）。如销售出库成本与未核销出库的成本有出入需通过期初成本调整。②应收、预收业务（2箱台式电脑业务）：应收应付→核销单（核销类型：预收冲应收；客户：天河电脑销售部；预收单据：源单类型（期初预收）、核销金额（10 000）；应收单据：源单类型（期初应收）、核销金额（10 000））→应收应付生成凭证（分录：借：应收账款——天河电脑销售部10 000；贷：预收账款——天河电脑销售部10 000）；应收应付→收款单（表头（客户：天河电脑销售部；表头收款金额 60 200）、表体（本次核销：60 200））→应收应付生成凭证（分录：借：银行存款——建行60 200；贷：应收账款/天河电脑销售部60 200）。
（三）进销存初始数据处理常见问题解析
1. 存货期初数量及金额无法录入。该存货的计价方法与批号有关，需点击相应存货“批次/顺序号”后录入。
2. 启用业务系统时，出现出入库单据未确定成本或未审核不能启用。期初的出入库单据有暂估入库单和未核销出库单。如出现未审核不能启用，则需在这两类单据中找出未审核单据并审核；出现未确定成本不能启用，需在未核销出库单中将未填入成本的单据添加成本。
3. 启用业务系统后，发现期初的数据未录入。启用业务系统后没有进行相关业务处理或业务较少时，可以直接反初始化后补录，或对处理的业务进行逆序操作清除所做业务并反初始化后补录。启用业务系统后发生业务多期：①对于暂估入库单，可以手工生成补差凭证或用红字凭证冲回后根据发票生成采购业务相关凭证；②对于未核销出库，在账务处理系统中直接冲回出库货物并确定收入及成本或生成冲回出库货物凭证后填制发票并根据发票生成销售收入及成本相关凭证；③对于存货及应收应付未录入，首先引出所有业务单据，恢复备份的未结束初始化的账套完成补录后再启用业务系统，然后引入所有业务单据。
主要参考文献
1. 毛华扬，李帅.会计电算化原理与实务——基于金蝶KIS.北京：中国人民大学出版社，2012
2. 王晖，王巧云，魏玮玲.ERP环境下购销业务初始数据处理.财会月刊，2011；28