【作　　者】
郝金岩 郝建民

【作者单位】
（青岛理工大学财务处 青岛 266033）

【摘　　要】
      一、委托银行代发业务中存在的风险和漏洞
1． 委托银行代发业务环节大多呈现“开环”结构。现金发放模式一般由制表、发放、领取人签字这几个环节组成，这样的业务流程已形成闭环结构，经过了这几个环节，一笔现金发放业务即告结束。但是，现在的委托银行代发模式一般设计成这样的几个环节：制表（包括电子表以及单位存档用的纸质表，下同），单位将电子表传给银行委托银行发放，银行发放。还有一种更简单的发放模式就是：制表，单位自己通过网上银行自行发放。从委托银行发放和现金发放的业务环节对比来看，委托银行发放的业务环节少了领取人签字这一环，也就是说，没有证据表明领取人是否收到了款项。因此，委托银行发放业务很明显没有形成闭环结构，业务似乎没有结束。委托银行发放业务的业务环节存在先天性的缺陷。
2． 会计档案管理存在缺陷。在会计档案管理上，现金发放模式中所有的业务“痕迹”（纸质发放表，领取人的签字）都被完整地保存在会计档案中，真正做到了有据可查。而在委托银行发放业务中，业务“痕迹”包括纸质表和电子表。从笔者目前了解到的情况来看，纸质表被作为档案的一部分存档，很少有单位将电子表存档。从委托银行代发业务的流程来说，用于记录发放业务“痕迹”的电子表，比纸质表更为重要，作用更直接。但是在会计档案中，却没有发放用的电子表，最直接的原始依据无从可见，也就失去了会计档案管理的意义。
3． 在业务处理中没有将稽核置于重要地位。传统的现金发放模式是由一人制作纸质表的，委托银行代发业务下除了纸质表外还增加了电子表的制作，而电子表又直接和发放项目相关。很多单位仍采用一人既制作纸质表又制作电子表的方法，由于缺乏稽核或者稽核不严格，会出现很多意外的甚至故意的错误。比如银行账号的错误，就会引起发放项目打到不应该打到的账号里去。岗位设置不合理，稽核职责没有被严格执行，都会引起委托银行代发业务中的风险和漏洞。
4． 数据传递过程存在漏洞。现金发放模式中自始至终都以纸质表作为依据，纸质表上的签字、盖章明确了责任归属。而电子表在制表、传递、发放的过程中，制表人、出纳、会计都可能有意或无意地干预电子表中的数据，并且不留下像纸质表上的签字盖章这些明确责任的痕迹。而且，电子表的更改具有更大的隐蔽性，不容易被发觉。如果采用将数据传给银行由银行代为发放的办法，又没有与银行签订加密传输协议，那么在数据传递过程中必然会以透明度很高的明文传送，一旦数据被篡改，将会导致责任不清、原因不明的尴尬境地。
二、防范对策
1． 完善数据传递环节，加强内部控制，重视稽核功能。在单位内部建立具有电子签章功能的OA办公系统，电子表必须通过OA系统来传递。确定每个人在制表、传递、审核、发放过程中的权限，尽可能做到有较少的人员有权修改数据。加强审核功能，着重审核以下项目：纸质表的每个人的发放额的累加与合计数是否一致；电子表的每个人的发放额的累加与合计数是否一致；纸质表与电子表的发放人数是否一致；电子表中姓名与银行账号是否对应；电子表与纸质表是否一致。对于没有OA系统的单位，可指定一人为制表人，且仅此人具有修改权限。数据在传递过程中予以加密，设为只读，审核人员只能浏览。一旦审核出错误，则返回制表人修改后重新审核。
2． 采取多种方式使委托银行代发业务的各个环节呈现“闭环”结构。可以让职工在确认款项到账后在发放表上补签字。职工签字，意味着其已收到款项，责任和义务都已明确，一笔发放业务正式完结。而且签字的发放表就作为原始档案存放，备后查阅。也可以要求银行提供代发业务的交易明细，并予以签章。通过交易明细表，可以看到人员姓名、卡号、发放金额。这些原始的发放记录，表明款项已经无误地打到职工的卡上，这笔发放业务已完成。
利用银行的短信通知系统，在款项成功打到职工的银行卡上后，短信通知职工发放的项目以及金额。如果有问题，让职工在收到短信的几日内到财务部门查询。超过了这个时间没有反馈的，视同职工已收到款项，相当于职工默认签字。当然，要提前同职工签订一个协议，内容是收到发放短信几日内没有反馈，视同职工默认已收到款项。
3． 电子表要作为财务档案保存。既然作为原始凭据的纸质资料必须存档，那么，在委托银行代发业务中的原始依据 ——电子表，也应存档作为备查。况且，为了满足银行代发的要求，发放用的电子表在更多时候与纸质表并不相同，它需要有满足银行代发所必需的格式和项目，这些独具的格式和项目恰恰是委托银行代发业务的最直接的原始依据。从这个角度来说，电子表比纸质表更应当存档。○