【作　　者】
韩福才

【作者单位】
（商丘职业技术学院经贸系 河南商丘 476000）

【摘　　要】

      【摘要】本文通过对会计工作中遇到的案例进行分析，探讨总账系统材料出库数量有误、核算系统材料出库数量正确这种情况下的三种解决方案，并对方案进行了分析比较，选出最优方案。
【关键词】用友T3   材料数量   错误   更正方法        一、案例介绍
某工业企业采用用友T3标准版财务软件，启用总账、采购、销售、库存以及核算系统。该企业以猪脂为原材料，生产饲料油脂产品。2012年12月，生产车间领用原材料200 000公斤，仓库保管已发出材料，在库存系统已经录入。月末，成本核算会计在核算系统正常记账，在总账系统中将领用材料200 000公斤误当做2 000 000公斤，金额正确。于2013年1月末发现此错误，此时2012年度的账已结。
从图1可以看出，2012年12月核算系统材料发出为200 000公斤，金额为650 600元，结存数量为380 756.69公斤，结存金额为1 238 539.98元。从图2可以看出，2012年12月总账系统材料发出为2 000 000公斤，金额为650 600元，结存数量为-1 419 243.31公斤，结存金额为1 238 539.98元。通过分析，核算系统材料发出与总账系统材料发出，二者相差数量200 000-2 000 000=-1 800 000（公斤）；核算系统材料结存与总账系统材料结存，二者相差数量为380 756.69-（-1 419 243.31）=1 800 000（公斤）；材料发出和结存的金额没有变化。
二、错账处理方法
通过以上分析可知，总账系统与核算系统材料出库金额一致，数量不一致，总账系统数量错误。下面探讨一下这类错账的更正方法。
（一） 取消结账法
      当月未发现，以后月份发现，只能取消结账，然后修改。在总账中由账套主管进行反结账和反记账，由审核人员取消审核，如此操作至2012年12月份，然后修改。
      方法评点：取消结账法适用范围广，能够恢复到正确状态，账面不显示错误记录；缺点是操作复杂，工作量大，涉及的操作人员多。该案例可以采用此法，采用此法的结果是2013年1月份做的记账凭证全部作废、2013年度账作废，业务修改更正后，2012年12月重新记账和结账，重新建立2013年度账，重新把2013年1月份的记账凭证做一遍。
（二）直接修改法
      当月发现，尚未结账，可以直接修改。在总账中找到错误的凭证，如图3所示，用鼠标双击数量单价辅助项，弹出辅助项窗口，把数量修改为200 000，单价为空，确认即可，如图4所示。

方法评点：直接修改法简单直观，容易操作，见错即改，可立即恢复到正确状态，账面不显示错误记录；缺点是只能在当月没有结账时适用。该案例不适合此法。
（三）调整凭证法
      在总账系统中直接做一个调整数量的凭证，然后在总账系统中记账。2012年12月末总账系统结存比核算系统结存数量少1 800 000公斤，又可分为两种情况进行处理：
1. 减少材料出库数量，保持金额不变。做两笔会计分录，一个红字，一个蓝字，数量不同，金额相同。
红字会计分录：
借：生产成本——饲料油脂生产成本（基本材料成本）
1      
    贷：原材料——猪脂         1 （数量： 1 800 000 ）  
蓝字会计分录：
借：生产成本——饲料油脂生产成本——基本材料成本
1     
    贷：原材料——猪脂   1 （数量：0）  
两个会计分录相抵后，材料出库数量减少1 800 000公斤，金额没有改变。具体操作如下：在总账中增加红字记账凭证，在辅助项中录入数量为 -1 800 000公斤，单价为空，确认后保存，详见图5。录入完成后的红字凭证详见图6。
在总账中增加蓝字记账凭证，在辅助项中录入数量为空，单价为空，确认后保存，详见图7。录入好的蓝字凭证见图8。
从图9可以看出，2013年1月31日，通过凭证调整材料的数量，使总账中的原材料明细账材料少出库1 800 000公斤，金额没有发生变化，期末结存数量为100 000公斤，金额为278 107.14元。与图10核算系统的原材料明细账的期末结存数量、金额完全一致。2. 增加材料入库数量，保持金额不变。做两笔会计分录，一个蓝字，一个红字，数量不同，金额相同。
蓝字会计分录：
借：原材料——猪脂   1 （数量：1 800 000 ）     
    贷：生产成本——饲料油脂生产成本（基本材料成本）           1  
红字会计分录：
借：原材料——猪脂        1 （数量：0 ）     
    贷：生产成本——饲料油脂生产成本（基本材料成本）           1   
两个会计分录相抵后，材料入库数量增加1 800 000公斤，金额没有改变。具体操作如下：在总账中增加蓝字记账凭证，在辅助项中录入数量为1 800 000公斤，单价为空，确认后保存，详见图11。录入好的蓝字凭证详见图12。

在总账中增加红字记账凭证，在辅助项中录入数量为空，单价为空，确认后保存，详见图13。录入好的红字凭证详见图14。
2013年1月31日，通过凭证调整材料的数量，使总账中的材料多入库1 800 000公斤，金额没有发生变化，期末结存数量为100 000公斤，金额为278 107.14元，与核算系统材料的期末结存数量、金额完全一致。
方法评点：调整凭证法操作简单，业务量小；缺点是账面保留错误记录。
      减少材料出库数量法和增加材料入库数量法的结果相同，过程不同。结果相同是指更正后库存材料余额的数量一致。减少材料出库数量法，使材料的入库数量累计和出库数量累计与正确出库时材料的入库数量累计和出库数量累计完全一致，因为多出库1 800 000公斤与少出库1 800 000公斤相互抵消。增加材料入库数量法，使材料的入库数量累计和出库数量累计与正确出库时材料的入库数量累计和出库数量累计不一致，入库数量累计比正确的多1 800 000公斤，出库数量累计比正确的少1 800 000公斤。所以，本案例采用减少材料出库数量法进行更正，结果合理。
三、结束语
本文中的案例出错的根本原因在于会计做账时没有按照核算系统直接生成凭证传到总账系统。直接修改法和取消结账法是用友财务软件最常用的处理方法，调整凭证法是笔者根据此案例探讨出的一种处理方法，在此提出来与读者分享。
主要参考文献
王朝晖.财务软件应用实务.厦门：厦门大学出版社，2007