【作　　者】
张清亮

【作者单位】
（山东经贸职业学院财政金融学院 山东潍坊 261011）

【摘　　要】

      【摘要】会计电算化环境下报表编制者通常会遇到两大难点问题，一是编制的资产负债表借贷方期末合计数不相等，二是编制的利润表中部分项目的数据容易出现错误，而且这两大问题很难找到根源。本文从期末损益类科目结转金额出错、报表模板取数函数设置不当等多个角度对上述问题进行了剖析，并为报表编制者解决上述难点问题提供了对策。
【关键词】会计电算化   资产负债表   利润表

      在会计电算化实务中经常会出现这种情况：会计分录编写正确，记账也没问题，但编制的会计报表总是或多或少出现一些错误，比如说最为常见的资产负债表期末借贷不平问题，而当查找导致这些错误的根源时又感觉无从下手。鉴于此，笔者以初级会计电算化考试所用财务软件——用友T3（用友通标准版）为例，结合自己的教学经验以及为企业编制报表的工作经验，对报表编制过程中遇到的难点问题进行剖析。
一、资产负债表
1. 期末损益类科目结转金额出现错误。有很多人认为，只要每笔会计分录借贷方合计数相等，据此编制出的资产负债表期末借贷方合计数一定相等。严格来讲，上述观点适用于一般业务，但如果是期末损益结转分录出现了金额错误，即使分录借贷方合计数相等，也会导致报表期末借贷方合计数不等。
（1）案例介绍。假设某公司与损益类科目相关的分录有以下几笔：a.借：管理费用500；贷：库存现金500。b.借：销售费用600；贷：银行存款600。c.银行存款11 700；贷：主营业务收入10 000，应交税费——应交增值税（销项税额）1 700。d.借：主营业务成本7 000；贷：库存商品7 000。接下来将上述损益类科目余额结转到“本年利润”科目：e.借：本年利润8 400；贷：管理费用500，销售费用900，主营业务成本7 000。f.借：主营业务收入10 000；贷：本年利润10 000。h.借：本年利润1 600；贷：利润分配——未分配利润1 600。
（2）案例分析。上述每笔分录的借贷方合计数都是相等的，但是在e分录中笔者故意将“销售费用”的金额“600”错写成了“900”。现在我们看一下这种错误到底会不会导致资产负债表期末借贷方合计数的不等。
假设该公司本期只有上述七笔业务，则其资产负债表借贷方各项目本期发生额的合计数为：借方项目本期发生额合计数=-500（库存现金）+11 100（银行存款）-7 000（主营业务成本）=3 600；贷方项目本期发生额合计数=1 700（应交税费）+1 600（未分配利润）=3 300。由于资产负债表期初借贷方余额合计数都相等，因此如果本期发生额借贷方合计数相等，则期末余额合计数肯定相等。然而现在的借方发生额合计数为3 600，贷方发生额合计数为3 300，因此报表期末借贷方合计数肯定不相等。仔细分析，两者的差额300实际上就是“销售费用”在结转时出现的错误差额。
（3）结论。当资产负债表期末借贷方合计数不相等时，不能仅仅检查所做的分录借贷方合计数是否相等，还要核实期末损益类科目结转金额有没有出现错误。
2. 资产负债表模板中部分取数函数设置不当。很多报表编制者认为，报表模板中的取数函数都是正确无误的，这种想法是错误的。一方面，财务软件从开发到应用有一定的时间差，在此期间实务中可能会出现一些新变化，而财务软件却未能得到及时升级更新；另一方面，不同企业在会计科目选择、设置上有各自不同的要求，因此报表模板中的取数函数有些是不合适的，需要做出调整。
（1）“应收账款”、“预付账款”、“应付账款”及“预收账款”等项目的取数函数。根据企业会计准则的相关规定，资产负债表中“应收账款”项目，应根据“应收账款”、“预付账款”两个科目所属明细科目的期末借方余额，以及“坏账准备”科目的期末余额填列。而报表模板中该项目期末余额的取数函数是这样定义的：QM（“1122”，月，，，年）-QM（“1231”，月，，，年）。即：到相应总账模块中取当前登陆会计期间“应收账款”账户的期末余额，再减去“坏账准备”账户的期末余额。
显然，该函数与企业会计准则的相关规定并不一致，它没有考虑“预付账款”的借方余额。所以，该函数应调整为：QM（“1122”，月，，，年）+ QM（“1123”，月，，，年）-QM（“1231”，月，，，年）。
同理，该项目期初余额取数函数应由QC（“1122”，全年，，，年）-QC（“1131”，全年，，，年），调整为QC（“1122”，全年，，，年）+QC（“1123”，全年，，，年）- QC（“1131”，全年，，，年）。“预付账款”、“应付账款”及“预收账款”三个项目的取数函数同样存在类似问题，故可以参照上述思路对它们做出相应调整，此处不再展开论述。
（2）“未分配利润”项目的取数函数。报表模板中关于“未分配利润” 项目期末余额的取数函数是这样设置的：QM（“4104”，月，，，年）。即：到相应总账模块中取当前会计期间“利润分配”账户的期末余额。一般来说，“未分配利润”项目期末余额应该取“利润分配”和“本年利润”两账户的期末余额之和，但由于“本年利润”账户年终无余额，因此对于年度报表来说，该函数是没问题的。但如果编的是非年度报表，则“本年利润”账户一般是有余额的，所以此时取数函数应调整为：QM（“4104”，月，，，年）+QM（“4103”，月，，，年）。而且调整后的这个函数同样适用于年度报表的编制，因此建议用该函数代替QM（“4104”，月，，，年）。
同理，“未分配利润”项目的期初余额取数函数由QC（“4104”，全年，，，年），调整为QC（“4104”，全年，，，年）+QC（“4103”，全年，，，年）。
（3）需要灵活设置的部分项目的取数函数。此类项目主要包括“一年内到期的非流动资产”项目及与其相关的“长期应收款”、“持有至到期投资”和“长期待摊费用”项目，以及“一年内到期的非流动负债”项目及与其相关的“长期借款”、“长期应付款”、“应付债券”等项目。之所以说需要灵活设置，是因为“长期应收款”、“持有至到期投资”、“长期借款”等六个项目下设的明细账离到期日的时间如果不满一年，则需要重分类到“一年内到期的非流动资产”或“一年内到期的非流动负债”项目中去，进而要调整它们的取数函数。但在会计电算化环境下，很多人忽视了这些项目间可能出现的重分类关系。
假设某单位从2013年1月份开始，有两个非流动资产的明细账户离到期日不到一年，分别是“长期应收款——A公司（编码：153101）”、“持有至到期投资——E公司（编码：150103）”。则相关项目期末余额取数函数需做如下调整：

同理，“一年内到期的非流动负债”及与其相关的项目取数函数可以参照上表思路进行调整，在此不做赘述。
二、利润表
1. 取数函数存在的问题。现行企业会计准则将利润表的格式进行了修订，由原先的“本期数”、“本年累计数”两个栏目改成了“本期金额”和“上期金额”，但对如何填制并未做出明确说明。因此，目前实务中这两个栏目的填法也是“五花八门”，以“本期金额”栏为例，有填本月数的，也有填年初至本月末累计数的，等等。而在会计电算化考试中，由于报表编制类试题基本是以某个月为例进行设计，所以在平时的教学中，部分教师也想当然地认为“本期金额”栏就应填本月的发生额，这种理解是错误的。笔者认为，“本期金额” 依据本年初至本月末累计数填列、“上期金额”依据上一年同期的“本期金额”填列更为科学、合理。然而，笔者发现利润表模板中“本期金额”各项目函数取得却是“本月发生额”，“上期金额”栏没有设置对应的取数函数。下面以“财务费用”项目为例进行分析。
（1）“本期金额”栏对应取数函数分析。利润表模板对“本期金额”栏中“财务费用”项目的取数函数是这样设置的：FS （“6603”，月，“借”，，年），意思是到相应总账模块中取当前会计期间“财务费用”账户的借方发生额。这显然是不合理的，应该根据本年初至本月末累计发生额填列。因此，取数函数应调整为：LFS （“6603”，月，“借”，，年）。
（2）“上期金额”栏对应取数函数分析。由于利润表模板对“上期金额”栏中所有项目都没有设置具体的取数函数，所以笔者仍以“财务费用”项目为例设置一下该项目的函数，即：select（B10，年@=年+1 and 月@=月），意思是取上一年本月报表中B10单元（财务费用）的本期金额。
同理，利润表中其他栏目取数函数可参照上述思路进行相应调整。
2. 特殊业务处理不当的问题。此处的特殊业务是指本应采用红字处理，却被会计人员采用蓝字处理的与损益类科目相关的业务。
假设H公司1月31日收到开户行确认存款利息的通知，应确认利息收入2 000元。该笔业务理论教学中往往做如下处理：借：银行存款2 000；贷：财务费用2 000。
该分录理论上是可以讲通的，但是“财务费用”科目的默认方向是“借方”，而且“财务费用”取数函数是取其“借方”发生额。所以如果按照上述方式处理，把2 000元的利息收入列入 “财务费用”账户的“贷方”，则函数LFS （“6603”，月，“借”，，年）就无法获取到这个数据，导致数据丢失，自然最终生成的报表数据就是错误的。
对此，笔者建议如下：做会计分录“借：银行存款 2 000 ，财务费用 2 000 ”（注：此处代表红体字）。该分录比较特殊，只有借方没有贷方，但它是此类业务在实务中常用的正规处理方式。该方式下，将2 000元的利息收入以“红字形式”列入“财务费用”的“借方”，与取数函数LFS （“6603”，月，“借”，，年）保持了一致。这样就解决了数据丢失、报表数据错误的问题。
主要参考文献
1. 中国会计学会编写组.初级会计电算化.北京：经济科学出版社，2012
2. 周彦.用友ERP-U872报表模板存在的问题分析.财会月刊，2012；2