【作　　者】
刘秀华

【作者单位】
（临沂大学审计处 山东临沂 276005）

【摘　　要】

      【摘要】随着会计信息电子化的不断发展，在正常账务处理模块的外部，可以挂接财务信息查询平台与财务预约报销，提高财务工作效率与质量，本文重点讨论财务预约报销系统设计过程中经常遇到的几个问题，并对其进行了分析，提出了解决对策。
【关键词】预约报销   结构布局   问题对策

      随着会计信息电子化的不断发展，满足高校外部与内部各类会计信息的需要，实现账务立体式、多维式的账务结构转变，在正常账务处理的基础上，增加了部门核算、项目核算、暂付款核算、暂存款核算、财务信息网上查询、财务预约报销、报销叫号系统、报销短信息发送等辅助模块，极大地提高了财务工作效率，使财务工作结构发生了质的变化。本文根据实践经验重点讨论财务预约报销系统设计过程中经常遇到的几个问题，并对其进行了分析，提出了解决对策。
一、报销分类
会计的分类比较多，比如按经济用途可以分为人员经费、商品服务经费、个人家庭补助经费、基建经费、信贷资金；按照功能可以分为高等教育、应用技术、离退休、财政暂存等；按照资金来源可以分为国库、专户、往来；按照资金性质可以分为预算内、预算外、往来款；按照部门分类可以分为机关、教学、教辅、后勤；按照项目分类可以分为各个具体的项目；按照经费类别分类可以分为日常经费、项目经费、创收经费、配套经费等；按照支出类别可以分为基本支出、项目支出；按照级别可以分为中央资金、省级资金、市级资金；按照课题可以分为国家自然科学资金、软科学、科学家基金等。但是以上这些分类并不能满足财务预约报销的要求，因为大多数教职工不懂会计知识，让老师们去判断每笔支出属于哪个分类是不现实的，如何让老师们非常简单地判断出属于哪个分类，必须从千差万别的会计业务中进行归纳与总结。
第一，借款业务比较特殊，大多数单位对职工借款的管理比较严格，设置专门的会计软件模块进行核算，不同项目性质的借款审批与冲借手续不同于正常的业务报销，涉及借款审批单、借款单、暂付款结算单、报销单据等多种票据类型，牵扯的会计科目与项目比较复杂，特别是冲借业务更是与暂付款核算模块挂接，老师们在进行预约报销时有权力选择冲销哪个项目的哪张借条，因此应将借款与冲借业务单独划为一类。
第二，差旅费报销业务也比较特殊，因为所有报销业务中，只有差旅费报销涉及出发补助，导致报销金额与票据金额不一致，出发补助需要按照规定标准另外填写报销金额，单据格式比较复杂，需要预约报销软件单独设计此类表格。大多数单位对出发标准有单独的规定，操作比较麻烦，因此应将差旅费报销业务单独划为一类。
第三，如果报销分类设计太多，将会影响老师们的判断，因此除上述两项特殊业务外，其他报销单独作为一类，单据格式内容与报销手续差别不大。经过上述分类后，既保证了账务处理的高效与质量，又将老师们与财务人员紧密地结合在一起。
二、报账类型
在高校的财务预约报销中，大多数老师不懂会计，所以让老师们帮助财务人员制作会计分录是不现实的，如果按照会计科目设计不同的录入界面，将是一个庞大的工程，并且操作界面不停变化，老师们将会无从做起，导致财务预约效果大打折扣。经过仔细分析，我们不难发现，会计科目尽管较多，还是有规律可循的，比如“结转自筹基建”科目，全年业务量很小，业务比较特殊，如果全部实行预约报销办法，效果不一定好，所以对全年业务量较小、处理比较复杂的业务可以不采取预约报销的办法，或者采取预约报销与财务柜台报销相结合的办法。
在财务报销中大多数业务属于正常经费报销与科研课题报销，一小部分属于往来款报销，因此我们不妨将所有报销业务分为正常经费报销、科研课题报销与往来款报销三类。其中正常经费报销业务大多数对应事业经费支出科目，科研课题报销对应科研事业支出科目，往来款报销业务大多数对应应付及暂存款科目，各分类的明细会计科目基本一致，为财务软件的编写提供了规范的模本。可以将所有报销业务设计为正常经费报销、科研课题报销、往来款报销三种界面，分别对应不同的操作界面，同时在账务辅助核算处理模块设置项目时填写报销类型，不需老师们去选择操作哪种界面，只需选中项目后，系统将会自动调出对应的操作界面，然后按照提示一步一步地操作即可。经过上述处理后，老师们就会在不知不觉中帮助财务人员填写了报销业务的摘要、会计科目、部门、项目、借贷金额与附件张数，财务人员通过扫描枪将上述信息读取到账务处理模块，自动生成记账凭证，然后在此基础上结合实际报销票据对记账凭证信息进行简单地修改，即可完成业务报销过程，既能简化会计报销过程，又能保证会计科目与项目的准确性。
三、控制措施
为保证会计信息的正确性，在正常处理流程中如果出现下列情况时，应中断预约流程：①项目余额小于零（包含以前已经预约但尚未办理报销手续的预约记录）；②冲借业务找不到借条；③预约失败记录太多；④因存在逾期不归还借款导致项目被冻结。但是在实际运行过程中，因老师们的电脑硬件配置、操作系统、浏览器系统、软件参数设置等情况千差万别，数据交换软件难以提取当月新变化的项目指标增减情况，导致大量的预约失败记录，影响财务预约效果。为了解决这个问题，可以适当降低预约控制要求，删掉部分数据控制公式，让老师们顺利地通过财务预约过程。同时提高财务人员的控制技术，拒绝报销不符合会计要求的业务，保证会计信息质量。
四、支付方式
高校财务工作中资金传统的支付方式主要包括现金、支票、电汇三种。现金支付成本较高、风险较大，难以批量操作，必须配备专业的武装押运人员与工具，现金支付难以留下完整的支付痕迹，给经济侦查工作带来不利。支票与电汇的填写与盖印鉴的要求很高，工作量很大，支票的登记、对账与核销手续烦琐，支付期限较长，容易形成期末未达账项，造成支付不便。在当今电子信息技术日益成熟的情况下，应逐步取消现金、支票、电汇结算方式，逐步采取网上银行支付方式。
网上银行支付方式虽然存在网络诈骗等缺点，但只要措施严密这些缺点是可以避免的。另外，网上银行支付方式具有资金即时到位、不存在未达账项、随时监控银行对账单、支付成本小、资金风险小、操作简单等优点。网上银行支付分为对公网银与对私网银两种方式，对公网银业务应根据委托付款单的支付信息进行操作支付，对私网银业务可以采取批量操作办法，采取专门的汇总软件，在几分钟的时间内完成几百笔甚至几千笔的付款。经过上述整理，可以在财务预约的支付方式中设置网上银行支付方式与冲销借款结算方式，也就是说报销的最后结果不是支付了资金就是冲销了借条，简化了操作过程，使整个财务预约报销过程变得更加简单清晰。
主要参考文献
李敏，关应守.网上预约报销在高校的实践与探索.教育财会研究，2012；2