【作 者】
程 平1，2，3（博士生导师），施先旺2，3（博士生导师），万章浩1，2
【作者单位】
1.重庆理工大学会计学院，重庆400054；2.重庆理工大学云会计大数据智能研究所，重庆400054；3.中南财经政法大学会计学院，武汉430073
【摘 要】
【摘要】大数据、云会计等信息技术的快速发展与应用为业财一体化提供了良好的技术支撑。在分析采购活动业务流、资金流和信息流的理论基础上，构建了基于业财一体化的采购活动大会计模型，并从财务会计、管理会计应用及业财一体化管控平台等角度分析该模型的具体应用及价值，以期为大数据环境下企业采购活动管理提供理论参考与实务指导。
【关键词】大会计；业财一体化；采购活动；大数据；云会计
【中图分类号】F232；C931 【文献标识码】A 【文章编号】1004-0994（2017）34-0003-8一、引言
我国财政部于2016年6月颁布的《管理会计基本指引》明确提出，单位应以业务流程为基础，利用管理会计工具，推动财务与业务等的有机融合，及时、高效地为决策、控制、评价活动提供有用信息。大会计是以大数据、云会计等现代信息技术为支撑，将企业经营中的财务会计、管理会计、会计信息化进行深度融合，实现 “业务即会计、会计即业务”的大战略目标。基于业财一体化的采购活动大会计在采购业务信息获取、数据处理和应用价值等方面具有强大的优势，能够充分挖掘和整合采购活动中生成的海量信息，全面支持财务会计、管理会计、采购业务管控等关键性工作，进而提升管理效率和水平。
在业财一体化进程中，对财务会计、管理会计和会计信息化三者融合的研究一直都是学术界和实务界的热点。蔡立新等（2016）全面梳理了现代信息技术环境下财务会计与管理会计的融合框架，认为借助信息系统有助于财务会计与管理会计的高度一体化。孙宝军等（2010）基于物资采购管理信息系统的设计目标和主要功能，重点研究了资金流、物流和信息流在信息系统中的融合过程。朱锦亮等（2017）在大数据环境下分析了管理会计体系所发生的重大变革，并从数据资产、业财一体化等方面构建了管理会计体系，认为大数据等技术发展对管理会计应用与业财一体化带来了重大影响。施先旺（2014）采用会计沙盘对企业经济业务所导致的资金运动进行了全程模拟，形象生动地反映了企业资金流动，真正实现了资金流、业务流和信息流的深度融合。
综上所述，目前采购活动的业财一体化研究主要集中在业务流、资金流和信息流三者融合过程上，而结合大数据、云会计等信息技术，从财务会计、管理会计和会计信息化融合的角度进行业务流、资金流和信息流三流合一的相关研究还较少。实际上，通过运用大数据、云会计等技术整合采购活动中产生的财务信息和业务信息，有效实现财务会计、管理会计、会计信息化三者深度融合，从而真正实现采购活动业务流、资金流和信息流三流合一，为企业采购活动风险管控、管理与决策等提供高质量的数据，可以实现采购业务的全流程、常态化风险管控。鉴于此，本文在分析采购活动业务流、资金流和信息流三流合一的理论基础上，构建了基于业财一体化的采购活动大会计模型，并在此基础上搭建了采购业务管控平台，进一步分析了其理论价值及具体应用。
二、采购活动业务流、资金流、信息流的理论分析
采购活动是企业生产经营的物资准备阶段，主要是利用企业筹集的资金购买劳动资料和劳动对象，包括购买日常生产所需原材料、包装物等物资。采购活动涉及业务处理、资金结算和采购信息采集等内容，借助大数据、云会计等信息技术，实现采购活动信息全流程、常态化的采集与存储。
（一）采购活动的业务流分析
企业根据生产计划，及时制定出准确的采购计划，下达采购订单；采购订单经审核后，执行采购活动，到货验收并入库；根据采购入库单和采购发票进行采购费用分配和入库核算。采购活动具体流程主要分为以下几个步骤：
1. 制订采购计划。根据企业日常生产经营活动安排和物资市场供求情况，基于企业物资的使用期、用途、库存数量等信息，对物资采购活动做出符合企业生产经营的安排和部署。一般来说，采购计划可以按照计划期、物资使用方向、物资自然属性等进行制订。
2. 生成采购订单。各部门根据采购物资名称、规格型号、采购数量、需求日期等信息填写并录入采购订单，经主管人员审核后，生成采购订单。
3. 执行采购单。采购业务人员根据采购市场价格和供应商信用，向供应商下达采购订单。采购人员根据物资价格、规格型号、交货日期、供应商信用等选择合适的供应商，并与合格供应商达成交易协议，然后由供应商提供物资。
4. 采购验收入库。当订购物资从供应商处抵达企业后，仓库管理人员根据采购订单和采购合同的物资要求对物资进行验收入库。入库之后，仓管人员直接填写采购入库单，仓管人员还可以依据采购订单、采购发票直接制作采购入库单。
5. 采购付款。会计人员根据采购订单文件和验收报告中的物资采购记录，与发票进行比对并核算。若入库物资与实际数量、价格相符，则由会计人员制作付款凭证。
（二）采购活动的资金流分析
采购活动资金流贯穿于货币资金转变为生产储备物资的全过程。企业采购资金进入商品流通市场后，会发生资金的价值转移和形态变化。随着采购活动的开展，资金由货币形态转为物资形态。采购活动中的基本资金运动从银行存款等货币形态转为原材料等形态，同时资金在不断的运动中实现价值转移。
由于阶段性配比原则会对资金运动产生影响，在采购活动中通常存在钱货两清、预付、赊购等三种商业模式。其中，钱货两清是指在供应商物资到达企业并验收入库时支付货款，资金流体现为银行存款经过物资市场流通转化为原材料。预付是指企业按照与供应商签订的合同规定，预先支付给供应商的款项。这时，银行存款先转化为预付账款，当供应商按期提供物资时，最终转化为原材料。赊购是指企业以分期付款或延期付款的方式购买物资，通过应付账款、应付票据来反映企业赊购而未支付的款项。企业的银行存款先转化为应付账款或应付票据，在收到物资时转化为原材料。
（三）采购活动的信息流分析
信息流是采购活动中各个流程传递的信息，满足各层次的信息需求，反映业务流和资金流的运动状态。采购活动的信息流主要包括采购计划、采购订单、采购付款、供应商信用等流程中产生的信息。
采购计划信息包括年度采购计划、商品采购成本、直接人工、原材料、销售预测、预计采购数量、物料清单、质量标准、验收标准、物资类型、物资名称等；采购订单信息包括供应商、交货日期、物资编码、物资名称、规格、单位、数量、原始单位、折扣率、金额、部门、业务员、联系人、单号等；采购付款信息包括供应商、采购订单号、本次付款金额、付款方式、发票号、开单日期、开单人、审核日期、付款单号、发票号、累计未付金额等；供应商信用信息包括采购次数、采购单号、采购物资、预定交货日、实际交货日、延迟日、购买数量、购买金额、抽样数量、品质不良记录、退货记录、编号等。
采购活动是特定的采购信息有方向性地输入和输出。如在采购订货流程中，采购员向供应商发出采购订单及采购文件，供应商按采购订单中的采购需求与采购员进行商议，最终签订采购合同。采购员向供应商发出采购订单的过程，其实质是采购流程中信息流的传递过程。
三、采购活动大会计模型构建
传统的财务模式偏重财务数据的核算与分析，导致业务数据和财务数据相互分离，财务与业务未能充分融合，无法支持企业全面、精准的管控。“会计沙盘模型”全面反映了企业资金运动，真正实现了业务流、资金流和信息流的完美融合。“会计沙盘模拟”的三流融合理念推进了财务会计、管理会计、会计信息化三者相结合，进而推动大会计理论体系的发展与应用。
（一）大会计模型构建的理论分析与假设
依托信息化技术，以企业经济业务活动为基础，通过对资金运动、业务流程和数据信息进行有效融合，为企业提供全面、完整的信息。业务事件发生时，业务数据通过业务系统进行分类汇总，财务数据经过数据校验与映射转换后，通过应收、应付、总账等接口加载进入财务系统。最终将业务数据和财务数据集中于大数据中，根据财务信息与业务信息的匹配规则，实现业务和财务的有机融合。
“会计沙盘模型”以沙代表会计主体的资金，以沙堆和沙坑容积的变化形象地模拟同一会计主体在经济业务活动中的资金运动方向和数量。图论使用点代表事物，点与点的连线代表事物两者之间的某种特定关系（黄平生，2013）。
基于图论的理论思想，采购活动的会计图用顶点表示大会计模型中的各会计项目，用线段表示各会计项目之间的借贷关系，顶点与线段之间保持着一定关系。两个会计项目之间用带有箭头的线条连接，表示资金从一个会计项目端点流向另一个端点，一个端点资金流出量与另一个端点资金流入量的金额相等，并使连接两个端点的有向边上的流量等额增加。箭标的箭头指向该会计项目的借方项目，箭尾连接贷方项目。在企业采购活动中，每一笔经济业务引起的资金运动都可以用图论的方式形象生动地表现出来。业务流对应的资金流通过会计图映射到资运动的节点，业务流和资金流的数据信息最终下沉到信息层中，实现“三流合一”，由此演绎出采购活动大会计模型。
（二）基于业财一体化的采购活动大会计模型构建
采购活动大会计模型包括业务层、资金层和信息层等三个层级，如图1所示。业务层反映了采购活动全过程，是整个模型构建的基础，为资金层和信息层提供重要的信息来源；资金层可视化展示了采购活动从资金支付到原材料入库全流程的资金运动，采购业务每个环节涉及的资金自动映射到资金层的会计项目，进行采购资金记录和账务处理；业务层和资金层的所有数据最终沉淀到信息层中，存储于采购活动大会计数据库，为后期的采购管理与决策提供信息。从三个层级的关系来看，采购活动大会计模型的业务层、资金层和信息层通过全流程关键业务节点的业务、资金和数据呈现一一映射关系。业务层中关键节点涉及资金运动时，会映射到资金层中的会计项目；其他非资金信息，包括采购供应商信息、采购数量、采购时间等重要信息会映射到信息层中的数据处理和存储环节。
1. 业务层。业务层为采购活动的管理会计应用提供可视化的全流程展示，直观清晰地表达了采购活动各关键业务环节之间的作业顺序、业务关系和采购业务环节信息流向。采购业务流程包括填写采购单、采购单审核并记账、填写付款单、生成采购单、填写入库单等关键业务环节。各部门填制采购单，经审核通过后生成采购订单，物资到达仓库后仓管人员填写入库单，会计人员根据入库单和采购发票填写付款单。采购活动全过程中生成的采购单、已入库记账单、已记账的付款单从采购过程中获取后最终存储于数据库中。
当采购活动发生时，业务层为资金层和信息层提供基础数据信息。其中，引起资金运动的业务信息，会自动下沉到资金层，与资金层中的会计项目一一对应，如在业务层中，企业采用预付账款的方式购买原材料，这笔业务对应的是银行存款转化为预付账款的资金运动。另外，业务层中存在大量不引起资金运动的信息，如采购订单上的日期、数量、产品型号等大量非资金信息，会直接下沉到信息层中。
2. 资金层。资金层自动生成会计分录，用于记录与核算采购活动中的资金，并可视化展示资金运动全过程。资金层中的会计项目与业务层和信息层中有关资金运动的节点一一对应。资金层主要节点对应的会计项目包括“银行存款”“预付账款”“应付账款”“应交税费——应交增值税（进项税额）”“在途物资”“原材料”等。当采购业务发生时，每笔采购业务引起的资金运动都会通过对应的会计项目生成的会计分录进行账务记录和处理，全流程反映采购活动资金运动的金额和性质，最终形成的资金信息全部下沉到信息层中。
3. 信息层。信息层包含大量的业务层和资金层的数据信息，利用大数据、云会计等信息技术，促进业务层、资金层和信息层的融合，充分整合和挖掘数据信息，为财务会计与管理会计应用提供完整有效的数据。同时，利用信息层中的财务数据和业务数据，为企业采购活动的管理决策提供高质量信息。信息层利用外部实体、数据流、处理逻辑和数据存储符号综合反映数据信息在采购业务中的流动、传递、处理和存储的情况。信息层的外部实体、数据存储和数据处理分别见表1、表2、表3。
四、采购活动大会计模型的具体应用
基于业财一体化的采购活动大会计模型深度融合了财务会计、管理会计、会计信息化，有利于提高采购管理与决策水平。该模型在企业中的具体应用主要体现在企业财务会计核算、管理会计应用、业财一体化管控平台等方面。
（一）采购活动资金运动的全程可视化，并自动生成会计分录
采购活动大会计模型对企业财务会计产生了重大影响。在采购活动发生时，采购活动大会计模型能够可视化呈现从银行存款到原材料入库的采购资金运动全流程，清晰直观地反映采购资金运动的实时情况。传统的财务会计模式偏重对资金运动的事后核算与监督，无法实时反映采购资金运动情况。采购活动大会计模型设计了“银行存款”“预付账款”“在途物资”“原材料”“应付账款”等会计科目节点的可视化资金运动网络图，从资金运动方向、资金金额、性质等方面直观呈现了资金节点之间的运动情况，实现了对企业采购资金运动的全程可视化。以原材料采购的会计处理为例，企业采购物资通常有钱货两清、预付、赊购三种方式，“会计沙盘模拟”可以直观清晰地展示各种采购方式下的资金运动情况，如图2所示。
在可视化呈现采购资金运动全过程中，采购活动大会计模型还可以根据采购业务以及账户名称、记账方向及金额自动生成会计分录。当采购活动发生时，自动判断出采购业务所对应的会计项目，并自动生成“银行存款”“预付账款”“在途物资”“原材料”“应付账款”“应交税费——应交增值税（进项税额）”等会计项目反映与记录金额，根据采购活动过程中涉及的业务性质匹配该项经济业务应该采用哪些会计科目进行核算。在大会计模式下，记账的规则是：资金运动的终点记借方，起点记贷方。
在预付方式下资金运动会计沙盘中：活动A表示预付账款的发生；B表示获得在途物资的过程；C表示原材料采购的最终获得。根据预付方式下的采购活动资金运动，可以自动生成会计分录如下：
A：借：预付账款
贷：银行存款等
B：借：在途物资
应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：预付账款
C：借：原材料
贷：在途物资
在财务会计应用方面，采购活动大会计不仅可以自动生成会计分录，还可以对企业采购成本进行精细化管理。在采购活动会计核算中，除了可以对购买价款和相关税费进行核算，还可以对其他可归属于采购成本的费用进行核算，包括在采购过程中发生的包装费、仓储费、运输费、入库前的挑选整理费用、运输途中的合理损耗等。采购活动大会计模型可以从财务会计角度计量与记录费用产生的过程，更能从业务角度分析这些费用产生的原因，实现对采购成本的精细化管理。
（二）提供采购活动全方位多维度分析，强化采购活动管理会计应用
会计图由业务节点、资金权重和采购活动产生的重要信息等内容构成，本文将利用会计图生动形象地刻画采购活动全方位的资金运动过程。用带有箭头的线段表示各会计科目间的借贷关联，箭头指向为资金的运动方向，用来刻画采购活动各环节的关系。使用A11、A21、A32……表示采购活动的各阶段，使用W11、W21、W32……表示节点之间产生的资金权重。基于资金运动的采购活动大会计模型的会计图如图3所示。
采购活动大会计模型以资金运动为核心，整合业务层和信息层的基础数据，面向采购活动可以从应付账款、运输费用、原材料采购金额等资金方面进行多维度、多视角分析，为采购活动管理会计应用提供服务。
通过建立应付款项分析，实时了解采购订单或采购发票的付款情况。应付账款是在企业采购活动中产生的债务，用来分析企业采购原材料过程中应支付的款项。采购活动大会计模型中的应付款项分析包括应付款处理和应付款项核销处理等内容。应付款处理分析是对录入付款单和形成预付款等应付业务进行分析，可以及时了解采购订单或采购发票的付款情况。例如，企业需要了解一项生产材料采购业务应付款项的金额支付偿还能力，可以通过采购活动大会计模型建立采购应付账款分析维度表，采集与该项采购业务相关的支付日期、金额等信息，分析和检查企业是否存在超期付款风险。
为了及时了解与分析运输费用的升降原因，以便对其进行全方位控制，企业必须对运输费用进行检查分析。在对运输费用进行分析时，企业需要了解采购订单运费信息，采购活动大会计可以为运输费用分析提供完整的运输方式、运输量、运输单价、运输距离等信息。通过建立运输损耗、吨物流费用、平均库存等综合性评价指标，对运输费用数据进行计算与分析，从而促进采购运输的精细化管理。
通过进行采购金额同比分析、采购金额结构分析，企业可以全面了解原材料采购金额使用情况。采购活动大会计采集不同会计期间的采购金额，通过本期和前期的采购金额同比变化，深入分析差额原因，从而控制采购成本。
另外，采购活动大会计可以存储各种采购物资的物料类别、物料名称和采购金额，分析某一时段内各种采购物资的采购金额占所有物资采购金额的比重，并按照ABC分析法排序，促进企业合理配置采购资金。
（三）搭建采购活动业财一体化管控平台，为采购活动提供管理决策支持
采购活动大会计有机融合了采购业务与财务信息，可以对采购活动过程中的多样化、多维度的海量基础数据进行清理、转换和整合。利用Hadoop等大数据技术搭建采购活动业财一体化平台，面向不同分析主题，建立采购活动全过程主题数据库，主要包括供应商数据库、原材料采购数据库、采购资金管理数据库等，为企业采购活动经营管理提供决策支持。同时，标准化的财务会计可以为企业各级管理人员提供票据管理、凭证管理、报表管理和财务分析等服务。综上，企业采购活动业财一体化管控平台框架如图4所示。
供应商数据库为供应商信用评价提供完整及时的数据信息，包括供应商名称、编号、原材料质量、交货日期、纳税信息等，通过建立原材料质量、服务质量、供应商信誉度、偿债能力、供货周期等供应商信用评价指标体系，对各信用评价指标之间的相关性及重要性进行分析。根据信用评价的需要选择合适的指标，构建供应商信用评价模型，对供应商的履约能力、风险程度、信誉状况、经营状况等进行综合评估。从供应商数据库中选取相关数据，利用聚类分析、决策树分析等对指标及评价模型进行计算，从中选择信用高的供应商。
通过建立原材料采购数据库，实时存储采购活动大会计中的原材料采购相关的原材料信息、价格信息、采购目录信息、物资型号等基础信息。面向原材料采购的物资类别、采购数量、采购价格等分析主题，从原材料采购数据库中抽取、整理出不同维度分析所需的基础数据，并利用商业智能技术将数据转化为原材料采购管理与决策所需的信息，实现原材料采购资源的合理配置。
采购活动大会计为采购资金预算、决策、控制等资金管理方面提供了重要支持。通过建立采购资金管理数据库，实时采集活动数据信息，并对复杂多样的数据进行总体和关联数据的分析与价值挖掘。采购资金管理数据库对历史采购资金使用情况以及企业费用开支情况进行汇总与分析，科学制定出当期采购资金预算计划。采购部门根据资金预算开展采购活动，各项指标可以按采购项目、类别、部门、期间等进行实时查询与对比，保障采购资金有效运行，缩小资金预算与实际开支的偏差，从而实现企业对采购资金的有效控制。
五、结语
随着大数据、云会计等信息技术的快速发展与应用，企业的经营管理与决策也迈向了全新的阶段。大会计将财务会计、管理会计、会计信息化三者相融合，真正实现了大数据环境下的业务流、资金流和信息流的三流合一，以此为基础构建基于业财一体化的采购活动大会计模型。利用信息技术，搭建采购业务管控平台，全面提升企业业财一体化水平，为采购活动的管理与决策提供全面及时的信息支持。主要参考文献：
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