【作　　者】
张有峰（教授）

【作者单位】
（湖州职业技术学院商贸与经济管理学院，浙江湖州 313000）

【摘　　要】

      【摘要】会计账簿的逐级汇总登记似乎使对账成了多余的步骤，然而信息化系统运行中的非规范操作以及非正常遭遇时刻都可能影响系统数据的处理进程，以至扰乱或损坏机内数据。本文认为，内部对账功能在系统薄弱环节针对独特的数据结构设置，能按照数据处理的内在规则追踪数据轨迹，分析数据属性。利用这一功能，可对基本账与辅助账、系统账与模块账等关联账表的数据进行实时监测，以及时发现并纠正软件运行错误。
【关键词】财务软件；数据处理；对账；用友ERP；金蝶在信息化系统中，由于账簿体系突破了传统会计对总账、明细账、日记账的固定划分，对账的内容不再限于总账与明细账、总账与日记账的核对，而是对所有具有关联内容的账簿及其附属数据之间所进行的多层次、多方位的数据核查。
一、数据库的异步刷新特点及对账必要性
1. 偶发事件可能造成账簿数据局域性紊乱。日常应用中的非正常操作、系统掉电、计算机病毒侵害等事项都有可能造成账簿数据库中数据信息的错乱，所以即使在受到严密控制的系统运行过程中，仍不能完全排除账账不符现象的出现，因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。依照手工核算习惯，常规对账通常在月末结账前或在重要会计事项处理前进行。
2. 更新滞后会导致时效性数据差异。软件将不同子系统的数据存储于不同的数据库，并设置了相对独立的控制路径，日常处理时需要对不同子系统间相互链接的数据进行同步更新。比如，存货管理子系统中的结存数量、固定资产子系统中的折旧金额、出纳业务子系统中的对账核销记录等都需要与账务处理子系统的相应记录保持同步。当其中一个子系统进行数据更新时，如果另一子系统因为数据库未打开、操作被临时屏蔽等情况而暂停了同步动作，则很可能导致不同子系统间账簿数据的不一致。所以，软件提供了子系统间的数据核对功能。
3. 违规操作可能滋生数据垃圾。软件将某些规则作为用户须知的业务常识来处理，因而并未完全杜绝某些违规操作的实现，而是仅以警示方式提示用户所执行的指令动作可能存在的危害。例如，在记账后修改科目余额方向，在已有辅助核算记录情况下修改辅助核算属性，在产生入账金额后增加辅助核算项目，修改或删除由其他子系统传递过来的凭证等。这些操作会使某一账簿记录中的数据完全失效，也可能使账簿与余额表、基本账与辅助账、总账与模块账之间产生出入。
4. 跨越操作步骤会导致账账处于异步不平状态。软件系统中的固定资产、存货、应收应付款等子系统各自拥有相对独立的账簿体系，其与账务子系统或形成平行关系，或保持互补状态。多个子系统各自拥有类似账簿登记的数据处理指令，而且只有在完成各自账务登记程序之后才能实现账与账之间的平衡。如果缺少或跨越某些操作步骤，就会使各子系统处于异步更新状态。通用软件中的对账功能正是为防止用户遗漏某些操作步骤而设置的，强制对账能确保账务处理过程与结果的完整性。
二、内部对账及数据修复的类型与内容
在信息化系统中，因为系统内部数据结构的变化，对账已经不再是传统意义上的账证、账账与账实核对，而是依照机内数据关系与构架所进行的立体式逻辑运算。
1. 基于控制关系的数据核对与梳理。具有分布式控制特点的存货、固定资产等财产物资，其出库入库、成本计算、毁损报废以及期末结算均在专项系统内完成，而账务系统只负责对数额的归集。在这种核算模式中，同一内容的核算由两个相对独立的系统分别进行，多个系统间需要通过对账方式检验核算业务的正确性。所以，在固定资产、存货等子系统中，通常直接设置对账命令。在用友ERP—U8软件系统中存货核算子系统“财务核算”菜单组的菜单命令“与总账对账”可以在存货核算子系统与账务子系统之间，核对存货科目和成本差异科目在各会计月份的借贷方向以及期末结存的金额、数量信息。
2. 源于数据来源的账账校对与核查。在信息化系统中，基本账簿登记遵照上级账依据下级账汇总结果进行记账的程序规范，上下级科目间形成了直接的数据控制关系，这一规范颠覆了总账与明细账平行登记的会计原，期初资产卡片以及本期新增资产的业务记录都与实际发生的业务是一致的，各类账表中没有错误，也没有遗漏的业务步骤。再对总账子系统的数据进行查询核实后发现账簿记录与实际业务处理的进程不符，在总账系统中，由于固定资产系统生成并传递的记账凭证（如新增固定资产、折旧计提等业务）尚未登记入账，致使本月新增业务数据没有进入对账范围，从而导致了系统误报总账与固定资产账表不一致的结果。就此，在总账子系统中，将所有未入账凭证进行审核并登账，再次对账，系统报告结果平衡了。

3. 专项账表链接错误的查证与补充。
例3：在金蝶软件系统月末结账前，对各模块数据进行人工核对时发现现金出纳账与现金序时账（按序时规则登记的明细账）的期末余额不一致，分别对出纳账和序时账进行简单的复查，发现两类账簿期初余额相符，且都已按要求完成了期末结账（轧账）。在进一步的核对查询中发现序时账本月30日的一笔现金收入业务，在出纳账中找不到相应记录。
原来金蝶软件的KIS系列版本为出纳账簿设置了相对独立的生成与控制功能，出纳员掌控的日记账可以从记账凭证中一次引入，也可由操作员逐笔录入，在系统的高级参数表中，提供了“编辑日记账记录时可以自动从账务引入数据”、“从凭证引入日记账时覆盖出纳账中相同的记录”等日记账处理选项。为减轻出纳账务管理负担，在系统参数“编辑日记账记录时可以自动从账务引入数据”被选中状态下，出纳现金账可由出纳员分阶段从记账凭证中引入。
就账账不符问题，从系统操作日志记录中看到，月末出纳员照例从凭证引入最后一天的现金出入记录后，便在账务系统结账前运行了“出纳轧账”功能而结束了本月账务。但此后账务系统中又补充录入了一张现金收入凭证，由于登账前并不经由出纳签字，处理时又掺杂在众多的月末转账凭证中，因而被出纳账遗漏了。
对此，在出纳模块运用“反轧账”键盘命令执行出纳现金日记账的反轧账命令，运用“从账务引入数据”功能重新从凭证引入日记账记录后，再次拿出纳账与序时账核对便相符了。
四、系统内置错账防范机制的设置与利用
1. 利用软件内置数据维护功能，恢复与保护账套数据。为应对可能出现的机内数据错误，多数软件设置了针对性的自我维护功能，用户运用这些功能可以解决常见的账账不符问题。例如，金蝶软件的系统菜单中具有“修复账套”和“账套碎片整理”两条专门的事故应对指令。如果用户在操作中遇到断电等意外事件，由此对账套文件造成了破坏，以致无法打开账套时，在软件的“系统维护”模块点击“账套修复”命令，可进入修复账套的引导界面，并可通过命令按钮指定默认账套或改变目标账套。选择账套后，点击“开始修复”，系统即开始对指定账套进行修复操作。同样，由于操作系统的原因，软件所建立的账套在运行过程中可能会产生一些无用的空间，因为无法自行释放，从而使账套文件占据的空间越来越大，并直接影响软件的运行效率。对此，金蝶软件的“整理账套碎片”功能可将账套中被闲置的空间释放出来。
2. 强化机制凭证删改约束，维护数据稳定性。由系统自动生成的记账凭证，其数据来源往往牵涉到不同子系统中的多项已确认数据，如果随意修改或删除凭证，必将导致不同子系统之间的数据脱节。所以，软件对其他子系统中生成的传递到账务系统的凭证的删改作了严格的限制。在用友软件中，当用户试图修改由工资薪酬系统传递过来的凭证内容时，系统弹出“外部凭证在总账系统中不能修改”的警示信息。这表明由其他子系统生成的凭证，在总账系统中是不允许被修改的。用户若试图通过作废的方式删除这张凭证，系统也将弹出窗口给予“外部凭证在总账系统中不能进行作废/恢复操作”的警示信息。
如果用户确实需要删除或修改这一凭证，可重新打开工资薪酬系统，利用其中的凭证删除功能，通过删除后重新生成凭证并传递的方式来修正之前操作中的错误。
3. 利用模块间相互取数功能，提高系统数据一致性。当多个相对独立的子系统进行集成应用时，可利用子系统所具有的内置取数功能，直接从另一系统中提取所需的数据。直接取数既减轻了用户的作业负担，又保障了不同系统中同一项目数据的一致性。
在用友软件供应链系统的初始化设置中，存货核算模块与库存管理模块的期初余额录入界面均有“取数”命令，可以互相从对方的数据库中提取期初余额，在库存管理模块中还有“对账”命令，用以与存货核算模块核对期初结存数据，以此保证库存审核入账金额与存货登记入账数额的一致性。
主要参考文献
翟敏.ERP财务业务一体化应用模式下的期末结账［J］.财会月刊，2015（31）.
陈继初.用友财务软件数据十大平衡解析［J］.财会月刊，2015（7）.