【作 者】
葛新旗
【作者单位】
（东莞职业技术学院财经系，广东东莞 523808）
【摘 要】
【摘要】用友ERP-U8.72是一套可以实现不同商务模式和运营模式下企业日常运营、人事、客户关系等全方位管理的信息化管理软件。本文在梳理日常销售业务流程的基础上，总结实践中销售管理模块与应收款管理、库存管理、存货核算模块集成使用时出现的常见问题及解决方案，以帮助信息化软件使用者理清思路，进而提高企业信息化管理的效率。
【关键词】销售管理；业务流程；用友U8.72
ERP系统是根据客户订单，对企业内外部资源进行整合和优化，进行采购、计划、生产和销售确认，面向财务的信息系统，其主要模块包括总账系统、薪资系统、固定资产系统、应收应付系统及供应链管理系统。在实际应用中，常常需要根据业务实际发生情况进行多模块集成化处理，数据传递的复杂性也使很多初学者在使用过程中出现各种问题。本文借鉴柏菊（2015）的研究思路从梳理销售业务处理流程及数据传递关系入手，借鉴孙羽（2014）、周彦（2013）物流、资金流的视角分析销售管理常见问题，归纳总结相应的解决方案，以期帮助初学者梳理ERP软件处理销售业务的思路。
一、销售模块业务流程及数据传递关系
销售管理是企业经营管理中的重要环节，通过销售活动可以帮助企业实现利润和价值最大化。作为ERP系统的重要模块，销售管理系统连接采购、库存、存货核算、应收模块及总账模块，通过与其他系统的集成应用和无缝衔接，实现完整的销售业务处理功能。传统的销售业务流程包括销售报价、下达订单、销售发货、库存出库、应收款及销售成本确认、收款结算、核销等。销售业务的实现过程中，由于伴随着商品的出库及应收款项的确认及结算，因此需要在库存管理系统进行出库管理、在存货核算系统进行销售成本结转、在应收款管理系统进行收入的确认及相关凭证的处理。也就是说，销售业务的完成不仅要在销售管理模块中进行处理，还同时涉及其他模块的相关操作，这些操作可以从资金流、物流信息角度进行分析。销售业务处理流程及数据传递关系如图1所示。
图1显示了销售活动的完成需要的各个岗位及岗位职责，用数字1 ~ 7代表业务发生的先后顺序，① ~ ⑩代表业务对应操作的先后顺序，每个环节都有对应的单据或凭证，用箭头代表销售业务流向。
销售业务的完成需要销售人员、仓管人员和财务人员共同来实现。首先，销售人员通过产品报价告知客户需求产品的相关信息，填写报价单并经销售主管批准后经双方谈判签订购销订单。然后，安排仓管人员备货及发货出库，仓管人员根据实际出库数量、成本进行仓储账的登记。接着，财务人员根据实际销售合同及发货单开具销售发票并复核，财务主管负责发票的审核和收款，并根据实际收到的款项及发票进行款项的核销。ERP系统中销售管理、库存管理、存货核算系统及应收款系统的集成使用，使得销售活动的完成涉及多个模块。笔者认为，在实际应用中应从物流和资金流两方面同步研究。
二、销售模块常见问题及解决方案
以先发货后开票业务的处理为例，假设业务已经完成相关凭证的生成，完成操作⑨、⑩及核销操作，发现销售报价单出现错误，依次总结可能出现的问题并提出解决思路和办法。
问题1：销售报价单不能完成弃审操作以致报价单或订单不能修改。窗口如下图2所示。
解析：销售报价业务是正常销售活动的第一个环节，销售报价业务的完成需要以销售报价单原始单据的审核为标志。后期销售订单及销售发货单等单据都可以根据审核后的销售报价单参照生成或手工录入。销售报价完成后销售业务是否一定会实现，需要交易双方根据自身生产经营状况或市场供给状况决定。因此，销售报价单不能弃审，首先考虑的不是后续业务动作是否已经完成，而是该单据自身是否在系统中已经关闭，即存在购买方决定不再购买、我方关闭该单据的问题。此时，可采用“打开”工具打开该单据后进行“弃审”操作。
解决办法：打开销售报价单，改变单据关闭状态后进行弃审。
延伸问题及解决办法：在销售环节手工录入或参照生成的销售订单、销售发货单，都有可能因为不小心关闭了该单据，导致弃审或修改操作不能完成。在考虑是不是已被动作靠后的单据执行而导致不能操作前，可以先考虑是否为误关闭导致，查看该单据的打开关闭状态后再执行逆操作。
问题2：销售发货单不能保存，弹出“库存现存量控制检查-以下存货可用量不足”窗口。如图3所示。
解析：发货单是销售人员根据销售订单安排仓管人员发货给客户这一活动的重要标志。实际业务中，仓管人员根据配货单数量及实际库存进行检查，如果库存充足会安排发货，反之则会通知生产或采购部门补货以便安排后期发货。销售发货单不能保存，往往也是因为实际要求发出存货数量超过实际库存数量，导致不能发货。解决这类问题时首先应关闭该单据录入窗口，检查该存货现有库存信息，而后再进行处理。其次，应考虑是否因为发货单中该存货发出仓库选错，导致本应从A仓库发货的存货从B仓库发出，进而造成库存不足，无法保存。
解决办法：检查库存管理存货现有存量，检查发货单列表中存货发出仓库名称是否选择错误。
操作如下：①检查销售发货单上仓库名称是否选择正确，若选择错误，则修改为正确的仓库名称。如果不可以保存，继续下一步操作。②供应链管理/库存管理模块/盘点业务。打开盘点单界面，选择“增加”，修改盘点日期为发货单当天，盘点仓库为发货单表体仓库，对该存货进行盘库，查看现有库存信息，是否满足发货条件。如果不满足，修改发货单发货数量（与客户及销售人员协商发货）。
问题3：销售出库单无法修改或不能删除。如图4、图5所示。
解析：用友ERP-U8.72中销售管理系统与库存、存货核算及应收款管理系统集成应用，销售出库单是根据销售管理系统中审核后的销售发货单自动生成的，库存管理系统中只能对该单据进行审核及修改单据单价操作，不能修改出库日期及出库数量，也不能对出库单进行删除操作。
解决办法：销售人员登录销售管理模块进行销售发货单的弃审操作，修改销售发货单的相关信息（如数量等）。根据实际出库日期重新注册登录企业应用平台，对销售发货单进行审核后即可对出库单的日期进行修改，数量的修改亦是如此。删除销售出库单，只需对前面动作中录入的销售发货单进行弃审，系统后台会自动删除该出库单。
问题4：销售发票不能弃复、删除等。如图6、图7所示。
解析：销售发票已经在存货系统进行仓储账的登记和生成凭证（借：主营业务成本；贷：库存商品）并传递至总账系统，财务人员也可能已根据该复核后的发票自动生成应收单据并已审核且生成凭证。也就是说，系统根据该发票已进行了后续⑤、⑦、⑨、⑩的操作。要对该单据进行弃复，需删除后期操作对应单据，取消审核、恢复记账及删除凭证。
解决办法：
（1）存货核算系统删除结转成本的凭证并恢复记账。逆操作⑨：供应链管理/存货核算/财务核算/凭证列表，选择结转成本的该笔凭证，删除。逆操作⑤：恢复存货核算记账。供应链管理/存货核算/业务核算/恢复记账，选择该发票上对应存货的记录，恢复。
（2）应收款系统删除收入确认凭证并取消应收单据审核。逆操作⑩：财务会计/应收款管理/单据查询/凭证查询，选择对应凭证，删除。如图8所示。逆操作⑦：财务会计/应收款管理/应收单据审核，勾选“已审核”选项，选择该发票生成的应收单据，弃审。如图9所示。
问题5：销售发票“现结”按钮为灰色，不可操作。如图10所示。
解析：发票不能现结，原因有两种：一种可能是该发票已经被后续操作⑤、⑦、⑨、⑩执行并已完成凭证的生成，另一种可能是发票“复核”与“现结”先后顺序操作有误，发票先做了复核，而后进行现结则不能操作。
解决办法：与问题4不能复核操作类同，完成逆操作⑨-⑤-⑩-⑦，取消根据该发票所进行的后续操作。弃审该发票，进行现结后再复核。问题6：能进行核销但不能核销制单。如图11、图12所示。
解析：制单处理中“核销制单”无法选择多是应收款模块选择设置有误造成，如没有勾选“核销生成凭证”，则核销制单按钮不可选，为灰色，如图13所示。核销制单列表为空，多是因为该核销业务已经生成相应凭证，收款单审核后系统自动生成凭证（借：银行存款；贷：应收账款），核销操作后再选择制单则制单列表为空。
解决办法：①在应收款管理系统选择设置中，勾选“核销生成凭证”。②应收款系统录入收款单，审核后选择不立即制单。③手工核销或自动核销后，在制单处理/核销制单下，选择过滤条件即可找到对应核销列表，选择“制单”即可。
三、总结
综上所述，在应用ERP软件处理企业日常业务时，应先对业务流程的先后顺序进行梳理、归纳和总结，对流程中涉及的相关部门或岗位职责进行分析，结合该岗位主要活动及内在数据进行相关操作，可有效提升初学者知识迁移和解决问题的能力。一旦某活动中出现误操作，先弄清楚该活动的上游活动、下游活动有哪些，这些活动牵涉的相关单据和处理又有哪些，按照层层逆推的原则进行回滚操作，逐步解决问题。
主要参考文献
周虹.用友ERP-U8供应链业务处理流程概述［J］.财会月刊，2015（1）.
孙羽，孙红梅.用友ERP-U872供应链业务的处理流程［J］.财会月刊，2014（5）.
【基金项目】2014年广东省高等职业教育教学改革项目“基于行动导向的高职会计信息化相关课程项目化教学探索与实践”（编号：201401312）
