【作　　者】
朱明琪

【作者单位】
（南京林业大学财务处 南京 210037）

【摘　　要】

【摘要】数据库系统的准确性以及后续各类账表的正确与否都是由凭证填制的数据资料所决定的。因此，凭证的填制环节具有关键性作用。本文将通过用友软件ERP-U8.72，分析在填制凭证过程中所存在的各种常见问题，同时结合典型的应用实例，深入剖析，追根溯源，从而找到问题的解决办法，以提高用友软件的效能。
【关键词】用友U8.72 凭证填制 数据库

用友软件系统中，通常采用放射式处理流程处理账务数据信息，其中所采用的方法是集中收集业务数据资料，进行统一处理，并且实现信息共享。由于数据库系统的所有数据资料来源于凭证信息，所以，数据库系统的准确性以及后续各类账表的正确与否都是由凭证填制的数据资料所决定的。因此，凭证的填制环节具有关键性作用。用友软件的凭证管理模块与其基础设置模块具有制单权限控制、制单序时控制、凭证类别控制、支票控制及受控科目控制等多项业务功能，本文将通过用友软件ERP-U8.72分析在填制凭证过程中所存在的各种常见问题，同时结合典型的应用实例，深入剖析，追根溯源，从而找到问题的解决办法。
一、设置凭证类别时经常出现的问题
在设置凭证类别时常见的错误信息包括“不满足凭证必有条件” ，“不满足贷方必有条件”，“不满足借方必有条件”以及“不满足借贷必无条件”等等。举个例子，总经理办公室在2009 年 8 月 16 日所发生的一笔支付业务为：支付招待费1 200元，转账票务信息为ZZR003。该业务的凭证内容为：
借：招待费1 200（660205）
贷：银行存款/工行存款1 200（100201）
将该凭证输入并保存时，则会出现“不满足借贷必无条件”错误提示信息框。这种情况说明不同类别的凭证在处理过程中已经被用户设置了相应的业务条件存在着业务限制科目或者限制类型。这种情况下，在用户填制凭证信息时，系统就会按照之前的设置内容对凭证进行判断，如果不符合所设定的限制条件，则就会出现出错信息框；如果符合，则就会顺利通过这个环节。用户在遇见类似问题时，首先需要按照错误提示信息内容，核查凭证类别与输入的业务内容是否符合，进而确定是将会计科目选错还是将凭证类别设置错误。
在以上这个例子中，凭证类别选为“转账凭证”，而“转账凭证”所对应的是“凭证必无”这个限制类型，其限制科目是：1001、100201、100202，也就是说这三类科目不能在凭证借贷方出现。例子中凭证的贷方出现科目100201，这与已经设置的限制条件冲突，因此会出现错误信息提示。出现此类情况的原因就是设置了错误的凭证类别而引起的，实际上按照业务内容来看，应为“付款凭证”而不是“转账凭证”。这里把“转账凭证”改为“付款凭证”后即可使问题迎刃而解。
对该案例做进一步分析可得，用户在凭证填制时，将转账支票作为该凭证类型的判断因素得到这是一张转账凭证，但实际上这是一张付款凭证。出现这种错误的原因是用户没有准确地判断凭证类别，没有弄清楚各个凭证的涵义，混淆各个凭证类别的限制条件，而当错误信息出现时，用户也不能及时找出原因，也给不出相应的解决办法。
除此之外，用户如果经过认真核对此类问题后，没有发现凭证内容及其类别之间的匹配错误，可是还是会弹出错误信息，那么就需要检查凭证类别的限制条件信息。比较常见的情况有：用户将付款凭证与收款凭证的限制类型搞混，设置错误；将“凭证必有”作为转账凭证的限制类型；或者并没有将所有限制科目写全。
二、录入制单日期时经常出现的问题
系统提示的比较常见的出错信息为：①日期不能超前建账日期；②日期不能滞后系统日期；③［付］类凭证已制单到［2009.08.03］。以下是典型案例分析与说明。
案例分析：某企业在2009 年 8 月 2 日发生一笔业务，并填制了一张付款凭证，在制单日期录入时，系统出现第三种错误信息。
经过分析，出现这种错误的原因是，用户在设置总账控制参数时，将“制单序时控制”功能项选中，这样一来，在凭证填制过程中就会根据业务所发生的时间顺序进行排序制单。在出错信息中显示凭证制定信息已更新到2009年8月3日，该日期之前不允许再填写任何凭证。经过分析找出问题是由参数控制信息引起的之后，可以通过取消“制单序时控制”选项就可以重新录入该凭证信息。
如果在这个案例中，用户取消“制单序时控制”选项，但是在重新填写凭证的制单日期时，将会出现第二种情况所述的出错信息。经过检查得到，计算机当前的日期是2009 年 8 月 1 日，当填写2009 年 8 月 2 日所制定的凭证信息时，就会发生错误，这类似于填写还没有发生的凭证信息，在系统中是不合理的，所以会被拒绝。这种情况下，可以把计算机系统日期设置为2009年8月2日以后的日期即可。当然，类似于这种问题通常是在系统模拟过程中发生的，现实中一般不会出现这种问题，因为计算机系统日期与现实日期通常是一致的，而已发生的凭证日期一定是当前已经发生的事情，因此不会出现“日期不能滞后系统日期”问题。
以上这两类问题的出现主要原因还是软件用户还没有深入理解制单序时控制选项的意义与功能，同时用户不能够理解计算机系统日期在系统模拟时具体所表示的意思。
当系统提示错误信息为“日期不能超前建账日期”时，说明凭证填写日期在总账系统启用日期之前。经检查后发现，这是用户在设置总账系统日期时将其设定为月底引起的。例如用户将原本应设定为2009 年8 月 1 日的总账系统启用日期设置为2009 年 8 月 31 日，如此一来，本应录入8月1日以后的凭证变成只能录入8月31日之后的凭证信息了。之所以会出现这样的问题，可能用户直接将总账系统启用日期按照模拟练习时的设置内容，将日期调整到2009年8月31日，因此，该系统只能识别8月31日之后的凭证信息。这时候，用户不能对总账系统启用日期进行更改，因为此时总账系统启用日期呈现灰色界面。这又是因为用户在凭证录入时，已经进入总账系统，也就是说该总账系统已经启动，其日期等信息已经不能被更改。
之所以会出现上述这些问题，主要包括两个方面原因，一是用户在设置系统日期时没有顾全因素，由于粗心导致错误出现；二是用户并不能够完全理解“建账日期”的涵义，它指的是总账系统的启动日期，同时总账系统一经使用便不能更改。所以，用户在进行总账系统设置时，必须格外关注总账系统的启用日期，不然在后续应用过程中将会遇到各种各样的问题和麻烦。
三、录入凭证摘要时经常出现的问题
比较常见的错误信息如下所述：当制单人在摘要栏点击参考按钮时，会弹出“该操作员无此功能权限”错误信息框。
案例分析：用户在先前设置总账系统的用户权限时，赋予马方全部操作权限，然而，当马方在摘要栏点击参考按钮时，会弹出“该操作员无此功能权限”错误信息框，导致无法录入摘要内容。
在对这个问题进行分析时，第一步需要明确“该操作员无此功能权限”这个问题的实际情况，再者需要考虑“无此功能权限”具体是指什么功能权限。通过问题描述我们可以知道，在摘要栏中点击参考按钮属于摘要的选择调用功能，这里指出的是，马方不具有常用摘要调用的权限，而并不是说马方不具有摘要录入权限。
经过对该案例进行分析可知，用户在使用系统前没有设置常用摘要内容，另一方面，该功能设置并不是在总账系统中，而是处在“公用目录设置——其他——常用摘要”中。由此可以推出，尽管马方能够对总账系统进行所有操作，但是对常用摘要的调用却没有权限。即使本案例赋予了马方此项权限，由于前期没有对常用摘要内容进行设计，其目录下也将没有内容可供选择。之所以会出现类似情况，是因为用户没有准确把握功能权限的涵义，尤其是没有搞清楚数据权限与功能权限之间的区别，将此类问题误认为是没有赋予马方某项功能设置的权限所引起的。此外，由于用户并不了解用友软件的设置位置及其所包含的功能权限内容，以至于找不到解决问题的思路。
本案例的解决办法可以有：在摘要栏中直接输入相关内容；或者先赋予马方设置常用摘要的功能权限，利用此项功能进行常用摘要录入工作，如此一来，马方就可以在摘要栏中点击参考按钮，调用常用摘要内容。
四、录入会计科目时经常出现的问题
1. 银行科目制单录入。比较常见的错误信息如下：
情况一：在保存凭证时没有相应的处理支票提示信息出现；
情况二：在进行银行科目制单时，没有出现关于银行转账辅助项内容，例如票号、结算方式等提示信息框。
案例分析：某企业财务部职员王晶在2009 年 8 月 3 日从中国工商银行提取备用金10 000元，该业务的现金支票号为 XJ001。凭证信息为：
借：库存现金10 000（1001）
贷：银行存款/工行存款10 000（100201）
在填制凭证过程中录入 100201时，没有出现票号结算方式等提示信息，在这种情况下，首先需要明确该提示信息应不应该出现及其原因。也就是说，要了解情况二中所描述提示信息出现的前提是什么，当使用银行科目制单填制凭证时，系统将会自动出现关于银行转账辅助项内容，例如票号、结算方式等提示信息框。但是，在本例中，100201 科目是不是银行科目，取决于是否在前期设置过程中将“银行存款”设定为银行科目。如果没有提前设置，则系统不会将其按照银行科目进行处理，因此并不会弹出类似票号等提示信息框。在系统的实践过程中，用户往往因为没有按照需要设置“指定科目”而使得后续的业务流程出现问题，影响出纳管理工作的效率。
针对情况一中所描述的情况，首先也需要明确为什么会出现这样的提示信息，在这里，该信息内容充当“支票登记簿”角色，若要实现填制凭证与支票信息处理同步进行，则需要满足三个前提条件：第一，在结算方式中采用 “票据管理”选项设置；第二，使用银行科目进行凭证填制；第三，选择“支票控制”的总账控制参数。
在系统的实际应用中，可以按照支票信息在“支票登记簿”中的实际状态来对支票管理内容进行处理。通常包括以下几种情况：①当支票信息已经录入登记，却未进行报销处理，则会出现提示信息“支票已登记，是否进行报销？”②未在“支票登记簿”中将此支票信息录入登记，则会出现提示信息“此支票信息未登记录入，是否录入？”③当该支票已经进行过登记录入，同时已经报销，则会出现提示信息“此支票已报销，是否正确？”
这里需要指出的是，以上几种情况下的支票信息会在出纳的“支票登记簿”中同步显示。当支票信息登记或者处理错误时，可以通过“支票登记簿”修订。但是支票信息框在凭证填制界面不能被再次调出。在分析了相关错误信息框出现的原因之后，通过设置检查，可以得到未设置“指定科目”是该案例错误发生的原因，同时未在总账控制参数中将“支票控制”选项选中导致的。经过问题分析，找到解决方法。
2. 外币科目制单录入。比较常见的错误信息如下所述：情况一：进行外币科目制单录入处理时，没有显示外币信息录入栏相关信息。情况二：进行外币科目制单录入处理时，虽然显示外币信息录入栏，然而却没有相关汇率选项可供选择。
案例分析：兴华集团在2009 年 8 月 5 日向中国银行投资10 000 美元，业务票号为ZZW001，汇率 1∶8.275，其业务凭证信息如下：
借：银行存款/中行存款82 750（科目：100202）
贷：实收资本82 750（科目：4001）
在填制凭证过程中，首先出现科目100202信息录入后，没有显示外币信息录入栏，这主要是因为系统没有将科目100202识别为外币核算科目。通过查询会计科目设置界面可以发现，科目100202确实没有选择选项“外币核算”。设置后再次填写凭证制单时，则会出现外币信息录入栏，此时又出现了另一种情况，在汇率栏中没有汇率内容可供选择。反映出在前期设置过程中存在错误。经过检查设置界面，发现在7 月份的记账汇率栏录入8.275汇率信息。所以在8月份填制凭证时就看不到汇率信息。
在软件的实际意义过程中，用户还可能遇到“外币核算”选项框呈现灰色，不可选择，这是因为是否选择了“有无外币核算”选项。如果没有在“基础信息”设置界面选择“有无外币核算”选项卡，则说明不存在外币业务，使得后续业务流程中不能选择外币设置选项。
3. 往来科目制单录入。比较常见的错误信息如下：
第一种情况：用户在填制供应商往来科目或者客户往来科目过程中，会出现供应商信息录入或者客户信息录入提示信息，但是在输入相应信息后，又会提示输入信息不合法。
第二种情况：在保持凭证制单信息时，出现不能使用“［应付系统］”或者“［应收系统］”受控科目信息框内容。
案例分析：某公司销售部职员王丽于2009 年 8 月 12 日收到华宏公司一项金额为99 600 元的转账支票交易业务，票号信息为ZZR002，具体的凭证信息为：
借：银行存款/工行存款99 600（100201）
贷：应收账款99 600（1122）
这个例子是客户往来科目类型。之所以出现第一种情况，是因为系统无法将供应商或者客户信息准确识别，也就是说在客户档案中并不存在此客户信息。可能是因为名称录入错误导致。所以，在录入客户信息时一定要前后一致，确保信息准确。
之所以会出现第二种情况，是因为该业务正在使用受控科目，这是由于在前期设置会计科目，选中“客户往来”选项框，导致该业务成为受控类型。只要找到问题出现的原因，就能找到相应的解决办法。
五、小结
以上各个方面叙述了填制凭证过程中可能出现的各项问题，通过分析，找出原因，并提出相应的解决办法。用户在使用系统时，首先需要了解各项功能的使用方法及使用限制，才能正确操作，方便凭证制单及相关信息查询与录入。也就是说，用户应当明确系统的基础信息以及各项控制参数的作用及含义。用户在遇到问题时，首先需要考虑出现该问题的原因所在，从而一步步找出解决办法，最终充分发挥出系统的优势性能。
主要参考文献
1. 王新政，王海.会计信息系统实验教程（用友 ERP-U8.72版）.北京：清华大学出版社，2009
2. 王露西.会计电算化.北京：中国金融出版社，2007
3. 张渭育.用友财务软件凭证填制中存在问题探析.财会月刊，2013；4