【作　　者】
张渭育

【作者单位】
（郑州牧业工程高等专科学校经济管理系 郑州 450046）

【摘　　要】

      【摘要】本文以用友ERP-U8.72为例，总结和剖析了反向操作的基本原理，并结合典型案例分析了反向操作的基本处理思路和方法，以期为实务操作人员提供参考和帮助。
【关键词】财务软件   反向操作   基本原理

      一、反向操作的基本原理
在财务软件应用中，很多操作相互之间是有关联和先后顺序的。当后续的操作完成后，若发现前面的操作有误想要修改时，就需撤消后续操作后才能修改。如果后续操作有很多项，就需要逆着操作顺序，一步步进行撤消修改，否则不允许进行更正操作。而一些基本规则在财务软件设计中也得到了充分的体现，如：已有数据的科目不能修改科目性质；如果科目已录入期初余额或已制单，则不能删除；已记过账，则不能再输入、修改期初余额；凭证一经签字，就不能被修改、删除，等等。
      对于类似问题的处理，只需在理清操作间关联性的基础上，注意操作的先后顺序，如果是“一二三”的顺序，则处理时就按“三二一”的顺序逆向进行撤消，就可进行更改和删除等操作了，这就是反向操作的基本原理。以下以用友ERP-U8.72为例进行说明。
二、反向操作典型案例
案例一：客户档案不需要分类，但却进行了分类设置，并且已录入客户分类及客户档案信息，应如何处理？
在此案例中，只有选择了客户要进行分类的控制参数选项，后续才能进行客户分类档案的建立，而只有先建立了客户分类档案，才能录入客户的具体档案信息。因此，导致这一结果的“一二三”的操作顺序依次为：步骤一，在建立账套时选择了“客户是否分类”的选项；步骤二，在客户分类档案中人为添加了客户分类信息；步骤三，在客户档案中录入了相关客户档案信息。
      处理这一问题时，按“三二一”的顺序逆向进行撤消操作，具体顺序为：先撤消步骤三，将客户档案中的客户信息全部删除；再撤消步骤二，将客户分类档案中的分类信息全部删除；最后撤消步骤一，由账套主管注册进入“系统管理”，通过执行“修改账套”命令，再次调出“基础信息”设置界面，将其中的“客户是否分类”的选项取消，使操作回归原点。这样就可以正向进行正确的设置和后续档案信息的录入了。
在进行上述反向操作时，应注意“三二一”的顺序不能颠倒。比如，如果不先撤消步骤三和步骤二的操作，即便找到步骤一中的“客户是否分类”的选项，也会发现此参数呈灰色显示，不允许进行修改。另外，进行反向操作时还应注意针对同一步骤的设置，撤消时所使用的命令及操作员都可能与之前不同。比如，步骤一是由系统管理员建立账套时所进行的操作，但撤消步骤一时则是由账套主管通过修改账套来完成的。
      案例二：在录入应收账款的期初余额时，发现其数额为应录数额的两倍，是何原因？应如何处理？
出现这一情况，一般是由于用户所设置的会计科目为辅助核算科目，如本例中的应收账款要求设置为“客户往来”辅助核算科目，但用户在最初录入期初余额时却忘记进行此项设置，而直接录入了期初余额数据。后续发现此问题时，在未删除已录数据的前提下，又为应收账款设置了辅助核算类型，并录入辅助账期初余额数据，这样返回“会计科目”界面时就会发现期初余额的数额翻倍了。
      要解决这一问题，应先明确导致这一结果的“一二三”的操作顺序，依次为：步骤一，在“期初余额录入”界面录入应收账款期初余额；步骤二，为应收账款设置了“客户往来”的辅助核算类型；步骤三，进入“客户往来期初”界面，录入相关数据。
      处理这一问题时，仍应按“三二一”的顺序逆向进行撤消操作，具体顺序为：先撤消步骤三，将“客户往来期初”界面中所录数据全部删除；再撤消步骤二，取消应收账款的“客户往来”辅助核算类型；最后撤消步骤一，将录入的应收账款期初余额删除。这样操作又回归到了原点，然后就可以正向进行重新设置和录入工作了，具体操作步骤为：先为应收账款设置“客户往来”的辅助核算类型，再进入“客户往来期初”界面，录入应收账款辅助账期初余额。
在进行上述反向操作时，也需注意“三二一”的顺序不能颠倒。在实际操作中，用户往往在撤消完步骤三的内容后，就不知如何去做了。因为此时虽然在“会计科目”界面看到了步骤一中所录入的期初余额，但如果不先撤消步骤二的“客户往来”辅助核算类型的设置，则期初余额是无法删除的。
案例三：在进行数据权限分配时，本应为操作员马方设置“应收账款”、“预付账款”、“应付账款”、“预收账款”、“其他应收款”五个科目的明细账查询权限，但却将这五个科目的制单和查询权限都赋予了马方，应如何处理？
当出现上述情况时，用户往往会在“记录权限设置”界面取消“制单”的选项，然后单击“保存”按钮，希望能更改错误设置，结果却发现更改并未成功。对此，应先梳理思路，明确一下导致这一结果的“一二三”的操作顺序，依次为：步骤一，执行“数据权限分配”命令，在“权限浏览”界面，先选择“业务对象”为“科目”，再在“用户及角色”栏中选择操作员“马方”，然后单击“授权”按钮，进入“记录权限设置”界面。步骤二，在“记录权限设置”界面，从“禁用”栏中找到五个科目，将其选入“可用”栏中，最后单击“保存”按钮。
      按照反向操作的处理思路，解决这一问题时应按“三二一”的顺序逆向进行撤消操作，具体顺序为：先撤消步骤二，在“记录权限设置”界面，将已选入“可用”栏的会计科目重新选回“禁用”栏中。然后撤消步骤一，退回到“权限浏览”界面，查看“拥有的权限”栏中是否已为马方清除了所有权限，即验证撤消步骤二的操作是否设置成功，就可以开始正向操作了。因为“业务对象”已选为“科目”，“用户及角色”也已选择了“马方”，这两个设置没有问题，所以就不需撤消，接下来，单击“授权”按钮，进入“记录权限设置”界面，先取消“制单”的选项，然后再将五个科目从“禁用”栏选入“可用”栏，最后单击“保存”按钮即可。当再次退回到“权限浏览”界面时，就可以在“拥有的权限”栏中看到马方已被赋予了正确的数据权限。
在进行上述反向操作时，应注意在撤消步骤二的操作中，将五个科目从“可用”栏又重新选回“禁用”栏，但五个科目回复的位置并不是原来的位置，而是被放置在了“禁用”栏的最后，这一点可能会对用户进行撤消操作造成一定的阻碍，用户会因找不到已退回的会计科目而不知如何继续操作。另外还需进一步明确的是，反向操作并不意味着要把所有的操作完全撤消，如果正向操作时某个设置没有问题，进行反向操作时就不需要进行撤消。比如在此案例中，将“业务对象”选为“科目”和将“用户及角色”选为“马方”的设置，因为这两项设置本身没有问题，所以在反向操作时就没有进行撤消而是直接继续后续的操作，同时也节约了操作时间。
案例四：在进行出纳签字时，系统提示“没有符合条件的凭证”，应如何处理？
造成出纳无法签字的原因多种多样，此案例属于其中的一种情况：由于用户事先没有在总账系统控制参数中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”选项，后续填制凭证时，在未进行出纳签字的前提下已将凭证记账，而记过账后又想进行出纳签字时，就会出现“没有符合条件的凭证”的提示信息，无法进行出纳签字。这主要是因为已记过账的凭证是不允许再进行审核签字的。按照反向操作的基本原理，先明确导致这一结果的“一二三”的操作顺序，依次为：步骤一，进入总账系统，执行“设置—选项”命令，进行总账控制参数的设置，但未在“权限”选项卡中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。步骤二，对凭证进行审核。步骤三，对凭证进行记账。
      按照反向操作的处理思路，解决这一问题时应按“三二一”的顺序逆向进行撤消操作，具体顺序为：先撤消步骤三，由账套主管通过“恢复记账前状态”命令取消记账；再撤消步骤二，对于此案例无需做此步操作，因为凭证审核与否并不影响出纳签字工作的进行；最后撤消步骤一，回到“选项”界面的“权限”选项卡中，将总账控制参数“出纳凭证必须经由出纳签字”选中，然后出纳人员就可以对凭证进行签字了。
在进行上述反向操作时，还需要特别注意以下三点：
      第一，取消记账操作所使用的命令“恢复记账前状态”需要先激活再使用，而激活操作与命令出现的位置有所不同。激活时，要先执行“期末—对账”命令，进入“对账”界面，然后按Ctrl+H键，当系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”的提示信息框时，此命令就会出现在“凭证”菜单中了。但这一操作只起到激活“恢复记账前状态”命令的作用，想要取消记账就必须进一步执行“恢复记账前状态”命令。这是用户在实际操作中容易产生误解的地方，经常会有用户认为只要把这个命令激活了，就相当于取消了记账，而实际上必须继续完成下面的操作：退出“期末对账”界面，在“凭证”菜单找到“恢复记账前状态”命令，执行此命令，按提示进行操作才真正取消了记账。
      第二，完整的凭证审核环节应包括三项内容：审核人员审核凭证、出纳人员对出纳凭证进行签字和主管会计对凭证进行签字。其中，审核人员审核凭证是系统要求必需的操作，如果凭证不审核将不能记账，而后两项内容则是由用户自行选择决定的。如果在总账控制参数中设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”和“凭证必须经由主管会计签字”，那么在审核环节就必须完成这两项操作，否则凭证也不能进行记账。因为这三项内容是属于同一环节的平行操作，操作时不分先后顺序，因此，此案例中撤消步骤二的操作就无需进行，即不需取消审核，这一点也是用户在实际操作中容易误解的地方。同时，这一操作也再次说明了反向操作并不意味着要完全撤消所有的操作，如果某项操作并不影响后续正确操作的进行，就无需撤消。
      第三，出纳能否签字，除了本案例中所出现的情况外，还应仔细查看有没有为“库存现金”和“银行存款”科目选择“日记账”选项，有没有进行指定出纳专管科目的设置，出纳签字时的业务日期是否选择正确等等，这些都是保证出纳签字功能正常执行的前提条件。
主要参考文献
1. 王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清华大学出版社，2009
2. 潘上永.会计电算化.北京：中国金融出版社，2007