【作　　者】
刘从兵

【作者单位】
（安康学院计财处 陕西安康 725000）

【摘　　要】

      【摘要】加强高校暂付款管理对促进高校资金良性循环和资产安全完整发挥着重要作用，是高校财务管理工作的重点。但由于该项工作业务量大、涉及面广、时间跨度长、管理手段落后，成为了高校财务管理工作的难点。本文依据暂付款的管理原则，利用EXCEL完成高校暂付款管理系统的结构和模块设计，旨在提高高校暂付款的管理效率和管理水平。
【关键词】EXCEL   高校暂付款管理   系统结构设计   系统模块设计

      高校暂付款是指学校应结算的各类暂付款项，包括暂付的差旅费、会议费、进修费、培训费、学生活动费、教学实习费、购置费、维护费、备用金等。随着近年来高校办学规模不断扩大，经济事项不断增多，高校出现了暂付款挂账金额大、垫付时间长的现象，严重影响了资产的安全完整和资金的使用效益。分析原因，一方面是暂付款管理业务量大、涉及面广、时间跨度长、管理手段落后，高校每年对暂付款只能进行一到两次的集中清理，无法对逾期借款和借款人及时采取有效措施；另一方面是部分借款人责任意识差，还款积极性不高，甚至故意拖账、赖账。因此，在当前环境下研究如何加强高校暂付款管理、规范借款行为及提高借款人还款意识是十分必要的。本文依据暂付款的管理原则，利用EXCEL完成高校暂付款管理系统的结构和模块设计，旨在提高高校暂付款的管理效率和管理水平。
一、系统需求分析
本系统设计围绕高校对暂付款的管理需求展开。加强高校暂付款管理应遵循以下原则：一是“谁借款，谁负责”原则，即明确借款人对暂付款负有按期结算的义务和责任。二是“预算控制”原则，各部门办理借款必须在预算项目的经费额度内，借款用途不能超出预算项目的开支范围。三是“一事一借，前清后借”原则，每一借款必须有明确的借款事由，单独办理借款手续，若前期借款逾期未还，财务部门不再受理部门或个人的借款业务。四是“及时清理”原则，若借款逾期，借款人应说明情况并追加信用期限，否则财务部门应按规定对借款人采取减少信用额度、缩短信用期限、暂停借款、强制扣款、加收滞纳金等限制措施。
二、系统结构设计
高校暂付款管理系统分为基础信息、数据录入和数据输出三个模块。基础信息模块主要用于借款人和预算项目信息的初始设置和后期维护，并向其他两个模块提供查询数据；数据录入模块分为借款录入和还款录入两个界面，在数据录入模块，财务人员除了记载借款、还款相关信息外，还可利用系统在借款发生时对借款人身份、借款情况、所借项目借款情况、所属部门借款情况进行审核，在还款发生时对所还款项是否逾期、是否专款专用、是否符合项目开支范围进行审核。数据输出模块主要用于催款单、扣款单的生成和滞纳金的计算，该模块无需手工操作，可实时输出相关统计信息。
      该系统在设计上体现了高校对暂付款的管理原则，同时为降低工作强度，提高工作效率，还设计了助记码查询、项目分级选择录入、借款单查询等辅助功能。
三、系统模块设计
1． 基础信息模块设计。该模块包括借款人员信息和预算项目信息两部分内容，借款人员信息包括序号、助记码、借款人编号、姓名、部门属性、部门、身份证号、工资账号、联系方式、信用期限、信用额度、备查资料12个字段，其中借款人编号、姓名、身份证号为锁定信息，不允许修改，其他字段信息可修改维护。为减少基础数据设置的工作量，助记码和备查资料两个字段信息可利用函数自动获取。
      （1）助记码是姓名拼音首字母的缩写，如“李明”的助记码为LM，利用助记码可实现借款人的模糊查询，并快速确定借款人编号，适用于高校人员多、同名多的情况，助记码自动获取方式为：
首先新建表名为ZJM的辅助表，在辅助表中录入A ~ Z字母和对应的临界汉字，如下表所示：

在助记码字段下的B2单元格内录入公式:
B2=CONCATENATE（VLOOKUP（LEFT（D2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），VLOOKUP（MID（D2，2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），IF（LEN（D2）>2，VLOOKUP（IF（LEN（D2）>2，MID（D2，3，1），""），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），""））该公式是利用文本函数提取姓名中的每个字，通过VLOOKUP函数的模糊查询功能查找到每个字对应的字母，再利用CONCATENATE函数将字母合并，公式中还用到了IF和LEN的组合函数，其目的是判断姓名由三个字组成还是两个字组成，并返回对应的结果。
（2）人员信息表中的备查资料字段提供一个快捷方式，用于查询借款人照片、还款计划、信用调整等资料，财务人员可利用该字段对借款人身份和信用情况进行审核。该字段信息通过HYPERLINK函数实现，首先为每位借款人建立一个文件夹，文件夹以借款人编号命名，文件夹中存放借款人的照片等资料，所有借款人文件夹存放于同一目录下，然后在备查资料字段下的L2单元格录入公式：
L2=HYPERLINK（CONCATENATE（“D:\借款人信息库\”，C2），C2）
其中“D:\借款人信息库\”为借款人资料存放的上级目录，C2为借款人编号，利用CONCATENATE函数生成借款人资料的存放目录，通过HYPERLINK函数创建资料查询的快捷方式，并以借款人编号命名，利用单元格向下填充功能实现全部字段信息的生成。
（3）预算项目信息采用分类排列方式，即按部门属性对部门进行分类，以部门属性为字段，将所属部门列于其下，再以部门为字段，将所属预算项目列于其下。采用这种排列方式是为了实现部门属性、部门、预算项目的分级选择录入，提高借款录入工作的准确率和效率。具体设置方式为：点击需录入部门属性的单元格，打开“数据”菜单中的“有效性”对话框，在“允许”下拉框中选择“序列”，在“来源”栏中输入“行政，教学”，实现部门属性的选择录入，再点击需录入部门的单元格，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉框中选择“序列”，在“来源”栏中输入：
=OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，COUNTA（OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，100，1）），1）
实现部门的选择录入，即部门字段单元格的下拉框能够依据部门属性对应地列示所有该类部门，选择即可实现部门录入。公式中CB18为部门属性单元格，利用MATCH函数定位CB18所示部门属性在部门属性字段中的位置，确定列偏移量，利用COUNTA函数计算偏移后需引用区域的行数，利用OFFSET函数以部门属性最左边字段为参照系进行偏移和引用得到新的引用区域，同理可实现预算项目的选择录入。
2． 数据录入模块设计。数据录入模块分为借款录入、还款录入和数据汇总三个界面，其中数据汇总为自动生成，隐藏在工作表中。
      （1）借款录入界面分为借款信息录入、借款人信息查询和当前借款额度控制三个区，在借款信息录入区需要录入的信息包括借款编号、部门属性、部门、预算项目、借款人编码、借款人、借款日期、借款金额、摘要、信用期、还款时间11个字段，其中借款编号字段为初始设置，锁定后不可变更，部门属性、部门、预算项目三个字段为选择录入，借款人编码字段通过借款人信息查询区查询录入，借款人、信用期、还款期三个字段为自动生成录入，借款日期、摘要、借款金额三个字段为手工录入。在借款人信息查询区，财务人员可通过输入借款人助记码，查询到所有与该助记码一致的职员信息，选择对应借款人对身份信息进行核实。
      实现助记码查询功能最重要的是在基础信息模块中定位与查询助记码一致的每一个助记码的位置，具体方式列示如下：
第一行借款人助记码的定位公式为：
B1=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+1
第二行借款人助记码的定位公式为：
B2=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（INDIRECT（ADDRESS（1+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0），1，1）），1，1，1 000），0）+1
该公式是根据上一行的定位，利用OFFSET函数确定新的引用区间，再在新的引用区间内通过MATCH函数定位助记码位置，再将该位置与上一行位置累加而得到新的位置，以后行次依此类推完成多行定位。每一行借款人助记码定位完成后，利用VLOOKUP函数显示相关字段的信息。
为了方便财务人员对借款额度的审核和控制，系统在借款额度控制区实时显示当前录入状态下的借款人，借款部门、借款项目的借款情况，该项功能实现的方式为：
在需要显示当前录入的借款人姓名的单元格内录入公式：
CK6=INDIRECT（ADDRESS（COUNTA（$CC$18:$CC$1017）+17，COLUMN（CC17），4，1））
该公式利用COUNTA计算出当前录入行在录入区的位置，再加上非录入区的行数得到实际行号，利用COLUMN求出借款人信息所在的列号，利用ADDRESS函数返回当前录入借款人的单元格的引用，利用INDIRECT函数返回ADDRESS函数指定的单元格引用。查询借款人累计借款余额、逾期借款金额、逾期借款笔数可通过SUMIF函数计算得出，如借款人借款余额计算公式为：
=SUMIF（$CC$18:$CC$1 017，CJ6，$CH$18:$CH$1 017）-SUMIF（还款!$D$18:$D$1 017，CJ6，还款!$E$18:$E$1 017）
其中CJ6为借款编码。逾期借款金额和逾期借款笔数同理可利用SUMIF计算得出，在计算逾期笔数时需利用IF和TYPE的组合函数进行判断。
（2）还款录入界面分为还款信息录入、借款人信息查询和借款人借款明细查询三个区。在还款信息录入区需录入的信息包括借款编号、借款人编号、借款人、部门、借款项目、还款金额、还款日期、当前借款余额8个字段，其中借款编号、还款金额、还款日期需手工录入，其他数据为自动获取，其中当前借款余额字段信息的获取公式为：
G18=VLOOKUP（B18，JIEKUAN!$CA$17:$CN$1 017，8）-SUMIF（（OFFSET（$B$18，，，ROW（）-17，1）），B18，（OFFSET（$E$18，，，ROW（）-17，1）））
借款人借款明细查询，即利用借款人编号查询借款人所借款项的明细数据，数据来源为汇总数据，实现方式与助记码查询方式一致。
（3）数据汇总是在引用借款录入和还款录入数据的基础上，增加了是否逾期、逾期计数、处理方式三个字段。该界面数据是形成催款数据和扣款数据的来源，其中是否逾期字段的公式为：U2=IF（Q2<=0，""，IF（TODAY（）-M2>1，"逾期"，""））\；逾期计数字段的公式为:V2==IF（IF（Q2<=0，""，IF（TODAY（）-M2>1，"逾期"，""））="逾期"，1，0）；处理方式字段的公式为：Y2==F（Q2>0，IF（TODAY（）-M2>1，IF（30>S2，"催款通知"，"扣款"），""），""），公式中Q2为借款余额，M2为最迟还款期。
3． 数据输出模块设计。该模块用于催款单和扣款单的实时生成，其数据源为录入模块的汇总数据和基础信息模块数据，利用数据透视表实现，实现方式为：通过“数据”菜单“数据透视表和数据透视图”，打开“数据透视表向导”对话框，依据提示完成透视表的建立，再从“数据透视表”工具栏中将“处理方式”字段拖入页字段区，将部门、借款编号、借款人、借款摘要、联系方式等字段拖入列字段区，将借款余额拖入数据区，打开“自动套用格式”对话框，对透视表外观进行设置，打开“表选项”对话框，对数据的刷新频率进行设置，若需计算逾期借款的逾期费用，可通过添加计算字段方式实现，通过选择页字段区的处理方式，实现催款单和扣款单的生成。数据透视表功能强大，可满足多种数据分析的需求。
经过测试，本系统的各模块设计合理，性能稳定，公式及逻辑关系正确，能够满足暂付款规范化管理需求，提高高校暂付款管理效率和管理水平。
主要参考文献
1. Excel之家编著. Excel实战技巧精粹.北京：人民邮电出版社，2008
2. 靳颉.浅析行政事业单位往来账款的有效管理及回收.财会研究，2008；18
3. 吕志明.利用Excel加强应收账款管理.中国管理信息化，2005；10