【作　　者】
皮一芒

【作者单位】
淮阴师范学院经济与管理学院，江苏淮安223001

【摘　　要】

     【摘要】在ERP软件中，应付款管理系统是供应链系统的一个子系统，也是ERP系统的重要组成部分。本文针对应付款管理系统初始设置、日常业务处理、期末业务处理中的难点进行分析，提出解决思路。
【关键词】应付款管理系统；初始设置；业务处理；解决思路
【中图分类号】F232           【文献标识码】A           【文章编号】1004-0994（2016）16-0102-3应付款管理系统通过发票、其他应付单、付款单等单据的录入，对因采购及其他业务形成的往来款项进行综合管理，及时、准确地处理供应商往来账款的余额资料。该系统既可以单独使用，也可以和其他系统如采购管理系统、库存货管理系统、销售管理系统等集成使用。本文以用友ERP-U872软件为基础，对应付款管理系统中的难点问题提出解决思路，希望为同行及相关操作人员提供参考和借鉴。
一、应付款管理系统初始设置
问题一：进入应付款管理系统后，发现只有设置、应付单据处理、制单处理和凭证查询子系统，而这些子系统的功能也不全。比如，在应付单据处理子系统中没有“销售专用发票”和“销售普通发票”可供选择，只有“其他应付单”可供选择。这是由于初始设置时，在应付款管理系统“账套参数设置”中选择了“简单核算”。
解决思路：在应付款管理系统“账套参数设置”窗口点击“编辑”，应付账款核算模型选择“详细核算”之后，应付单据处理子系统就有应付单据处理、付款单据处理、核销处理、票据管理、转账、制单处理、账表处理、期末处理等选项了。
只有在应付款管理系统尚未发生业务时，才可以从“简单核算”转为“详细核算”。详细核算模式可以随时转为简单核算模式，但在设置为简单核算模式后，一旦有数据流产生，就不能再转为详细核算模式。在简单核算模式下，应付款管理系统只能将采购管理系统传递过来的发票生成凭证再传递给总账系统，而不能填写发票。在详细核算模式下，应付款管理系统不仅可以填制发票，还可以对往来业务进行详细核算、控制、查询和分析。
问题二：进入应付款管理系统，在“基本科目设置”中的“应付科目”选择“2202 应付账款”，系统自动弹出“本科目应为应付受控科目”而无法保存。其原因是应付账款、应付票据、预付账款等应付类会计科目未设置辅助核算。
解决思路：进入基础档案的会计科目界面，选中“应付账款”、“预付账款”、“应付票据”等往来应付科目，点击“查看”→“修改”，进入“会计科目_修改”界面，选中辅助核算中的“供应商往来”，受控系统自动选择“应付系统”。
在实际操作中，由于操作者在“会计科目_修改”界面设置辅助核算时需人工选择受控系统，往往会出错，因此建议采用自动选择受控系统。设置应付受控科目的目的是防止重复制单，只允许在一个系统中生成往来凭证。如果同时在总账系统和应付款管理系统中用往来类科目制单，容易导致重复制单，使应付款管理系统和总账系统往来类科目对账不平衡。如果需要在总账系统中使用往来类科目制单，应该选中该选项，但不建议在应付款管理系统中再用往来类科目制单。如果启用应付款管理系统并要求仅限在该系统中生成往来类凭证，那么总账系统选项设置中就不应该选中“可以使用应付受控科目”选项。
问题三：顺风公司（一般纳税人）是一家销售服装的商业企业，2015年6月初往来账户情况如表1、表2所示。

执行相关操作后进入应付款管理系统，执行“设置”→“期初余额”，进入“期初余额明细表”界面，点击“对账”，发现“应付期初”和“总账期初”不平衡。不平衡表现为以下五个方面：
一是总账系统的总账期初金额正确，但预付账款应付期初的金额为0，如图1所示。

解决思路：进入应付款管理系统后，执行“设置”→“期初余额”→“期初余额——查询”→“期初余额明细表”→“采购专用发票”，进入期初“采购专用发票”界面，点击“修改”，使发票界面处于可修改状态。在表体第一行最后一列可以看到项目名称“科目”，双击选择参照科目“1123预付账款”即可。
二是总账系统的总账期初金额正确，但应付账款应付期初的金额为0，如图2所示：

解决思路和第一点一样，但会计科目应选择“2202 应付账款”。解决这两个问题的前提是必须共同设置会计科目如“应付账款”和“预付账款”等受控于应付系统，否则在期初专用发票表体界面输入科目时，要么无法输入，要么系统提示该科目为非受控科目，禁止录入该科目。
三是往来类科目的应付期初金额正确，但预付账款和应付账款总账期初的金额为0，如图3所示。这是因为往来科目未设置辅助核算。

解决思路：执行“基础设置”→“基础档案”→“财务”→“会计科目”命令，进入“会计科目”界面，双击往来科目“应付账款”或“预付账款”，弹出“会计科目_修改”窗口；点击“修改”，辅助核算选中“供应商往来”；在“辅助期初余额”窗口点击“增行”，录入供应商、金额等。
四是预付账款的应付期初余额不正确（应为负），如图4所示。原因是在选择单据类型时选择了“收款单”而不是“付款单”。正确操作应该为在“单据类型”窗口的单据名称选择“预付款”，单据类型选择“付款单”，方向选择“正向”。

五是由于应付账款应付期初余额为负（应为正），导致对账不平衡，如图5所示。这是因为单据类型虽然选择了“采购专用发票”，但方向选择了“负向”。解决方法是将错误发票删除后，发票方向选择“正向”，再填制蓝字专用发票。

填写采购专用发票时，如果不填写蓝字项目内容，退出发票界面时无法保存。除输入数量和金额等内容外，还必须在发票最后一列科目栏录入“应付账款”或“预付账款”等往来科目。因为应付款管理系统和总账系统必须进行对账，这是应付款管理系统期初对账界面应付期初是否出现金额的关键。
二、应付款管理系统日常业务处理
问题一：6月5日，顺风公司向淮安新亚集团购买保罗男装10件，每件不含税单价269元。货物已经验收入库，款项未付。采购员填写采购专用发票，发票号码要求必须是0000001165。但在填写采购专用发票时，发现发票号码为0000000001，试图改为0000001165，却无法更改。出现这一问题的原因是ERP系统将单据编号预置为自动编号。
解决思路：首先，进入企业应用平台，点击“基础设置”→“单据设置”→“单据编号设置”，进入“单据编号设置”界面，单据类型选择“采购专用发票”，点击“修改”，激活修改状态，选中“完全手工编号”后，点击“保存”。其次，进入“查看流水号”界面，点击“单据类型”→“采购管理”→“采购专用发票”，在右侧能看到采购专用发票的收发标志、流水依据、流水号等子项目，将发票流水号修改为0000001165。
在“单据编号设置”界面，有三种编号方式可供选择：完全手工编号；手工修改，重号时自动重取；按收发标志流水编号。完全手工编号指用户新增单据、档案时，单据号、档案流水号为空，用户可直接输入单据号、档案号，此种方式主要用于企业的某种单据号或档案号之间无关联或不连续的情况。
问题二：进入应付款管理系统后，填写采购专用发票，发现ER这些蓝字选项，保存时将无法保存。但有些项目实际上不必填写。
解决思路：点击“基础设置”→“单据设置”→“单据格式设置”，进入“单据格式设置”窗口。点击U8单据目录分类下“采购管理”→“采购专用发票”→“显示”→“采购专用发票显示模板”，系统自动在右侧弹出“采购专用发票模板”界面。点击“编辑”→“表头项目”，显示“表头项目”设置对话框，取消不必勾选的选项，如图6所示。或者在“采购专用发票模板”界面选中目标，点击“删除”即可。

U8单据格式设计可对U8系列产品中的采购、存货、库存、销售、应收、应付等系统中的各种单据进行格式设计。但并不是所有的项目都可以取消或删除，有些项目被取消或删除后，在发票上虽然看不到该选项，但退出发票填写界面时，系统仍会自动提醒需要填写该选项，所以要慎重进行此类操作。
问题三：2013年6月15日，顺风公司向润丰公司购买李宁牌男装50件，单价220元（不含税）。润丰公司当日发货，并代垫100元运输费用。6月18日，顺风公司采购部门下达收货通知并将货物入库，收到采购专用发票（发票号：0615），顺风公司应付润丰公司12970元。在未启用采购管理系统前提下，进入应付款管理系统，录入代垫运费。采购员填写应付单表体项目“科目”时，科目方向选择“贷方”，保存时弹出信息提示“借贷不平，不能保存”。这是因为表头“科目”必须是应付系统的受控科目，是会计科目“其他应付款”的贷方，故表体“科目”方向为借方，与表头会计科目方向相反。
解决思路：将应付单表体项目“科目”方向设置为借方，然后点击表体项目科目右侧“科目参照”，选中正确会计科目即可。
应付单实质上是一张凭证，其表头信息相当于凭证中的一项分录的信息，表头“科目”为核算所欠供应商款项的科目。同时，应付单表头“科目”必须是应付系统的受控科目。如果不输入应付单表体项目，则点击应付单的保存按钮时，系统会自动生成方向相反、金额相等的记录。表体中的一条记录实质上就是一项分录信息。当输入表体的内容后，表头和表体中金额合计应借方与贷方相等。
三、应付款管理系统期末业务处理
问题一：对应付款管理系统执行“期末结账”，在“月末处理”窗口无法点击“完成”。“月末结账”窗口提示的处理类型“截止到本月应付单据全部记账”、“截止到本月收款单据全部记账”、“截止到本月应付单据全部制单”、“截止到本月收款单据全部制单”、“截止到本月票据处理全部制单”等处理情况显示“否”。应付单据未全部记账、未全部制单是因本月或以前月份应付单据、收款单据等未记账，或本月及以前月份应付单据、收款单据等未制单造成的。
解决思路：应付款管理系统记账和总账系统记账的含义是不同的，应付款管理系统的单据记账就是对单据进行审核。在对应付单据审核时，系统会弹出“应付单过滤条件”对话框，对话框默认的单据日期是系统登录日期，应将日期限制去掉，重新过滤后再对单据进行审核。然后对审核后的单据执行“制单处理”，生成凭证。最后，执行“期末处理”→“月末结账”，完成应付款管理系统结账流程。
在应付款管理系统的“账套参数设置”中，单据审核日期依据单据日期，所以月末结账时，单据必须全部审核完毕，否则无法结账。
问题二：应付款管理系统启用后，再启用采购管理系统，系统弹出“不能满足系统启用的约束条件”信息提示。原因有以下几种：一是启用应付款管理系统的时间在采购管理系统启用时间之前；二是应付款管理系统已结账；三是应付款管理系统虽未结账，但已经生成发票；四是应付款管理系统上月未结账。
以上几种原因对应的解决思路为：一是调整采购管理的登录时间，使其登录时间大于或等于应付款管理系统登录时间后，再启用采购管理系统；二是取消应付款管理系统结账，并将发生的业务删除；三是将应付款管理系统已经录入的发票删除；四是将上月应付款管理系统结账，再结合前三类解决方案分析并解决问题。
各系统启用是有先后顺序的，如果需要集成应付款管理系统和采购管理系统，要求采购管理系统的启用月必须大于或等于应付款管理系统的未结账月，应付款管理系统没有录入当月的发票。当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的发票和应付单在结账前应该全部审核。一次只能选择一个月进行结账，如果前一个月没有结账，则本月不能结账。

主要参考文献：
皮一芒，蒋苏娅．ERP原理及应用［M］．南京：南京大学出版社，2016．
焦永梅．金碟K/3应收款管理系统应用障碍诊断与处理［J］．财会月刊，2012（7）．
陈艳郁．用友ERP-U8软件应收款管理系统实践教学常见问题解析［J］．中国管理信息化，2010（6）．