【作　　者】
黄 辉（教授）

【作者单位】
华东交通大学经济管理学院，南昌330013

【摘　　要】

     【摘要】用友U8的年度数据管理在实务中是一项复杂且重要的工作，对于保证数据的完整性、连续性和安全性是必不可少的。本文在分析用友U8的数据组织方式的基础上，对年度数据的结转和卸出等数据管理问题进行了总结和归纳，以期为实务操作提供参考。
【关键词】用友U8；年度数据结转；数据卸出；账套库
【中图分类号】F270           【文献标识码】A           【文章编号】1004-0994（2016）07-0104-4从用友U8 V10.0版本开始，用户不仅可以建立多达999个相互独立的账套，而且可以根据需要在每个账套中建立不同的账套库，同时，每个账套库中可以包含一个或者多个连续会计年度的数据。这样的数据组织方式结构清晰、含义明确，便于数据管理和使用。一个账套对应一个经营实体或核算单位，账套中的某个账套库对应该经营实体在某年度区间内的业务数据。例如：华智公司建立“888账套”，于2014年开始使用，然后在2015年期初建立2015年账套库，则“888账套”有两个账套库，即“888账套2014年”和“888账套2015年”；如果希望连续使用同一个账套库，也可以不新建账套库，直接在2014年账套库中录入2015年数据，则“888账套”只有一个账套库，即“888账套2014~2015年”。在存储介质中，账套和账套库的关系如下表所示。

一、年度数据结转
在进行会计核算时，出于结算账目的需要，要进行会计分期，但由于企业的经营是持续的，所以必须进行年度数据结转。在用友U8中，年度数据结转有以下两种形式：
1. 不新建账套库的年度数据结转。在建立账套时，系统会自动建立一个以该账套启用年份为起始年份的账套库，如果希望账套启用当年及以后所有年度的数据都存放在这个账套库中，则不需要新建其他的账套库。在该账套库中，可以手工建立新的会计年度，如果上年度总账于12月份结账，系统将自动建立新的会计年度。其数据结构为：整个账套只有一个账套库，账套库中有多个会计年度账。这种结转方式很方便，可以联查以前年度数据，但是不能更改上年度已使用的基础档案、期初余额和结转单据，可采用数据卸出的方式实现数据库的分离。基本操作步骤如下：
（1）利用会计期间调整功能增加一个会计年度，详见图1。
（3）由于新账套库的建立，系统会把某两个相邻的会计年度分别存放到两个不同的账套库中，这样就涉及会计年度归属哪个账套库的问题。基本原则是：账套中的第一个账套库是建账时自动建立的，起始会计年度就是账套启用的年度，第二个账套库的起始会计年度是第一个账套库中总账未结账的会计年度。例如，第一个账套库起始年度是2014年，此时建立一个新账套库，若2015年总账已结账，则第二个账套库起始年度是2016年；若2015年总账未结账，则第二个账套库起始年度是2015年，如图10所示。

（4）新建账套库后，为了确保新旧账套库之间的业务衔接，账套主管可以通过账套库初始化功能将上一个账套库中相关模块的余额及其他信息结转到新账套库中。为了统计分析的规整性，每个账套库包含的数据都以“年”为单位，上一个账套库的结束年份加“1”就是新账套库的开始年份，如图11所示。

二、数据卸出
当一个账套库中包含过多年份的数据、体积过于庞大而影响业务处理性能时，账套主管可以通过数据卸出功能把以前年度的历史数据卸出，缩小该账套库的体积，提高系统运行效率。数据卸出时，只能以“会计年度”为单位进行处理，从该账套库的最小年度开始，到指定年度结束，卸出这个年度内所有业务产品的不常用数据。数据卸出后，系统将自动生成一个账套库保存这些卸出的数据，相对于当前使用的账套库来说，这个包含卸出数据的账套库可以称为“历史账套库”。
数据卸出需要注意的事项主要包括：①只有账套中的最新账套库（所含年度最大）才能进行数据卸出。②所有需要月结的产品都于12月结账，才能进行数据卸出。③可以卸出的年度，最小是该账套库的最小年度，最大是该账套库已启用产品中所处会计期间最小值所在年份减“1”，即当前期间不可卸出。④在一次卸出操作中，必须同时卸出指定年度范围内所有已启用产品的数据，不可分次卸出。基本操作步骤如下：
（1）启动数据卸出功能，如下页图12所示。
（2）选择需要卸出的年度。系统列示出该账套库中已启用产品的使用情况，包括启用日期和该产品当前所处的会计期间（只用于确认、不可修改），在此基础上可以选择需要卸出数据的年度。同时，卸出前最好选择输出路径，做好备份，如下页图13所示。（3）根据启用产品的情况进行数据检查。系统将分别检查该账套库的数据是否满足各项卸出要求，并列出详细检查结果。如果有数据不满足卸出要求，则不允许继续卸出，如图14所示。

（4）完成数据卸出。如果数据检查全部通过，系统将显示卸出的主要步骤列表，如创建新账套库、各业务产品卸出准备、各业务产品清除数据前准备等。点击“卸出”按钮开始逐项执行各项任务，并有进度条显示各项任务的执行进度，如图15所示。

三、结语
用友U8的年度数据管理在实务中是一项较为复杂的工作，同时也是非常重要的管理环节，该环节对于保证数据的完整性、连续性和安全性是必不可少的。

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