【作 者】
卫雅琦，黄连香，蒙福亘
【作者单位】
中国矿业大学（北京）财务处，北京100083
【摘 要】
【摘要】在新高校会计制度颁布实施的背景下，随着高校各项经费的逐年递增，政府、银行、合作单位等社会各界对高校财务的关注度不断提高，并对高校财务管理提出更高的要求。传统记账模式已不能适应当前高校发展的需要，深入推行会计电算化势在必行。如何挖掘高校财务软件功能，利用系统控制来简化财务工作、提高工作效率，使之更好地为高校财务管理服务，是本文研究的主要内容。
【关键词】高校财务软件；项目；科目；预算
【中图分类号】F232 【文献标识码】A 【文章编号】1004-0994（2016）01-0098-3为满足高校财务管理的要求，高校财务软件不断完善，与高校实际情况的契合度越来越高，如今的财务软件已实现由核算型向管理型转化，运用软件可以进行预算管理、财务核算、报表管理、资产和科研经费管理等方面的数据对接和共享，为提高高校财务管理水平提供了技术上的支持。本文结合高校实际发展情况，从软件设置技巧等方面阐述如何通过优化设置来提高财务管理水平。
一、高校财务软件的核心内容及设置技巧
1. 会计核算模块。核算系统是财务软件的核心系统，主要包括各类财务凭证的制单，学费收缴，资产管理，工资薪酬发放，教学科研，日常办公，学生补助，以及基建、医保、后勤等各项公用经费、人员经费的收支核算等。完整的会计凭证由摘要、项目、科目及金额等内容组成。核算系统中的一项重要工作就是会计科目的设置，高校应根据《高等学校会计制度》规定的总账科目和《政府收支分类科目》规定的明细科目设置会计科目。会计科目由四位数字组成：第一位数字代表科目的类别或会计要素的类型，“1”代表资产类科目，“2”代表负债类科目，“3”代表净资产类科目，“4”代表收入类科目，“5”代表支出类科目，“6”代表预算控制类科目；后三位数字代表会计科目的序号。
在日常工作中，支出类科目使用最为频繁。新高校会计制度规定，高校的支出分为教育事业支出、科研事业支出、行政管理支出、后勤保障支出、离退休支出、上缴上级支出、对附属单位补助支出、经营支出及其他支出。新制度将之前的教育事业支出细化为五个方面，如果科目还按照之前的下增级次平铺式设置，会导致支出科目庞杂，级次达到九级之多，支出条目上千条，进行账务处理时不易查找且容易混淆出错。
科目设置技巧：①科目设置中加入经济分类，可以简化科目的级次和科目明细账的条目，对于支出类科目尤为重要。科目编码由科目编号和经济分类码组成，其中科目编号由四级组成，具体如表1所示。对于具体项目仅显示关联的支出科目，如科研类专项，输入项目代码后，自动显示“50020101”、“1215”、“1213”等关联科目，这样能大大提高财务凭证制作的效率和正确率。②充分利用凭证模板功能。对于医疗报销及科研经费入账等科目固定或科目不经常使用的账务处理，可以将其设为凭证模板，再遇到类似的业务时可以直接套用模板，以节省时间。③熟练掌握快捷键功能，如在编制凭证时，将鼠标点在项目及科目上并使用快捷键，即可查出项目的已支出明细及项目各明细余额，方便项目、科目之间的账务查询。2. 预算管理模块。高校预算实行“两上两下”制度，即高校根据年度发展目标和计划，按照预算编制要求，提出预算建议数，经主管部门审核后上报财政部门，待财政下达预算控制数后编制预算草案，由主管部门审核后上报财政部门审核、批复、下达，高校严格执行批复的预算。新预算法的颁布实施对高校预算管理提出更高的要求，内容涉及细化预算编制、强化预算约束、明确预算重点及加强对预算的审查监督等方面。在实际工作中，利用预算模板可以很好地控制各项经费支出，借助软件功能可以达到严格按预算批复执行的目的。
预算模板设置原则为：同一类专项设置一个模板。根据支出类别主要设置为通用类（用于基本经费类项目）、财政专项类、纵向科研类、横向科研类和其他类等模板。财政专项类模板可以再细化为教师队伍建设、专业建设、设备购置等；科研类模板可以再细化为国家自然基金、973项目、863项目等。根据项目的性质和类别，将支出科目及明细额度比例相同的项目设置为同一个模板，从而在预算分配时可以对支出明细进行分配和控制，使明细和总额都控制在预算范围内。
预算模板一般包括收入、支出、暂付款、限额规则四个一级预算项。按照预算批复对项目设置预算收入总额及各项明细支出限额，同时对预算项的控制方式进行设置，控制方式包括禁止超支、警告提示、不控制、浮动限额和不能发生，具体内容如下：①禁止超支。严格按照预算项的可用余额执行，报销时不允许超支。②警告提示。报销时，如果金额超过了预算项的可用余额，给予警告提示，但可以继续正常报销。③不控制。报销时，金额不受预算项的可用余额影响。超支时不做提示。④浮动限额。报销时，报销总金额可以根据预算项的预算金额做一定比例的浮动，只要在允许的浮动范围内，均可以报销。需要设置浮动比例或者浮动绝对值，系统取二者较大值作为浮动范围。⑤不能发生。报销时，该预算项下科目不允许有发生额。
对往来科目尤其是暂付款科目关联支出明细，可以在借款发生时选择借款明细，如版面费、材料费、差旅费等。发生借款时项目明细余额会相应减少，确保项目总额不超、明细不超，严格预算控制。预算项显示预算数、预算调整数、执行数、保留数、浮动数及实际可用数，其中执行数是已经发生的累计支出，保留数是往来借款累计数，实际可用数=预算数+预算调整数-执行数-保留数+浮动数。
3. 项目管理模块。项目管理是高校财务管理的重要组成部分，大部分支出要通过项目进行核算。项目由项目编码组成。项目编码的设置分为显示信息和控制信息两部分。其设置的基本原则是：能反映必要的会计信息，同时减少不必要的会计科目数量与层次。项目编码包括项目名称和项目代码，项目名称一般根据项目申报、批复文件、合作合同、立项书等资料信息确定；项目代码由一定位数的数字和序列码组成，其中部分数字由控制信息设置生成，包括资金的性质（财政拨款、非财政拨款）、来源、预算类别（基本、项目）、支付方式（直接、授权）等信息，控制信息生成的数字加上序列码，则生成项目代码。对项目编码设置一定规则，使之有规律，便于同一类项目的辨别，尤其是需要统计不同类别项目的支出时，可以进行选择性统计，便于科目选择和项目选择等多重选择的比对，项目编码规则如表2所示。
4. 大类管理模块。在对项目进行管理的过程中，我们把具有相同性质或类似性质的项目归为同一个项目类进行管理，其主要作用是通过大类关联会计科目和项目，完成项目和科目的连接，并在年底结账时通过一个大类设置一个结算公式，完成批量结转工作。
大类设置和预算模板设置的主要区别在于对基本经费的细化程度不同。在预算模板中，基本经费一般使用通用模板，而在项目大类设置中需要把通用模板中的项目进行再分类，分成日常业务费、助学金、维修费、福利费、电话费、招待费等。专项类项目大类设置和预算模板设置大体一致。大类具体设置：对该大类定义相应的属性（最多四项）及附加信息。定义项目各个属性一般采取截位方法，即受控于相应的项目编码规则的设置，属性设置的主要作用是便于各项数据的统计分析等。
在完成了项目类的定义后，另一个重要的步骤就是指定与该项目类有勾稽关系的科目，即从项目出发指定与该项目类相关的一些核算科目（收支），以及要进行往来核销的相关科目（暂收、暂付）。一般来说，一类项目的核算不是孤立地与一个科目有关，而是将几组科目有机地关联起来。对于项目的四个属性和科目多级明细以及它们之间的组合，系统可以提供不同口径的查询与账本输出（期末余额、期初余额及各类累计数等）功能，为财务人员进行数据统计提供了极大的方便。
5. 国库集中支付及来源核算。高校收入大部分是财政补助收入。财政部门为了提高财政资金的使用效率，方便财政资金的统一调配，实行国库集中支付管理。国库集中支付要求单位开设国库单一账户（零余额账户），将所有财政性资金纳入零余额账户统一管理。该账户能记录所有纳入预算管理的财政收支情况。财务软件中有对应的资金来源设置，对于项目可以定义其资金来源，在资金来源中还可以定义来源的支付方式、政府功能分类科目、经费性质以及预算总指标等信息。
通过设置来源核算，并勾选项目平衡检查，可以为凭证单、国库对账、银企对账等工作提供很大便利。尤其是对财政专项资金设置来源核算后，制单时借方录入支出，贷方会自动检索出对应的零余额账户，确保财务账上支出项目与国库支出项目一致，防止项目串户。国库对账是将财务系统中的零余额账户发生明细与国库集中支付系统中的支付信息进行核对，用于检查未达账项及发现收支错误等。
来源核算具体设置方法如下：通过制作Excel表格导入资金来源，并将来源和项目关联，如果某来源关联的项目较多可以设置批量关联。 如果一个项目关联两个以上的来源，可以设置支出优先级，比如对于基本经费项目可设置财政资金来源和其他资金来源，并设置财政资金来源优先，这样支出时先支出财政资金，只有当财政资金没有余额时才会在其他资金中支出，保障财政经费先支完，避免年底财政经费有结余被收回。
国库对账系统设置：①转入财务数据。选择对账期间点击凭证转入，系统将把零余额账户中所有带来源核算的凭证贷方分录信息转入国库对账系统。②导入国库数据。一般从国库支付系统中下载模板，按照模版格式修改后导入数据。③国库项目匹配。系统默认将国库数据项目名称与财务系统项目名称进行匹配，如果名称不唯一，也可以勾选预算年度、文号等条件来进行匹配，如果仍然有项目无法匹配，可手动勾选，最终完成所有项目匹配。④自动对账。按照选择的条件点击自动对账，系统会按来源对项目进行明细核对。⑤如果仍然无法对账，可采用手工对账或内部对账方式完成对账。对账完毕，系统会生成余额对照表，对于不符事项查明原因后，进行相应账务处理即可。
6. 年底结转。年底结转工作是把该会计年度内应记入单位财务账的所有经济业务全部登记入账，计算本期发生额及期末余额，并将期末余额结转为下一会计年度的科目期初数，从而对该会计年度内单位的财务收支状况进行总结，并据此编制各类财务报表。
年底结转技巧：先结转带项目的科目，后结转不带项目的科目；先结转预算下达类项目，后结转收支类项目；暂收、暂付等往来科目会自动结转到下年，在年终结转时无须考虑。年底结转可通过设置公式进行批量结转，具体顺序为：①生成预算控制类项目的指标结余。②依照与指标下达方向相反的原则进行预算指标自动冲转。③预算项目支出自动冲转。由于支出类科目一般结构比较复杂，冲转时必须对每一个明细科目进行贷方冲转。按大类设置冲转公式，转入科目必须是末级科目，转出科目只需指定一级科目即可。④收支类项目支出自动冲转。⑤收支类项目收入自动冲转。⑥非项目核算科目的结转，包括结余结转到基金，即事业结余科目→结余分配科目→基金类科目。
若单位所有账务处理都是正确的，经过以上结转步骤后，结转工作就全部完成了，但这是理想化的结果。实际工作中往往还需要复查科目账并不断调整，直至所有科目结转完毕。主要复查科目账中所有支出类科目期末数是否都结为零，次年继续使用的项目是否有期初数等。
二、高校财务软件各模块的关系
高校财务软件几大核心模块相辅相成，涵盖了高校财务管理的重要内容，具体设置步骤是：首先设置好会计科目和项目编码，完成基础工作；然后按类别把项目归类，完成大类设置；最后在大类中关联会计科目，实现会计核算中项目与科目的关联。具体关系如下图所示：
模块关系图清晰地反映了高校财务工作流程、资金来源去向等内容。高校财务工作由预算开始，在预算模板中设置项目收入及项目支出明细限额，设定资金来源性质，与国库支付系统连接，便于财务账和国库对账。项目所有的收支都会在会计账务系统通过凭证来体现。年底通过大类设置批量结转公式，完成结转凭证的生成，所有凭证按科目汇总在科目账、项目账、往来账中。在查询模块，可以进行总账、明细账等账表查询。进入报表管理系统点击取数可以生成报表，完成年度决算工作。
优化高校财务软件设置，挖掘系统的各项功能，一方面简化了财务人员的办公操作，提高了工作效率，另一方面适应了深化财务改革的要求，提高了财务管理水平。利用统计分析功能可以实现对资金使用效益、财务风险评价指标的分析，便于财务风险管理、资金统筹管理、实施绩效考核、优化资源配置等工作的开展，加快了高校财务管理精细化、科学化、持续性健康发展的步伐。
主要参考文献：
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薛砚丹，徐建，高玉琢.浅析高校财务管理系统优化策略［J］.中国电子商务，2014（20）.
作者单位：中国矿业大学（北京）财务处，北京100083
