【作　　者】
翟 敏

【作者单位】
（浙江金融职业学院金融系，杭州 310018）

【摘　　要】

      【摘要】本文从各模块月结与年结的流程、结账前的准备、结账方法以及结账时常见问题及解决方案等方面，对用友ERP财务业务一体化应用模式下期末结账的相关问题进行了探讨，希望对会计实务工作者有所帮助。
【关键词】ERP；财务业务一体化；结账一、ERP财务业务一体化应用模式下业务处理流程
ERP财务业务一体化应用模式是指启用财务系统（总账、报表、薪资、固定资产、应收款管理、应付管理管理）与供应链系统（采购管理、销售管理、库存管理、存货核算）协同处理企业业务的一种应用模式。该模式实现了企业信息流、资金流、物流的集成化管理，将企业的业务信息自动转换为财务信息，并即时传入财务系统。具体业务处理流程详见图1。
1. 销售与收款业务处理。销售管理模块负责销售业务中各种单据处理，填制并审核销售订单，到发货日，据订单填写销售发货单，开具并复核销售发票；应收款管理模块对销售管理模块传递来的销售发票进行审核制单，收款后，填制并审核收款单，最后根据审核后的单据制单，生成的凭证传递至总账系统。
2. 采购与付款业务处理。采购管理模块负责采购业务的单据处理，填制并审核采购订单，到货后填制到货单，录入采购发票；应付款管理模块对采购管理系统传递来的采购发票进行审核，付款后，填制并审核付款单，最后根据审核后的应付单及付款单进行制单，生成的凭证传递至总账系统。
3. 存货收发业务处理。当发生存货的收发业务时，首先在库存管理模块填制或生成出库单、入库单，并审核，反映库存数量的增减；然后在存货核算模块对出、入库单进行制单并记账，反映存货的出库、入库的成本，生成的凭证传递至总账系统。
4. 其他业务处理。固定资产模块通过卡片的管理来反映固定资产的增减变动并计提折旧，能自动制单传递至总账系统；薪资管理模块通过设置公式完成工资的计算，并通过工资分摊功能自动制单传递至总账系统；总账系统是账务处理中心，可以完成记账凭证的填制与审核及账簿的登记工作；UFO报表模块根据总账系统提供的数据进行财务信息的输出。
由此可见，系统内部各功能模块能相对独立地完成各自的业务，同时也能实现模块之间数据的实时传递与共享。也正是由于各功能模块之间的数据传递关系，月末结账时必须遵循一定的规则和顺序。
二、财务业务一体化应用模式下期末结账的处理
结账工作依据会计期间划分为月结、季结和年结，由于在电算化模式下，季结与月结工作一致，而年结有着特定的要求与操作方法，因此，笔者将详解月结与年结的流与方法。
（一）月末结账
1. 月结流程。财务业务一体化应用模式下各模块月末结账的顺序可以用35个字来表述，即：销售采购最先结，库存结完存货结，应收应付随后结，薪资固资分别结，最后再把总账结。月末结账流程详见图2。

2. 月结前的准备工作。
（1）结账工作应指定专人负责。因为某月结账后，是不允许再录入或修改当月的业务和凭证的，所以电算化的期末结账工作应由专人负责，防止由于他人的误操作而带来不必要的麻烦。
（2）确保各子系统业务均处理完毕。结账前，应检查本月会计工作是否已全部完成，只有完成了当月所有的工作，才能进行月末结账。
（3）结账之前应备份账套，否则数据一旦发生错误，将会带来无法挽回的损失。
（4）软件的月末结账功能与系统中所有功能的操作互斥。因此，在月末结账前，应退出所有的功能模块；在网络环境下，要确保系统中的所有网络用户均退出其他的功能。
3. 月结方法。
（1）采购管理模块结账。当采购管理模块当月业务处理完毕后，由结账人员进入采购管理模块双击“月末结账”，选择要结账的月份，点击“结账”按扭，则当月结账标识处显示“已结账”。
（2）销售管理模块的结账流程与采购模块相同，此处不再赘述。
（3）库存管理模块结账。当采购管理和销售管理模块月末结账完毕，库存管理模块业务也已处理完成，由结账人员进入库存管理模块双击“月末结账”，选择所要结账的月份，点击“结账”即可。
（4）存货核算模块结账。库存管理模块月末结账完毕，存货核算模块业务也已处理完毕，由结账人员进入存货核算模块，首先需对所有仓库进行期末处理，操作步骤为：点击“期末处理”，选择所有仓库，确定即可。期末处理业务完成后，再点击“月末结账”即可完成。
（5）应付款管理模块结账。当采购管理模块月末结账完毕，应付款管理模块业务也已处理完毕，由结账人员进入应付款管理模块，点击“期末处理”，选择“月末结账”，选中要进行期末处理的月份，当所有处理类型的处理情况均为“是”时，点击“完成”即可。
（6）应收款管理模块结账方法同应付款管理，此处不再赘述。
（7）固定资产月末结账。当固定资产模块当月业务处理完毕后，由结账人员进入系统，点击“月末结账”，确认无误后点击“开始结账”，进入“整理卡片数据”界面，整理完毕后显示对账结果界面，确认无误后，点击“确定”即完成结账工作。
（8）薪资管理模块结账。当薪资管理模块当月业务处理完毕后，由结账人员进入系统点击 “月末处理”，选择清零项目，确认后，结账完毕。需注意的是，如果设置了多个工资类别，需对各工资类别分别进行月末结账，且该模块的月末结账只有在会计年度的1 ~ 11月才能进行。
（9）总账模块结账。当前面所有模块月末结账完毕，总账模块业务也已处理完毕，进入总账模块点击“期末”——“结账”，根据步骤提示，完成对账、结账工作。
（二）年末结账
1. 年结流程。年结包括两个环节，一是完成各模块的结账，二是将本年度数据结转至下年。各模块结账的顺序与月结大致相同，只是薪资管理和总账模块仅完成期末业务检查，无需进行结账处理，其他各模块按照顺序结账后，建立新年度账并进行上年数据的结转，只有将除总账之外其他模块数据全部结转后，再手工完成总账模块结账，最后完成总账数据的结转，具体流程详见图3。

2. 年结前的准备工作。确保总账模块12月份对账正确；薪资管理模块不需要进行月末处理，结转上年数据后将自动结账；固定资产模块要求完成所有的制单任务，如无需制单，则删除需制单业务；销售管理模块中所有单据均应审核，若年结时尚有未开发票的发货单，系统会提示“目前尚存在未开票的发货单，是否继续进行月末结账？如果否，可以进行批量关闭”，此时应根据实际情况选择处理；库存管理模块所有单据均需进行审核；存货核算模块中采购暂估处理业务应处理完毕，且应将所有已记账单据生成记账凭证；除总账、薪资管理外各模块进行年（月）末结账。
3. 数据备份。为确保数据安全，必须进行数据备份工作。一般在建年度账前后以及结转上年数据前后都要做一次备份（共4次）。
4. 年结方法。
（1）建立年度账。由账套主管登录系统管理，以当前操作日期，注册上年度账套。
（2）结转上年数据。该过程是指将上年度中各模块的余额及其他相关数据信息结转到新年度账中。由账套主管登录系统管理，注册新年度账，选择“年度账”中的“结转上年数据”，可以根据业务特点以及IT工作环境来选择手工结转或自动结转，再根据提示完成上年数据的结转。需注意的是，结转完薪资管理模块后，需在12月份进入账套，进行总账模块的结账，完毕后，再在系统管理中完成总账模块的数据结转工作。当所有模块完成数据结转工作后，应将结转后的期初余额与上年期末余额的数据进行核对，确定无误后，才能开始下一年度的业务。
三、各模块无法结账的原因分析及解决方案
问题1：固定资产模块结账时，提示“制单业务未完成，不能进行此项操作”。
固定资产发生增减变动或计提折旧的业务后，未完成制单处理，且在固定资产的选项中，勾选了“月末结账前一定要完成制单登账业务”。该情况下，点击“批量制单”，对未制单的单据制单即可。
问题2：固定资产模块结账时，提示账务系统与固定资产系统对账不平衡。
可能情况一是，固定资产管理模块中进行了资产增加、减少、折旧处理后，卡片数据已经发生了变化，而这些业务生成的记账凭证在总账模块中并未执行审核、记账操作，且在固定资产模块的选项中，未勾选 “在对账不平情况下允许固定资产月末结账”。该情况下，在总账模块中将所涉及凭证执行审核记账即可。
另外一种可能情况是，若显示数据相差悬殊或财务账套中固定资产科目原值及累计折旧金额均为零，则对账科目设置有误，在固定资产模块选项中重新设置对账科目为“1601（固定资产）”、“1602（累计折旧）”即可。
问题3：12月份薪资管理模块月末处理时，提示“请进行结转上年数据操作”。
薪资管理模块在12月份不需要做月末结账的操作，直接到系统管理界面结转上年数据即可。
问题4：应收款管理模块（或应付款管理模块）月末结账时，结账窗口“下一步”为灰色，无法点击，结账报告表中提示某些单据处理完成状态为“否”。
截止到本月的某些应收单（应付单）或收款单（付款单）未记账或未生成凭证。对本月所有的应收单（应付单）和收款单（付款单）进行审核，将本月所有未制单的单据生成相应凭证即可。
问题5：库存管理模块月末结账时，系统提示“尚有未审核的其他出入库单，请处理完毕”。
设置完全为空的过滤条件，调出未审核的其他出库单审核即可。
问题6：库存管理模块月末结账时，系统提示“该年度尚有未审核的期初数据,请处理完毕”。
库存期初结存数据需要按仓库来分别审核，可能是用户漏审了某仓库数据。进入期初结存界面，对各仓库进行批审即可。
问题7：总账模块无法结账，有以下诸多情形：
（1）结账工作报告中显示损益类科目未全部结转为零，则需结转期间损益，并对生成的凭证进行审核记账。
（2）凭证未全部记账。需对所有的凭证进行审核记账。
（3）科目余额和辅助账余额不一致。该问题的原因可能是没有设置辅助项目严格核算项，填制凭证时漏选了某个辅助项目，造成辅助项目余额比科目余额小的情况。可以检查所涉记账凭证，进行反记账、反审核处理后，将辅助项补充完整，审核记账即可。
（4）总账与明细账核对不符。该类问题多数情况下是明细账数据正确，总账的数据不正确。主要原因可能是多张或单张凭证反记账后，未对本科目在该张凭证的余额表中的数据进行清除处理，再次记账后，就会在原有的错误数据上再次加计计算。该情况下，可以对全月凭证反记账，将本期数据全部清零后，再记账就正确了。
问题8：在结转总账模块上年数据时，系统提示“为使用后的第一年，不需要执行上年结转！请将系统日期调整到所要结转的年度”，此情况下将计算机日期调整为新年度日期即可。
总之，结账是会计工作非常重要的环节，会计人员必须审慎对待。做好各项准备工作，防止意外情况发生。一旦出现问题，可以根据软件提示，找出相应问题，若实在解决不了，可联系软件售后服务人员，接受专业的指导。
主要参考文献
周虹.用友ERP-U8供应链业务处理流程概述［J］.财会月刊，2015（1）.