【作　　者】
陈景富1，2，杨晓光1（教授），马春爱1（副教授），王树猛2

【作者单位】
（1中国石油大学〈北京〉工商管理学院，北京 102249；2塔里木油田公司，新疆库尔勒 841000）

【摘　　要】

      【摘要】供应商查询系统是T油田公司财务部门在实务工作中所做出的一个具体创新，经过初次运行，该系统不仅对工作效率的提升作用明显，而且为下一步管理效率的提升奠定了基础。鉴于该系统目前还存在人性化不足、查询信息过于简单等问题，以及未来发展的新需求，T油田公司提出“一体两翼”的系统发展规划：“一体”指付款工作整体效率；“两翼”分别指供应商信息查询功能和管理决策支持功能。本文详细地介绍了T油田公司的“一体两翼”系统发展规划，以供同类企业参考。
【关键词】供应商；查询系统；一体两翼

一、引言
T油田公司是一个集油气勘探开发、炼油化工、油气销售、科技研发等业务为一体的地区公司。油田作业区域跨二十多个县市，由于公司规模大，购销业务量很大，付款业务很多。为提高工作效率，T油田公司在全面推进的信息化建设中，财务部门立足具体工作需要提出并实施了多项信息化建设方案，取得了显著成效，其中针对付款业务的供应商信息查询系统就是亮点之一。
目前，针对供应商管理系统建设的研究尽管已有一些文献论述，如王莉（2012）通过对石油化工企业中供货商的特点进行分析，论述了ERP系统中石化企业进行供货商管理的主要方法；杜利珍（2011）针对汽车行业的零部件供货商评价系统提出了开发与应用方案。但是，尚无研究足够重视供应链付款环节的信息交流，尤其缺乏从理论上指导企业开发一套面向供货商的信息查询系统。本文介绍的T油田公司在这一方面所进行的积极探索，提出的“一体两翼”系统具有推广价值。
二、供应商查询系统上线背景
在交易过程中，T油田公司由于需求稳定、财力雄厚，经常处于谈判的优势地位，供应商对T油田公司依赖性较强。合同完成后，T油田公司的会计部门会根据系统转来的合同结算通知实施付款，但是如果合同结算单在之前的环节中处理不及时，则供应商不能及时获得付款，供应商就会通过电话、网络或面谈的方式在会计部门反复查询，并采取其他的催收手段。由于T油田公司的业务量很大，付款情况查询使得双方尤其是T油田公司的会计部门消耗了大量的时间和精力，严重影响了工作效率，也影响了双方的良好合作关系。
信息化的发展，为这一问题的解决提供了可能，于是提出了建立一个依靠信息化技术平台上的供应商查询系统，将双方从冗杂的查询工作中解放出来的问题。为此，T油田公司会计部门将供应商查询系统纳入了部门信息化建设中，积极探索，取得了一定成果。。
三、供应商查询系统介绍
T油田公司的供应商查询系统包括两个子系统：网络查询和查询机查询。
1. 网络查询。在T油田公司的不同供应商中，有两类需要关注：重点供应商和内部供应商。
重点供应商是企业重要物资与服务的提供者，对公司的业务开展具有重要意义，因此维护好双方之间的合作关系非常重要，同时，由于涉及重点供应商的交易金额较大，支付进度情况对供应商的影响较大，为了便于重点供应商及时了解付款进度情况，T油田公司为他们专门设置了用户名，开通了网络查询业务。
内部供应商即属于同一个集团公司的具有关联关系的供应商，相比其他供应商的优势在于，他们与T油田公司共用内部网络和相关系统，信息交流的优势不可比拟。而且双方具有较多的共同利益，不必担心信息泄漏的风险。T油田公司针对内部供应商在开通了网络查询业务的基础上，进一步增加了制单、签证等功能。
2. 查询机查询。查询机查询是T油田公司针对一般供应商服务所建立的一个查询系统，T油田公司共设置查询机2台，放置在公司总部的主要办公地点，该机器与T油田公司网络连接，将挂账信息、合同结算信息、付款信息等相关信息从后台提取出来，供货商随时可现场查询。查询机主要用户分为财务用户和查询机终端。财务用户通过统一授权系统授权查询功能后，即可使用相关查询功能。查询终端机则需要在查询机注册功能中进行注册以及功能分配后方能查询。
在付款计划查询过程中，各供单位每月10号资金计划发布后，到主楼查询机上查询是否有本单位资金计划、输入本单位名称、以及计划金额，系统自动与本月资金计划对比，如果没有本单位资金计划，系统提示无，同时查询是否有本单位待结算质保金信息，如果有质保金则进入质保金查询界面，用户输入质保金单号系统查询出质保金信息，可以添加多个质保金，操作同上，最后点击打印，系统打印总金额；如果查询有本单位资金计划，则显示资金计划金额以及账号等信息，点击提交后，系统查询是否有质保金、如果没有待结算质保金则直接打印付款粘贴单、如果查询有待结算质保金、则转入质保金添加界面、添加质保金同上，如果不需要结算质保金，则点击提交、系统最后打印总金额（计划金额+质保金金额），然后各单位填写收据，并黏贴在付款粘贴单上，并将粘贴单送资金科，本地投入支票箱、异地投入电汇箱。
3. 运行效果。供应商查询系统的应用，使得交易供应商单方面操作便可查询付款进展，解决了双方在付款查询环节的人力、精力及时间投入。同时，减少了交易双方的信息差，提高了作业效率。该系统上线后，从查询机提取的具体数据计算表明该机器月均查询使用750次，可见利用率高，对工作效率的提升作用明显。
查询机系统的初步运行不仅提升了工作效率，而且为管理效率的提升奠定了基础。通过对查询机系统运行数据的整理分析，T油田公司可以更准确地抓住需要重点关注的核心问题。如进一步分析金额大小与查询频率的关系、时间长度与查询频率关系、同一款项重复查询情况等，有利于改进付款计划、确定合理的付款顺序和筛选出需要重点管理的款项。
四、供应商查询系统功能提升设计：“一体两翼”的系统发展规划
虽然供应商查询系统对T油田公司的工作效率提高促进作用非常明显，但由于该系统属于首次上线，仍然具有进一步开发的巨大潜力，同时，不断增加的新需求也对系统功能的进一步提升提出了期望。
1. 系统存在的缺陷。
（1）人性化问题。 从整个系统的设计思路分析，供应商查询系统侧重解决T油田公司的付款信息向供应商提供的问题，但在整个过程中，供应商处于非常被动的地位，列入付款计划后，才有信息提示，否则查询不到核心信息，如果供应商非常急切地知道款项的最新进展情况，就需要反复查询，人性化较差。
（2）查询信息内容有待扩充。 供应商在查询系统上能够接受的信息，限于本单位款项是否列入付款计划或是否已接受，如果“是”，则可以进一步打印粘贴单和结算信息；如果“否”则查询结束。从供应商的角度看，这种信息只是一种简单信息，如果没有列入付款计划，他们更期望进一步了解本笔付款进展到何种程度，还需要多久才能被列入付款计划。因此。为进一步提高查询系统的功能，查询信息的扩容是非常必要的。
2. 新需求增长。
（1）信息交互需求。供应商查询系统是一个面向供应商服务的终端，因此增加与供应商之间的互动和信息共享非常必要，一个高效现代的供应商查询系统应该成为企业资源计划系统的重要组成部分，这样能够帮助企业迅速高效的整合数据流和提取与供应商有关的综合信息。目前，供应商查询系统的交互功能尚未实现。一旦供应商查询没有付款计划，他们无法通过系统操作提示T油田公司本单位款项是否已逾期，如果已逾期，逾期了多久，或者询问逾期的原因？不利于T油田公司发现和及时处理付款过程中出现的问题。
（2）供应商的便利需求。目前T油田公司的供应商查询系统，不同的客户需要通过不同的查询系统完成信息查询，网络查询的优势明显优于查询机查询。查询机查询虽然减少了T油田公司财务人员的一部分工作量，但是对于供应商来说，他们仍然需要派人到公司现场查询信息，没有给他们带来时间的节省和工作效率的提升。
（3）管理决策支持需求。目前，供应商查询系统的功能定位还是在最基本的查询功能上。实际上，查询功能只是解决了劳务工作量的问题，并没有进一步延伸至管理决策支持的高度，查询信息的分析可以反映出公司在付款管理过程中的各类问题，如付款是否及时、有没有考虑现金浮游量管理等。如何利用这些信息，改进管理决策和提高管理效率是需要下一步考虑的问题。
3. “一体两翼”的系统功能提升设计。
（1）系统定位。为了充分发挥供应商查询系统的作用，系统的功能应从简单的供应商信息查询，拓展到T油田公司的管理决策服务，即系统定位应兼具付款信息查询（对供应商）与付款过程监督与管理（对T油田公司）信息支持的集合系统，承担着供应商信息查询和T油田公司管理决策支持两大基本功能。
（2）整体功能设计。供应商查询系统在供应商信息查询和T油田公司管理决策支持的基础上，推动付款环节工作的整体效率提升，形成“一体两翼”的基本格局，其中“一体”是指付款工作整体效率；“两翼”分别指供应商信息查询功能和管理决策支持功能。未来的发展方向是在“两翼”有效提升的基础上，将“一体”快速推进。
供应商信息查询功能应实现以下目标：首先，尽可能向供应商提供快速、便捷的信息查询服务；其次，努力满足供应商合理的信息需求；最后，建立供应商信息咨询及问题反馈的基本渠道。
管理决策支持功能是基于T油田公司的内部管理需求，而供应商查询系统则是提供相应信息而产生的另一项重要功能。管理决策支持功能是供应商查询系统未来重点开发的功能，这些功能应包括付款提示功能、付款监管功能、付款综合信息提供功能。
T油田公司根据以上分析，建立“一体两翼”的系统功能结构，具体如下图所示：

（3）信息查询功能设计。基于供应商信息查询功能目标，考虑目前供应商查询系统的缺陷和未来发展新需求，信息查询功能提升应关注以下内容：查询方式的改进、查询内容的扩展及能够实现信息交换。
①查询方式改进。由于网络查询系统更为便利和快捷，建议T油田公司增加网络端客户查询的数量，具体设计可以以一定金额为标准，低于标准金额的只提供查询机查询服务，对于标准金额以上的供应商则可以自由选择网络查询或查询机查询。同时对供应商的网络登录用户进行分类管理，具体如表1所示：

②查询内容扩展。对于那些未能按照合同规定获得付款的供应商，增加“未获付款原因查询”功能，该功能的实现要求查询机系统能够与公司的SAP进行内部信息交换，在SAP的合同管理过程中，应明确合同付款的截止日期，对于超过付款期的款项，查询机系统通过与SAP的信息交换能够自动识别，识别确认后“未获付款原因查询”功能显示可操作，供应商可进一步提交查询原因的申请。“未获付款原因查询”中的原因设定为三个，即“流程未结束”（尚未列入付款计划）、“款项有争议”（需要双方协商解决）和“其他”。
③建立信息交换。未能按照合同规定获得付款的供应商，在“未获付款原因查询”的基础上，增设“供应商催收”功能，如果未获付款原因属于“流程未结束”，则供应商系统的“供应商催收”按钮显示可操作，供应商可进一步提交催收申请，财务部门会计人员根据供应商申请、合同进度和资金充裕度情况考虑是否能够尽快列入付款计划。如果未获付款原因属于“款项有争议”，则供应商应积极与公司协商解决争议。
（4）管理支持功能设计。为了实现供应商查询系统管理支持功能的付款提示、付款监督和综合信息提供功能，可以通过建立信用期门槛管理和生成付款报告进行系统功能提升。①信用期门槛管理。根据SAP的合同信息和其他信息，对采购业务的未付款项目设置信用期门槛管理功能，自动对会计部门进行付款提示。②付款报告提供。由系统每月根据合同进展，归类整理出付款报告，付款报告的内容包括待付款项目和已付款项目，待付款项目具体包括供应商、合同号、付款额，约定付款日、实际付款日、合计出待付款总额。为了做好资金管理，可考虑提供下月待付款合计，同时对款项是否逾期做出标示；已付款项目类似，同时对款项是否逾期做出标示。
付款报告样式如表2所示：

主要参考文献
王莉.ERP系统中中石化企业供应商管理的最佳实践［J］.中国石油和化工标准与质量，2012（4）.
杜利珍.汽车零部件供应商评价系统的开发与应用［J］.现代商业，2011（7）.
孙维萍，徐琪.基于蝶理公司ERP系统中采购和供应商管理的研究［J］.经营管理者，2010（2）.
高文杰，唐虹，刘慧英，余承涛.ERP系统中供应商评价模型研究［J］.航空制造技术，2009（18）.