【作 者】
刘根霞（副教授）
【作者单位】
（河南工程学院，郑州 451191）
【摘 要】
【摘要】会计软件的灵活性不仅能够为管理提供更丰富有用的信息，而且能够提高操作的方便程度和效率。同时会计软件的灵活性要求会计人员具备一定的数据库知识，理解管理信息需求和流程控制，具备较好的专业知识和较高的职业判断能力。
【关键词】会计软件；灵活性；会计人员能力；用友U8会计软件的灵活性是会计软件的评价指标之一，表现为会计软件提供按照企业管理需要进行数据结构定义和功能选择等操作，通过这些操作，软件能够更符合企业经营管理的实际情况和核算要求，从而提高操作效率和信息的有用性。
一、会计软件的灵活性
会计软件的灵活性有很多种表现形式，自定义数据结构、控制性功能的设置以及会计政策选择是会计软件灵活性最常见的三种形式。
1. 数据结构的自定义功能。会计信息系统的功能是通过会计信息的采集、加工和输出，为信息使用者提供有用的信息。从系统开发的角度看，“输出决定输入”，即输入信息要根据输出要求来确定，也就是说会计软件输入功能包含哪些数据是由信息的使用者或信息的使用目的来决定的。用友U8 ERP软件中几乎每个功能模块都会提供由用户自己根据需要定义数据结构的功能，通过设置字段的名称、类型、长度来丰富数据库反映信息的内容，从而满足信息使用需求。
“总账”模块中的“项目设置”，提供了项目栏目的定义功能。如图1所示，系统默认包括“项目编号”、“项目名称”、“是否结算”、“所属分类编码”四个栏目或者叫字段，如果用户在管理中需要更进一步反映项目的有关信息，可以点击“增加”按钮，添加“项目负责人”、“项目预算额”、“项目开始日期”、“项目验收日期”、“项目计划执行情况”等栏目，从而使得反映的项目信息更加丰富。“工资管理”模块中“工资项目设置”功能为用户提供按照本单位工资核算实际情况进行工资项目设置和公式定义的可能性。如图2所示，无论用户工资核算所用项目与系统预置的项目是否一致，均可以灵活通过增加或删除工资项目实现工资项目调整，使其符合用户工资管理的实际需求。固定资产 管理系统中的“卡片项目设置”功能的作用也是如此。如图3所示，系统预置了如“卡片编号”、“固定资产编号”、“使用部门”、“取得方式”等反映固定资产相关信息的项目，然而项目列表中所列示的项目也许并不能全部适合或满足用户进行固定资产管理的要求，比如系统没有预置有关制造商的信息，如果想要反映诸如此类的信息，需要自行定义相关项目的名称、类型和长度 。此外销售管理系统、应收系统、采购管理系统、应付系统都具有进行单据项目设置的功能，存货管理系统中包含着存货数据库结构的设置功能，报表子系统提供自定义报表的功能，由用户自行进行报表格式和取数公式的定义。这些功能使得会计软件通用性更强，但又不减少软件对用户的适用性，真正体现软件的灵活性。
2. 控制性功能的设置。会计软件都提供了灵活多样的控制性参数设置功能，具体表现为复选框设置，如图4所示。这些控制性参数的运作原理如图5所示。
给定的控制性参数就是判断条件， 如果选中复选框，表示判断条件为真，执行模块1的功能，否则没有选中复选框，则判断条件为假值，执行模块2（图5A）或转向执行模块1后的其他功能（图5B）。图4所示为总账系统的参数设置，其中，提供了“制单序时控制”、“可以使用应收受控科目”、“可以使用应付受控科目”、“出纳凭证需要由出纳签字”等一系列控制性参数，用户可以自由设置这些参数，一旦选定其中的某个参数，在会计软件系统中就会自动按照该参数设定的规则进行会计核算与控制。以“可以使用应收受控科目”为例，如果选中该项功能，则发生的与应收相关的业务可以在总账系统中直接填制凭证，否则，系统要求与应收相关的业务只能在应收系统中进行凭证的生成。会计软件提供的较多的控制性参数设置给会计人员带来较大的选择余地和操作上的便利。
3. 会计政策的选择。现行企业会计准则给予会计人员在业务处理过程中更大的灵活性、更多的选择，即会计人员可以运用自己的职业判断，选择更符合企业业务实际情况和信息披露需求的会计政策。这些处理反映在会计软件的功能上，表现为一系列的单选按钮组或下拉列表框，其执行原理如图6所示。如固定资产折旧方法的选择，会计软件提供了平均年限法、工作总量法、年数总和法、双倍余额递减法等常用的折旧方法，但是对于一项固定资产，在某一阶段进行折旧的时候只能采用一种折旧方法。具体执行过程可以解释为：对于一项固定资产进行折旧方法选择，如果选择平均年限法，则执行平均年限法的固定资产折旧计算公式；如果选择年数总和法，则执行年数总和法的计算公式；如果选择双倍余额递减法，则执行双倍余额递减法的计算公式；否则执行工作总量法折旧计算公式。
此外，存货的计价方法、应收账款坏账准备的处理方法等都涉及会计政策的选择，会计软件也设置了相应的功能来满足会计人员职业判断和业务处理需求。
二、会计人员面对会计软件灵活性的能力缺陷
按照会计软件的设计理念，软件的灵活性可以最大限度满足用户对信息的需求，但是实际工作中会计人员面对灵活多变的会计软件功能，显得有点无所适从。习惯于只对传递来的业务单据进行确认、计量、记录、反映的会计人员突然被要求站在管理者的角度考虑单据、卡片、项目等数据库的结构包含哪些信息，这超出了大多数会计人员的能力范围。此外，控制性参数设置也给部分会计员造成很大困扰，他们不知道选或不选相关参数的后果是什么，会影响到哪些模块的操作，根本原因在于对软件数据流程、控制流程以及业务流程不熟悉和不理解。
三、会计软件灵活性对会计人员的能力要求
面对会计软件中所提供的灵活方便的各种功能，会计人员应具备什么样的能力来适应信息化发展对工作的新要求，本文主要从以下三方面考虑：
1. 掌握一定数据库知识，理解管理需求。会计信息化是一个会计数据采集与输入、处理与传递、输出与利用的信息系统，核心是对数据的变换过程，原始凭证、会计凭证、账簿、报表等都是数据，对存储这些数据的数据文件进行计算、检索、汇总等操作要用到数据库处理技术，所以掌握一定的数据库知识十分重要，这也有助于会计人员理解管理信息数据结构的定义过程。
此外，管理信息文件中究竟应该包含或反映哪些项目或字段，这需要会计人员很好地把握企业战略决策和管理的信息需求，从为管理者和其他信息使者提供可信、增值信息的角度出发，分析哪些是有用的信息，哪些是无用的数据，定义相关字段，建立会计软件各功能中统一的数据入口，实现数出一门、数据共享。
2. 理解流程的含义。ISO 9001∶2000质量管理体系标准中将流程定义为“一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动”。按照此定义，会计处理流程可以定义为，将流入的会计数据转化为输出的会计信息的一系列相互关联或作用的活动。会计软件中包含数据流程和控制流程，数据流程反映会计数据从输入到输出的全过程，而控制流程则指在程序运行时，按照给定的指令改变原有程序执行顺序。控制流程中往往蕴含着程序化的控制措施，因此会计人员在进行会计软件操作时，要理解软件数据的处理流程，更要理解软件的控制流程，明晰各子功能之间的数据传递和控制传递，这样才能更好地发挥控制性参数设置的作用。
3. 具备会计专业素养和职业判断能力。当前，经济活动的复杂多样性和企业业务的特殊性，使得会计人员对某一具体会计事项进行确认、计量、报告时需要在多个会计原则之间做出判断选择，会计原则之间本身的矛盾性以及会计结果的不确定性，使得会计原则的适用性、多个原则的次序性、不同原则的匹配性，都需要依赖会计人员的判断来进行相应的选择与协调。既然不确定性是会计的基本特征之一，那么会计估计和会计政策选择是会计人员必备的能力，即会计人员应该具备一定的职业判断能力。
会计职业判断是会计人员按照会计准则的要求，根据企业理财环境和经营特点，利用自身的专业知识和职业经验对日常会计事项的处理和财务报表的编制应采取的原则、方法、程序等方面进行判断与选择的过程。会计准则对于存货计价方法、长期股权投资的核算方法、固定资产的折旧方法等都提供了多种处理方法，但是会计准则并没有给出各种方法优劣的评价标准，所以在具体运用时需要会计人员结合企业的具体情况，本着能够更加可靠、有效反映企业信息的目的进行会计处理方法选择和进行会计估计。会计软件针对需要进行职业判断的业务如存货、固定资产等业务，提供了多种处理方法，会计人员要根据自身的专业知识和企业的实际情况做出合理的政策选择，就必须提高自身的专业素养和职业判断能力。
主要参考文献
李立志.会计信息系统原理及应用［M］.成都：电子科技大学出版社，2011.
胡志宙. 巧用DOS批处理解除用友软件数据锁定［J］.财会月刊，2014（5）.
