【作　　者】
薛 梅 温希波（副教授）

【作者单位】
（山东科技大学泰安校区经济管理系 山东泰安 271000）

【摘　　要】

      【摘要】在会计信息系统中，固定资产一般单独作为一个子系统建立账套进行核算。在日常教学和学习中，固定资产期末处理业务是教学重点、难点之一。笔者结合多年教学经验，以用友U-872为例，说明固定资产系统期末业务处理需要注意的问题，并提出解决方法。
【关键词】固定资产系统   期末处理业务   用友U-872

一、固定资产折旧处理
折旧处理是指根据前期已录入系统的有关固定资产资料，系统自动每期计提折旧，并生成折旧分配表，如图1所示。本环节的难点是根据折旧分配表生成计提折旧的记账凭证。点击保存后，凭证左上角会出现“已生成”标志，一旦成功保存凭证，凭证就会从固定资产系统传递到总账系统。打开总账系统的填制凭证，就会看到从固定资产系统传递过来的凭证。在总账系统修改、作废该凭证时需注意，因为是从外部系统传递到总账系统的凭证，所以不能在总账系统直接修改、作废凭证。
二、制单处理
在固定资产系统处理完日常业务和计提折旧后，在会计上要通过生成会计凭证的形式来反映。这就反映了固定资产系统和总账系统之间存在着内在的联系，即：固定资产系统的日常变动数据和计提折旧的数据通过生成的转账凭证传递到总账管理系统。
1. 凭证生成。在凭证生成时，需要注意制作凭证有两种方式，即“立即制单”和“批量制单”，见图2。到底选用哪种制单方式，和期初选项有关。如果在系统“选项”中选择了“业务发生后立即制单”，那么在有关业务发生后在保存时系统会自动调用不完整的凭证供修改后生成；如果没有选择“业务发生后立即制单”，那么在有关固定资产业务处理完成后，系统不会进行相关提示。
在本月所有固定资产业务都完成后，可以通过“批量制单”功能将一批需要制单的业务连续制作成完整的凭证，保存成功后传递到总账系统中。
2. 凭证修改。在固定资产系统生成的凭证传递到总账系统后，在总账系统是不能修改、删除的。那么在凭证生成后发现凭证信息有误，应如何进行处理，这又是教学过程中的一个难点。修改是通过“凭证查询”功能进行的，见图3。固定资产系统的凭证修改，可分为两种情况：
（1）在固定资产系统生成的凭证，传递到总账系统中，在总账系统中没有记账。对于这类凭证，直接在“凭证查询”页面选中需要修改的有关记录行，再点击删除按钮；这样就可以把已生成的相关凭证从凭证库中删除，然后再返回到固定资产系统有关业务部分，修改业务部分信息，通过“立即制单”或“批量制单”重新生成正确的凭证。
（2）在固定资产系统生成的凭证，传递到总账系统中，在总账系统中已经记账。对于已记账的凭证，根据内部控制的有关要求，要实现凭证的“有痕迹”修改。因此，应在“凭证查询”页面选中需要修改的有关记录行，再点击“冲销”按钮，这样在总账系统中会生成一张和原来错误凭证会计科目相同、但金额为红字的凭证，把原来错误凭证冲销。然后再返回到固定资产系统有关业务部分，修改业务部分信息，通过“立即制单”或“批量制单”重新生成正确的凭证。
三、对账
固定资产系统在结账之前，应该保证固定资产系统所记录的固定资产价值和总账系统中固定资产有关科目的数值相等。即固定资产账套所记录的固定资产原值和总账系统记录的“1601 固定资产”账户金额相等，固定资产账套所记录的累计折旧和总账系统记录的“1602累计折旧”账户金额相等，见图4。

在实务中，如果对账结果不平，说明会计处理有误，固定资产系统是不允许结账的。但在教学过程中，由于在设计题目数据时没有考虑到总账和固定资产系统数据的衔接，大部分账套固定资产系统对账都不平。对此在固定资产系统期初选项中，可以选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”选项，见图5，这样在对账不平情况下仍可结账。在教学过程中，向学生讲明这一情况即可。

四、结账
同其他系统一样，固定资产系统完成了日常业务处理以后，要进行月末结账。在月末结账中需要注意的事项是，结账前必须完成折旧计提，如果固定资产没有计提折旧，系统是不允许结账的，见图6。结账以后本会计期间的所有数据不能修改，如果在结账后发现会计数据有错误需要修改，可通过“恢复月末结账前状态”来进行反结账。

主要参考文献
孙莲香.财务软件使用教程.北京：清华大学出版社，2011