用友ERP薪资管理系统的业务操作

【作　　者】
张卫丽

【作者单位】
（郑州成功财经学院管理学系 河南巩义 451200）

【摘　　要】

      【摘要】薪资管理是各企事业单位重要的管理职能，在用友ERP管理软件中，薪资管理系统是人力资源管理系统的一个子系统，发挥着非常重要的作用。本文对用友ERP薪资管理系统的相关操作加以分析，指出一些常见错误并予以更正，以供大家参考。
【关键词】用友ERP   薪资管理系统   总账

薪资管理系统是用友ERP管理软件中一个重要的系统，发挥着非常重要的作用。薪资管理系统和总账管理系统、成本管理系统等模块都有着非常重要的联系，所以薪资管理系统具有非常重要的作用，会计人员应对其操作非常熟悉。本文基于此对薪资管理系统在用友ERP软件中的常见操作问题加以归纳总结、分析，以便为相关人员进行薪资管理系统的操作提供帮助。
一、薪资管理系统和总账管理系统之间的关系
薪资管理系统与总账管理系统共享基础数据，薪资管理系统将工资分摊的结果生成转账凭证，传递到总账管理系统，最后由总账管理系统进行期末转账及后续处理。所以薪资管理系统操作的正确与否直接影响总账管理系统最后结果的准确性。
1. 薪资管理系统的启用。薪资管理系统需在总账未结账的状态下进行启用。
例：2010年8月份总账已经结账，此时要启用2010年8月份的薪资管理系统，就会出现“薪资管理的启用必须大于等于总账的未结账月：9月！”的错误提示。所以应先在结账页面点击“Ctrl+Shift+F6”取消8月份的结账，再启用薪资管理系统。如果工资核算中涉及计件工资，还需要同时启用计件工资管理。
需注意的是：计件工资的启用根据用友软件的版本不同，操作也不一样，用友ERP-U8.61是不需要专门启用计件工资模块的，但是用友ERP-U8.72则必须进行计件工资的启用，否则计件工资相关业务在薪资管理中无法进行操作。
2. 总账管理系统的结账。总账管理系统要进行结账，各个子系统必须先结账，所以薪资管理系统应先进行月末处理，总账管理系统才可以进行结账。否则会出现“××××年××月，未通过工作检查，不可以结账！”的错误提示。出现这种错误和薪资管理系统有关的原因为：薪资管理系统本月未结账。
3. 薪资管理系统凭证和总账管理系统凭证的不同操作。薪资管理系统生成的凭证在总账管理系统模块中不能进行修改、删除等操作，这和财务分工相统一。那么此类凭证如果出现错误，如何进行修改和删除呢？需要在薪资管理系统中进行修改和删除时，具体操作是：人力资源——薪资管理——统计分析——账表——凭证查询，找到错误凭证进行删除，这时总账管理系统对该类凭证会显示“作废”字样，此时在“财务会计——总账——凭证——填制凭证”中通过整理凭证即可彻底删除，然后在薪资管理系统重新生成一张正确的转账凭证。
二、薪资管理系统模块的常见业务
1. 工资项目公式设置中的“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”。“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”这三项的计算公式为系统固定的工资计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。如果工资项目公式中这三项的公式有误，原因就是在设置工资项目时增减项设置错误。系统中有三种增减项供选择：增项、减项、其他。增项会自动加到“应发合计”公式里，减项会自动加到“扣款合计”公式里，实发合计=应发合计-扣款合计，所以修改相应工资项目的增减项，“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”这三项的公式便会自动变更。
需要注意的是，某一类别的工资项目只能从工资项目最初的设置中进行选择，也就是说，不能在打开某一类别工资下直接进行增加和修改，所以增减项的调整需要在关闭工资类别的情况下，在“薪资管理——设置——工资项目”中进行增加和修改，那么在打开某一工资类别时相应的工资项目便会随之自动更新。
2. 部门设置、人员档案、公式设置的顺序。在薪资管理系统中，部门设置、人员档案、公式设置的顺序为：先进行部门设置，再进行人员档案的设置，最后进行公式设置，如果顺序颠倒会导致错误。最常见的错误为：
（1）人员档案不能增加。出现此种错误的原因可能为：①部门虽然进行了设置，可是只选中了一级部门，二级及其之后级次的部门没有选中，会导致人员不能增加。所以在进行部门设置时除选中一级部门之外，还应选中该部门下的二级及其所有下属级次的部门；②工资系统的人员不能在此处直接增加，只能从“基础设置——基础档案——机构人员——人员档案”中进行选择增加，所以凡是在基础设置中没有的人员需要先行在基础设置中进行增加，然后才可以在薪资管理系统中进行选择增加。
（2）工资项目设置中公式设置打不开，不能进行操作，原因是人员档案没有增加，只有增加了人员之后才可以进行公式的设置。所以应先进行部门设置，然后进行人员档案的增加，再进行公式设置，这三者的顺序是不能颠倒的，否则会出现错误提示。
3. 个人所得税的计算。个人所得税在用友ERP软件中是系统自动计算的，个人所得税计算如果出现错误，常见的问题为：①人员档案中该人员是否为中方人员，因为如果为外方人员还有2 800元的附加费用，所以应正确选择人员为中方人员还是外方人员；②个人所得税申报表中“收入额合计”项所对应的工资项目默认是“实发合计”，而实发合计如前所述，是根据工资项目的增减项自动生成的，如有错误应修改工资项目，或者是构成实发合计的基础数据比如基本工资、奖励工资等金额输入错误。
4. 工资变动中替换显示“无满足条件的数据，请检查”。工资变动中的某项工资项目需要按条件进行替换时，出现“无满足条件的数据，请检查”的错误提示，原因可能是：①输入的替换条件错误，替换公式中的标点符号要求在英文状态下输入，用友软件中很多需要符号的地方都是在英文状态下输入的；②工资变动中人员最前面的选择框没有选中，需要在选中人员的条件下进行替换的操作，即需要在替换的人员前面的“选择”框打上“􀳫”。需注意的是：此处根据用友软件的版本不同，操作也不一样，用友ERP-U8.61是不需要选中某人员的，但是用友ERP-U8.72则必须首先选中需要替换的人员，才可以进行工资的计算，否则会出现错误提示。
5. 不显示计件工资。虽然启用了计件工资管理，但是在业务工作中找不到计件工资的菜单，原因是在薪资管理系统的设置中没有选中“是否核算计件工资”。修改方法为：将“人力资源——薪资管理——设置——选项”下“是否核算计件工资”复选框选中，即可进行计件工资的操作。
6. 计件工资操作步骤。涉及计件工资的某一工资类别的操作，进行了“人力资源——薪资管理——设置”下有关工资项目、部门档案、人员档案等基础设置之后，需要在“人力资源——计件工资”下完成关于计件工资的操作，步骤为：人力资源——计件工资——计件要素设置→计件工价设置→计件工资录入（计算和审核）→计件工资汇总，然后在“人力资源——薪资管理——业务处理——工资变动”下计算和汇总，最后在“人力资源——薪资管理——业务处理——工资分摊”下生成分摊结果。该结果就是依据工资变动单生成的，如果工资变动结果未显示，原因就是由于缺少了操作步骤，尤其是计件工资的审核以及汇总这两步。此处是专门针对用友ERP-U8.72软件的操作，用友ERP-U8.61中计件工资由于不需要专门启用计件工资模块，所以操作没有这么复杂。
7. 工资分摊的设置。工资管理系统最终要进行工资分摊的设置，生成工资、工会经费、职工教育经费的转账凭证。如果分摊的结果错误，原因可以从以下几方面进行查找：①工资变动页面的数据是否正确，因为工资分摊是依据该工资变动生成的；②工资分摊设置中的工资项目、借贷方科目是否正确；③如果凭证的借贷方合计数正确，某几个借方科目数字不对，原因很可能是部门名称和人员类别不匹配，造成数据的分摊不正确，因为不同的部门计入的会计科目是不一样的，需要修改人员档案；④工资分摊中“明细到工资项目”复选框是否选中。当然相关的设置修改之后，要进行工资变动的重新计算，计算结果才会进行更新。
8. 反结账。如果本月的薪资业务已进行过月末处理，之后发现业务有错误，需要进行修改，那么就需要进行反结账操作。反结账的操作方法为：以修改月的次月登录企业应用平台，进入“人力资源——薪资管理——业务处理——反结账”，进行本月的反结账操作。
例：要进行2010年8月的薪资管理系统反结账操作，那么就需要以2010年9月登录企业应用平台，打开薪资管理系统进行反结账，这时再以2010年8月登录企业应用平台就可以修改薪资管理系统的相关业务，修改完之后再进行8月份的月末处理。
主要参考文献
1. 王新玲，陈利霞，汪刚.会计信息系统实验教程.北京：清华大学出版社，2010
2. 赵洪运.论我国企业人力及薪资的管理.东方企业文化，2012；10
3. 黄辉，楼佳佳.用友U8的权限设置划分.财会月刊，2013；7
4. 陶建蓉，赵建彬.用友ERP-U872操作技巧.财会月刊，2012；31