【作　　者】
刘艳妮

【摘　　要】

      【摘要】手工记账凭证格式在平时的记账中还可以进行一步完善。笔者在参考用友ERP记账的基础上对手工记账凭证格式加以改进，从而使得手工账和电脑账相互结合，最终使原始凭证和记账凭证更加整体化、合理化。
【关键词】用友ERP   手工记账   会计科目   记账凭证

一、手工记账的传统记账理论
在传统的手工记账凭证的选择中，主要的填制凭证的原则如下表所示：

根据会计准则的规定，处理经济业务时的凭证选择主要有以下五种情况：①在经济业务发生的时候，需要借记库存现金和银行存款时，这时我们所要选择的凭证类型就是收款凭证。②根据发生的经济业务，需要贷记库存现金和银行存款时，这时我们所要选择的凭证类型就是付款凭证。③根据发生的经济业务，需要制作的凭证无论是贷方还是借方都不出现库存现金和银行存款时，这时我们所要选择的凭证类型就是转账凭证。④根据发生的经济业务，需要制作的凭证的借方不仅有库存现金和银行存款也有其他的会计科目，这时我们所要选择的凭证类型就是收款凭证和转账凭证。⑤根据发生的经济业务，需要制作的凭证的贷方不仅有库存现金和银行存款也有

其他的会计科目，这时我们所要选择的凭证类型就是付款凭证和转账凭证。
上述最后两种业务的发生，我们需要两种类型的凭证才能完成此业务的登记工作，这样粘贴起来的原始凭证和记账凭证从外观上看不够完美，也会给之后查账工作带来一定的麻烦。
二、用友ERP软件的记账理论
1. 基本的记账理论。规范录入记账凭证不仅可以方便会计或一些职能部门的查账工作，而且为会计数据在整个会计软件系统的正常运行提供了保障。在用友ERP软件中有五种记账凭证的类别：第一类是记账凭证；第二类是现金、银行、转账凭证；第三类是收款、付款、转账凭证；第四类是现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；第五类是自定义凭证类别。我们一般选择使用第二类收款、付款、转账凭证。
对采用的凭证分类会在制单时设定对科目的限定条件的，一般有以下5种限定类型可供会计人员采用：①第一类是借方必须有：制作凭证时，这类凭证的借方起码要有一个限定会计科目发生。②第二类是贷方必须有：制作凭证时，这类凭证的贷方起码要有一个限定的科目发生。③第三类是凭证必须有：制作凭证时，这类凭证不管是借方还是贷方起码要有一个限定会计科目发生。④第四类是凭证必须没有时：制作凭证时，这类凭证不管是借方还是贷方不要有一个限定会计科目发生。⑤第五类就是没有任何的限定：制作凭证时，这类凭证可以采用全部合法的会计科目。
因此对收款、付款、转账凭证，可使用的设定如下：

2. 业务的处理。根据以上原则，我们可以采用不同类型的记账凭证来登记业务：①在业务的借方科目发生库存现金和银行存款的时候，可以选择的便是收款凭证来登记的；②在业务的贷方科目发生库存现金或者是银行存款的时候，可以选择的便是付款凭证来登记的；③在业务的借方或贷方都没有发生库存现金或者银行存款时候，可以选择转账凭证来登记。
通过分析，可以发现在用友ERP软件下，任何一项经济业务的发生只需制作一种记账凭证就可以完成，因为在付款凭证或收款凭证里库存现金和银行存款之外其他科目是可以同时出现的。
三、手工记账和用友ERP记账相对应的凭证格式
传统手工做账方式和用友ERP做账程序一致的只有转账凭证，收款或付款凭证的制作方式就不同于用友ERP记账方式了。当发生的经济业务的借方或贷方不仅会出现库存现金或银行存款，也会出现其他会计科目时，我们要选择的凭证类型要么就是收款凭证和付款凭证，要么就是付款凭证和转账凭证。如要实现手工做账相结合于用友ERP做账，就要在凭证的选择类别上合理化，手工做账的方式应该借鉴用友ERP下的方法。借鉴后收款凭证、付款凭证、转账凭证模板如下表所示：
记账凭证修正前和修正后的特点：
第一，转账凭证不会有任何的变化。第二，收款凭证和付款凭证的模式发生了改变，把库存现金和银行存款的表外登记的归入表内登记。第三，从全局来看，收款凭证、付款凭证、转账凭证模式大致相同，但有几个方面除外：凭证的名称不相同；凭证的色彩不相同；签字也不相同，收款凭证和付款凭证要有出纳签字，而转账凭证是不需要的。
收款和付款凭证进行改进后，转账凭证和原来的通用的记账凭证看着似乎相同，但实质是不相同的。此凭证的模式最关键的是对收款、付款、转账凭证进行了划分，与原来的收款、付款、转账凭证有着相似的作用。经过改变的记账凭证不仅能满足企业的收款、付款、转账凭证的登记工作，又能快捷地登记各类明细账、日记账，还能实现一笔业务只采用一种记账凭证方式来登记，不再分开登记，使业务和凭证之间的结合更加完整，还能与用友ERP软件同步。
主要参考文献
1. 张玉明.电算化条件下记账凭证的编制.中国管理信息化，2011；6
2. 费诚.原始凭证电子化探析.中国集体经济，2011；36