【作　　者】
王纯杰

【作者单位】
（广西财经学院会计与审计学院 南宁 530003）

【摘　　要】

      【摘要】当前很多企业采用的是由软件公司开发的“通用”商品化财务软件，而实际中每个企业核算和管理的要求都不一样，所以软件在首次使用时必须结合企业实际情况进行初始化工作。本文对占市场份额比较大的用友U8与金蝶K3的初始化进行比较，以帮助读者更加全面深入地理解“通用”财务软件的初始化过程。
【关键词】初始化   用友U8   金蝶K3

初始化实际上是将财务软件由“通用”转换成“专用”的过程。无论一个企业由手工转向电算化，还是更换新的财务软件，都需要进行初始化工作，而且初始化的成败关系到整个电算化信息系统运行的成败，所以初始化是企业信息化的关键步骤。作为市场定位相类似的用友公司U8系列产品（简称U8）和金蝶公司K3系列产品（简称K3），在初始化中既有相同之处，也有不同的地方。本文拟对其从账套的建立、参数的设置、基础档案的设置及期初数据的录入等方面进行比较分析。
一、账套的建立和维护
每个独立核算的单位都要为其建立一套账簿体系，而将其建在计算机系统中则称之为建立“账套”，账套实际上就是一系列相互关联的数据库文件。
U8中有一个专门模块“系统管理”，通过此模块可以进行账套管理、年度账管理、操作员及权限管理、系统数据和运行安全的管理等。K3中也有一个相似的模块“账套管理”，而此模块也包括账套的管理、操作员及权限管理及数据管理的功能。
建账的过程两者也是类似的，都是先设置相关信息，然后在后台建立一系列数据库。建账过程中账套号是区分不同账套的唯一标志，不可重复。在U8中，账套号必须是3位数字，系统中最多可以建立999个账套。而K3中账套号既可以用字母也可以用数字，个数也没有限制。另外在K3中还可以建立组织机构，其作用是对系统中的多个账套进行分类管理。出于数据安全考虑，两模块中都具有账套备份、恢复（U8称为引入、输出）功能，操作过程相同。
对于账套的修改，两者也有所区别。U8中必须由该账套的账套主管登陆系统管理后才能进行参数的修改，并且账套号等一些是不可修改的，而K3可直接由Admin修改账套属性，并且账套号是可以修改的。
对于账套的删除，U8中隐藏在账套输出功能中，也就是输出时可同时选择从系统中删除，可保证删除前必经过备份。K3菜单中直接有删除选项，但删除前也会提示“是否确认删除”及“是否要进行备份”的提示对话框。
对于备份生成的文件，每一个账套备份两者都会生成两个文件：一个是数据备份文件，后缀名都是“bak”；另一个是账套的信息文件，U8后缀是“lst”，K3中是“dbb”。其中，U8的备份文件名是不可修改的，K3的备份文件名可自行修改。在备份方式上两者都可以设置备份计划自动备份，K3可分为完全备份、增量备份、日志备份，U8中输出同时可以“同步输出文件服务器上相关文件”。
二、信息设置
在整个会计信息系统中，有很多不同模块都需要共享一些基础档案，如职员信息、客商信息等。在设置这些具体信息时都必须指定一个唯一的编码，所以初始化中有个重要工作就是设置编码。
在设置编码上，U8必须先定义好编码规则，即定义编码的级数和级位，后续在编码时必须按规则来编写，否则系统不允许保存。例如部门编码规则若设置为2-2，则表示部门编码最多有两级，一级两位，二级也是两位，在设置具体部门编码时必须按这个规则来设置。但在K3中不需要设置编码规则，无级数与级位的限制，也无分类编码长度一致性的要求，但有级别的设置，不同级别间用“.”标志分隔，对于每一级的位数没有限制，如部门编码01.11表示此部门处于二级。至于每级多少位，在编码时可以自行定义，这样会导致相同级别编码位数不一样。
由此可见，K3的编码设置比较灵活，但U8在编码规则方面则比较严谨规范，同一级别全码长度一致，并且编码一旦用过就不能随意改变编码规则，因此在事前必须做好规划，编码时必须有预见性，预留编码位数。U8中一些基础档案，如人员档案、客户档案、供应商档案等需要单独设置。而在K3中这些都是结合核算项目设置的，在核算项目中设置如职员、客户、供应商等，每增加一个核算项目，就需要做具体的项目档案。另外，K3会计科目在按部门和职员核算时，部门和职员之间不需要建立对应关系，即按部门、职员核算的科目录入做证时，同一职员可任意选择部门。其优点是方便费用的分摊，缺点是输入错误不能提示。U8科目按职员核算自动带出对应部门，职员与部门必须相关联使用，可以避免出错。
基础档案中计量单位的确立对于存货数量的管理、计价与成本的计算都非常重要，U8和K3中都有计量单位设置的功能。在设置上两者类似，都要先建立计量单位组，然后在组内设置具体计量单位。但两者在具体设置上又有所区别：K3的计量单位组并没有要求区分开无换算率、固定换算率、浮动换算率，而是在具体建立某计量单位时进行区分；U8首先需要区分为是无换算率的还是固定的或是浮动的计量单位组。对于K3而言，一个计量单位组只能有一个默认单位，而对于U8而言，如果是无换算的计量单位组，则这个组中的计量单位是独立的，不相互影响。K3的基本计量单位和常用计量单位之间只能是固定换算率的，对于浮动换算率的单位，则需要放在辅助计量单位中。U8不一样的地方在于，主计量单位与常用计量单位之间，要么是固定换算率，要么是浮动换算率。
对于凭证的分类（K3中称作凭证字），U8中分了五大类：通用，收、付、转，现收、现付、银收、银付、转，现金、银行、转，自定义。而K3中虽然没有严格地分大类，但具体到每一类别凭证的定义，两者完全一样，对每一类凭证的限制条件都用到了限制类型和限制科目，并且原理一致。
三、用户设置及权限的分配
能够操作系统的人员称为操作员或用户，他们只能在授予的权限范围内执行相关操作，出于内部控制及系统安全的需要，针对不同用户会授予不同权限。U8和K3中都有相同的设置操作员及为操作员授权的功能。
U8中操作员都有编号，且不能修改，编号也可用作登录系统。而K3操作员无编号，必须用姓名登录系统。U8认证方式可分为“用户+口令”、“动态密码”和“CA认证”。K3中可分为“NT安全认证”和“密码认证”，“密码认证”中又可分为“传统密码认证”、“动态密码锁认证”、“智能钥匙认证”等。可见，两者的认证方式比较相似。
另外在U8和K3中都预置用户Admin，U8中该用户主要进行系统管理，对整个系统的数据及运行负责，K3中该用户主要进行账套管理。K3中还有一个预置的用户administrator，在系统中其默认属于系统管理员组，在账套中有全部的权限。其他一般用户都需要先添加再授权。U8权限有三层：功能权限、数据权限、数据权限。而在K3中权限也有类似三种，分别是功能权限、字段权限和数据权限。
为了方便为不同的操作员授予相同的权限，K3和U8中有一对相似概念：“用户组”和“角色”。在K3中，如张三、李四都是出纳，他们具有相同的权限，那么可以先设置一个用户组“出纳组”，将出纳应有的权限分配给出纳组，然后只用在设置用户张三、李四时，将其隶属组中增加“出纳组”便可。U8也是一样，同样先设置角色（系统中也预置了一些），如“出纳”，然后给出纳这一角色授权，在设置用户时，同样在用户所属角色处勾选“出纳”这一角色，该用户便拥有“出纳”角色对应的权限。
四、科目体系的建立
企业应根据自身需要设计一套适用的科目体系。现行会计准则已经统一了一级科目名称及编号，初始化时主要增加明细科目，设置一些特殊科目的属性。
U8建账时可选择行业，若同时勾选“按行业性质预置会计科目”选项，则建好账套以后，账套中便自动根据行业性质预置一套对应行业的会计科目。而K3建账没有涉及到科目，账套建好以后，在科目中按企业所适用的会计准则及企业的需要勾选，将模板中的科目“引入”。
在科目属性上，U8运用了一类特殊的核算方法——辅助核算，默认的主要有五类：个人往来、客户往来、供应商往来、部门和项目。通过给科目设置辅助核算可以大大减少科目体系数量，而且可提供立体的会计信息。如应收账款若按传统会计要按客户设置明细，有多少客户就得设置多少明细，而给其设置“客户往来”辅助核算后，就不用设置明细科目，只需要事前设置好客户档案，同样可以提供按客户分类的会计信息。在K3中也有相同的功能，叫“核算项目”，其与辅助核算的含义相同，但其内容更为丰富一些，包括职员、客户、供应商、物料、仓库、成本对象、费用要素等，并且还能根据需要自行增加，当然在U8中，也可以通过“项目”这一辅助核算来实现。另外在U8中，一个科目所带的辅助核算个数有限制，而K3中一个科目所带的核算项目个数没有限制。
K3中可以设置是否“科目计息”，若选择，则输入日利率后系统自动进行计息操作，可以进行利息查询，并自动生成佐证。K3中还可以完成预算设置，K3在科目设置时可以输入每个科目的预算数，或根据上年数据自动编制预算，在输入凭证时提示或控制预算，可以报警和控制的预算包括科目余额、发生额、累计发生额、单笔凭证金额，和U8财务预算控制功能相同。为了能编制现金流量表，需要确定现金流量科目。K3中直接在设置科目时勾选现金科目、银行科目或现金等价物科目，而U8中有专门指定科目的功能，含义是一致的。
五、期初余额的录入
为衔接初始化前后两个系统中的数据，“通用”财务软件初始化过程中都必须录入期初数据。U8和K3录入期初数据的方式基本一致，都只用录入最末级科目余额，非末级科目余额会自动汇总下级算出。若是年初启用只用录入期初余额，若是年中启用还必须录入累计发生额。例如7月启用系统，除需要录入7月月初余额，还需输入1 ~ 6月所有科目累计借方发生额和累计贷方发生额，然后倒挤出年初余额。另外K3中分了不同币种分别录入，在录入期初数据前要先选择币种分别录入，U8中需手动折算成本位币后录入。
对于U8中的辅助核算以及K3中的核算项目，因为要分项目核算，所以要按项目输入期初数据，两者录入相似。U8中有辅助核算的科目会用黄色突出显示，双击后按项目明细输入。K3中也突出黄色显示，并且在末尾会有“􀳫”显示，双击“􀳫”便可按项目明细输入。为了避免人为输入错误的产生，两者都提供了试算平衡的功能。U8试算的是期初“资产+成本+共同”与“负债+权益+损益”。K3试算的是期初余额（原币及本位币）和本年累计（原币及本位币）的借贷方，为区分有差额的情况，单独列出差额一列。由此可见，K3不仅试算了期初余额还试算了发生额，但必须注意若有外币，要在综合本位币下进行试算。
最后，在初始化结束的标志上，U8只要启用的第一个月未记账、结账，便可以修改期初数据，且不会对日常数据造成任何影响。而K3必须专门进行结束初始化工作的操作，称作“结束初始化”，一旦结束便不能修改期初数据，若确实要修改，则需要删除和取消所有日常处理并执行反初始化操作。
总之，初始化是“通用”财务软件必经的阶段，只需要在系统启用时设置一次，虽然设置上比较简单，但内容比较多，也是一项系统工作，设置时必须结合企业自身的特点和需求，并且考虑长远规划。通过比较也可以看出，U8和K3在初始化部分的功能基本一致，只是一些概念和说法不统一，就整体而言，U8初始化设置比较严谨，而K3比较灵活。
主要参考文献
1. 张有峰.通用财务软件初始化参数设置的方法与技巧.财会月刊，2005；5
2. 焦永梅.金蝶K/3ERP管理系统应用解析.财会月刊，2012；6