【作　　者】
赵 颖

【作者单位】
（郑州成功财经学院管理学系 河南巩义 451200）

【摘　　要】

      【摘要】用友U8系列软件利润表模板中“管理费用”、“财务费用”的抵减以及销售退回业务的处理方法不同，对利润表相关项目的计算结果也不同，并且本年累计数公式栏没有考虑到账套的启用时间，造成了公式取数不正确和报表适用范围的局限性。本文以利润表为例，对用友U8软件的报表模板公式进行了重新设置，并编制了适用于年中启用账套的新利润表模板。
【关键词】用友U8   利润表模板   ERP   电算化   会计信息化

用友ERP作为我国主流企业管理软件之一，其U8系列产品主要针对中型企业。用友企业拥有大量客户群，同时也是诸多高校对财经专业学生进行电算化技能培训的首选软件。笔者在会计电算化教学中先后使用过用友U8.50、U8.61、U8.72三个版本，并带领学生多次参加以U8.61和U8.72为平台的“全国大学生会计信息化技能大赛”，过程中发现U8系列软件利润表模板存在着某些共性错误，大大降低了利润表数据的准确性和报表模板的适用性。本文以利润表为例，对用友U8软件的报表模板公式进行了重新设置，并编制了适用于年终启用账套的新利润表模板。
一、本月数公式设置问题
1. 问题的提出与分析。用友U8报表系统利润表的本月数一栏中，所用函数为用友账务函数中的FS函数，该函数只取某科目单一方向的发生额，其中“营业收入”的公式为FS（6001，月，“贷”，，年）+FS（6051，月，“贷”，，年），其含义是从总账中取“主营业务收入”和“其他业务收入”两个科目本月的贷方发生额之和。而在实际工作中存在着销售退回业务，“财务费用”、“管理费用”等科目也可能存在冲减抵扣的情况，这几种业务在用友总账中可以有两种做法：直接做相反会计分录或者红字冲销，但是不同的处理方法对利润表的影响也不同。
本文以销售退回业务为例比较不同处理方法对利润表数据正确性的影响，文中所涉及账套XX公司于2010年8月1日启用总账系统，编制2010年8月份利润表。当期确认“主营业务收入”20 000元，结转“主营业务成本”16 000元，“销售费用”和“管理费用”的借方发生额分别为200元和3 000元，发生两笔销售退回业务，销售退回时间和所涉及科目金额见表1：
为区分不同处理方法对利润表的影响，本案例中对两笔销售退回业务分别采用了不同的做法，8月16日直接做相反分录，8月18日填制红字冲销凭证。
根据上述业务内容，2010年8月该企业利润表本月数主要项目的正确数据和利润表模版自动生成的本月数对比见表2：

根据上述结果可以判断：如果采用做相反会计分录的方法，利润表中不能体现出“主营业务收入”的借方发生额和“主营业务成本”科目的贷方发生额，而红字冲销凭证的金额则以负数的形式计算在“主营业务收入”的贷方和“主营业务成本”科目的借方，体现在利润表数据中。由此可得出结论，对于销售退回业务，只有采用红字冲销法，利润表才能正确取数。以此类推，“管理费用”和“财务费用”的冲减业务如果直接做相反会计分录，利润表取数也不正确，这就给利润表的使用带来了一定的局限性。
2. 问题的解决。在用友U8总账系统中，期末最后一笔业务期间损益的结转可以通过自动转账设置生成，所有损益类科目的本期发生额都要结转至本年利润科目，期间损益结转所生成的凭证反映了所有损益类科目结转前的本期净发生额，期间损益结转凭证中的数据其实就是利润表中所需要的数据，该凭证摘要统一默认为“期间损益结转”。
笔者认为，本月数一栏公式可以摒弃FS函数，使用用友账务函数中的条件发生函数TFS，取期间损益结转凭证中各个损益类科目的金额，通过函数向导，科目选择需要进行取数的科目，方向选择该科目在期间损益结转凭证中的方向，如：“主营业务收入”在借方，摘要为“期间损益结转”，匹配方式为“=”。
依据此方法，“营业收入”本月数单元格公式为：TFS（"6001"，月，借，"期间损益结转"，"="）+TFS（"6051"，月，借，"期间损益结转"，"="），其含义为取“主营业务收入”和“其他业务收入”两个科目在期间损益结转凭证中的借方发生额之和。其余项目均按照同样的方法进行公式设置，不再赘述，计算结果见表3：

由上表结果可以判断，采用TFS函数后，对于销售退回、冲减财务费用、管理费用等业务，无论是直接做相反会计分录还是进行红字冲销，均能体现在利润表中。
二、本年累计数公式设置问题——仅适用于年初启用的账套
1. 问题分析。在UFO利润表模板中，本年累计数公式使用的是从本表他页取数函数select，如“营业收入”的本年累计数公式为：？C5+select（?D5，年@=年and月@=月+1），其中C5表示营业收入在本表页的本月数，select（？D5，年@=年 and 月@=月+1）表示取本年上个月的利润表中本年累计数的值，每个月的本年累计数等于本月利润表的本月数加上个月利润表的本年累计数，1月份不存在上个月的本年累计数，因此其本年累计数等于本月数，符合利润表本年累计数的计算要求。
上述公式仅仅适用于年初启用的账套，对于本文2010年8月份在年中启用的账套来说，损益类科目只在期初余额表中登记了1-7月的累计借贷方发生额，没有每个月具体的发生额，1-7月利润表的本月数和本年累计数都无法取数。
8月份的利润表中，select（？D5，年@=年and月@=月+1）公式的计算结果为0，导致8月份利润表的本年累计数等于本月数。而本案例中1-7月利润表中“营业收入”为600 000元，“营业成本”为480 096.55元，正确的计算结果为“营业收入”617 000元，“营业成本”为493 696.55元。利润表数据错误如下图1所示：
2. 解决方法。建议将利润表模板根据启用日期分为两种，原有的利润表模板更名为“利润表——普通”，新增“利润表——年中启用”。
年中启用的利润表本月数和普通利润表一致，在本月数和本年累计数中间增加“启用至今累计数”一栏，以“营业收入”为例，启用至今累计数公式设置为？C5+select（？D5，年@=年and月@=月+1），本年累计数可以通过表间取数来计算。仍以本文账套为例，利用原模板新增利润表“利润表.Rep”，清空本年累计数一栏的公式，在数据状态下将企业2010年7月纸质利润表的本年累计数录入到该报表中，保存至D盘，保存路径为D：\利润表.Rep。
本年累计数以“营业收入”为例，公式设置为：？D5+ "D：\利润表.Rep "->?D5 Relation年with 年，“Relation 年with 年”利用两个报表文件关键字“年”的值相等这一共同点在两个表之间建立起关联，整个公式的含义为：“营业收入”取本表页2010年8月1日至今的累计数加上2010年7月利润表中的本年累计数，计算结果即年初至今的本年累计数。
模板设置好后，使用者只需要在固定路径D：\增加一个名为利润表的报表文件，将年初至启用日的累计数登记到该报表的本年累计数一栏。该模板不仅适用于启用当月，可以将启用日至当年12月份的利润表放在同一个报表文件，只需要在模板中录入每张表页关键字年和月的值即可得到8-12月所有月份利润表的正确数据。账套启用的第二年起直接使用普通利润表模板。本案例中利用年中启用模板计算的数据见图2：

通过修改原利润表和设计新利润表，解决了利润表模板使用的局限性和年中启用数据计算错误的问题。
主要参考文献
王剑盛.用友电子报表中利润表取数方法探析.中国管理信息化，2008；8