【作　　者】
张卫丽

【作者单位】
（郑州成功财经学院管理学系 河南巩义 451200）

【摘　　要】

      【摘要】电算化环境下会计科目的设置比手工做账环境下有着更为严格的要求，如果设置不当，后续业务会遇到各种各样的错误。更为关键的是，有的错误修改起来非常不容易，需要取消很多操作，甚至是不可修复的。因此，会计人员应该对用友软件中会计科目设置及其和前后业务之间的联系进行深入研究，并且操作时高度认真。
【关键词】会计科目   用友软件   初始设置

在总账初始设置时就需要设置会计科目，该设置的正确与否会对后续操作带来一连串的连锁反应，并且有些错误修改起来相当不容易。鉴于此，会计人员在会计科目初始设置时应对前后业务的联系理解透彻并高度重视。
一、会计科目设置和建立账套之间的关系
账套的建立对会计科目有一定的影响，主要体现在下述两个方面：
1. 建立账套时有一个复选框“按行业性质预置科目”，选中，企业应用平台中会自动存在一级会计科目；不选中，企业应用平台中将不会有会计科目。这两种情况下对后续编码方案的设置有不同的要求，并且“按行业性质预置科目”的复选框在建账时一旦选择，便不能通过账套主管修改账套来进行再次选择。
（1）选中“按行业性质预置科目”复选框。选中“按行业性质预置科目”复选框时，在编码方案中系统会自动默认会计科目编码方案的第一级位数为4，且不可修改，在会计科目表中就会存在编码为4位数字的一级会计科目。所以在编码方案中需要进行第二级及其之后的级次设置，在会计科目进行增减变动时就以此级次为基础进行操作。如果未进行第二级及其之后级次的设置，就会出现“科目编码长度与分配原则不符”的错误提示，此时以账套主管的身份登录系统管理修改账套的编码方案即可。
（2）不选中“按行业性质预置科目”复选框。不选中“按行业性质预置科目”复选框时，在编码方案中会计科目编码的任何级次都需在此进行设置，此设置直接影响后续会计科目的增减变动。在此情况下，一定注意不要忘记设置第一级及其之后的级次设置，不然在会计科目增加时就会出现“科目编码长度与分配原则不符”的错误提示，如果出现此类错误时，以账套主管的身份登录系统管理修改账套的编码方案即可。
2. 会计科目设置中“外币核算”的设置。在建立账套时有一项基本信息为：有无外币核算，如果在建立账套时，没有选中该信息，那么，在会计科目需要设置外币核算时，就会显示灰色，即为不可设置的项目。
在会计科目设置时出现了该错误，就需要账套主管登录系统管理，修改账套信息，选中“有无外币核算”复选框，此时就可以在会计科目中设置“外币核算”信息。
二、会计科目设置和后续业务之间的关系
1. 会计科目设置中“科目类型”的设置。在设置会计科目类型时，要区分为资产、负债、共同、权益、成本、损益。最容易出现的错误是：在进行期初余额试算平衡时显示如图1所示的信息：

在此，我们可以看到，所有的项目均显示为“平”，而没有具体数字，实际上却是有金额的。此错误的原因很可能是所有的会计科目直接都在资产下方进行了增加，所有的会计科目都默认为资产类会计科目，所以试算中都显示“平”，而没有具体数字。
出现此类错误时需要修改会计科目的类型，而此时的类型显示为灰色，不能进行修改，所以需要先删除错误类型科目的期初余额，再修改会计科目的类型。这样的修改工作量已经是不轻了，可还不是最坏的情况，因为此时的试算显示的是“试算结果平衡”，如果没注意所有的项目都是“平”，待日后查询明细账、总账甚至到编制报表时才发现问题，那工作量可想而知，所以进行会计科目类型设置时一定要格外认真。
2. 会计科目设置中“科目性质（余额方向）”的设置。资产、负债、共同、权益、成本类会计科目性质伴随科目类型自动进行设置，对于科目性质的设置常见的错误有两类：①资产类会计科目中诸如坏账准备、累计折旧、固定资产减值准备等备抵科目余额方向在贷方；②损益类科目余额方向有两类：收入和支出，在增加损益类会计科目时需要进行科目性质的选择，主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等收入类会计科目选择“收入”，主营业务成本、管理费用等成本费用类会计科目选择“支出”。此类错误一般不容易在设置时发现，大多数是在期末进行损益结转时发现生成的凭证借贷方在一个方向，并且一个数字为黑色，一个数字为红色。
例如：销售费用余额方向应为“支出”，本期发生额为100元，如果销售费用余额方向设置成了“收入”，期末转入本年利润时就会从借方以负数转出，出现如图2所示的转账凭证：
出现此错误的原因为损益类科目的余额方向设置错误，因为期末损益结转是系统自动按照损益类会计科目的设置及其明细账结转，收入类从借方转入本年利润的贷方，支出类从贷方转入本年利润的借方。
3. 会计科目设置中“辅助核算”设置应关注的问题。
（1）辅助核算中“客户往来”和“供应商往来”两项易设置颠倒，应收账款设置的是客户往来，应付账款设置的是供应商往来。若设置错误，一般在填制凭证时才会被发现。在填制凭证时遇到应收账款和应付账款需要选择相应的辅助核算信息时，发现应收账款的辅助信息为供应商，应付账款的辅助信息为客户，此时就需要修改会计科目的辅助核算信息。修改辅助核算信息就需要先行删除期初余额的辅助明细及其往来明细，然后再进行修改。
（2）辅助核算和期初余额录入的关系。设有辅助核算的会计科目在录入期初余额时需要双击进行辅助和往来明细资料的录入。如果会计科目已经录入期初余额，后来发现没有设置辅助核算或者辅助核算设置错误，在修改好辅助核算录入期初余额后，发现余额表里的数字变成了输入数字的2倍，原因是在修改会计科目的辅助核算之前没有先行删除已录的期初余额。可是错误已经出现且很隐蔽，那么它的修改方法为：第一步，删除期初余额辅助及其明细信息；第二步，取消辅助核算信息；第三步，删除期初余额表中设置辅助核算之前的数字；第四步，设置辅助核算信息，重新录入辅助及其往来明细信息。
4. 会计科目设置中“日记账、银行账”的设置。日记账和银行账的设置主要适用于“库存现金”和“银行存款”科目，库存现金设置为日记账，银行存款设置为日记账和银行账。该设置主要为后期的指定科目、出纳签字、日记账的查询打下基础。在填制凭证时如果遇到银行存款科目时没有自动弹出带有“结算方式、票号、发生日期”的辅助项，那么原因就是由于“银行存款”科目没有设置银行账。
出现此错误的修改方法：如果已经指定会计科目，需先行取消指定科目的设置，然后打开“会计科目——修改”，把“银行账”选中。
5. 会计科目设置中“指定会计科目”的设置。指定科目包括指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目。指定科目的设置对填制凭证中现金流量的录入和出纳签字有重要的影响。该指定设置为：“库存现金”指定为现金科目；“银行存款”指定为银行科目；“库存现金”、“工行存款”、“中行存款”（假定“银行存款”科目有“工行存款”和“中行存款”两个明细科目）指定为现金流量科目。设置方法为：会计科目——编辑——指定科目。
我们在填制凭证时如果遇到“库存现金”或者“银行存款”科目时需要录入现金流量（从银行提取现金和将现金存入银行业务除外），当我们点击凭证页面上的“流量”时就会出现“无现金流量科目不能录入”的错误提示，原因是在会计科目设置中没有将“库存现金”、“工行存款”、“中行存款”指定为现金流量科目。               
我们在填制完凭证进行出纳签字时，如果遇到“没有符合条件的凭证”的错误提示，那么原因可能为：①系统管理中没有对出纳人员进行“出纳签字”权限的设置；②没有对“库存现金”和“银行存款”进行指定科目的设置，而指定科目的设置是经常容易漏设的地方。
【注】本文系2013年河南省民办教育协会科研项目“民办高校人才培养模式——以会计专业为例”（项目编号：hmx20130025）的阶段性成果。
主要参考文献
王新玲，陈利霞，汪刚.会计信息系统实验教程.北京：清华大学出版社，2010