【作　　者】
韩福才

【作者单位】
（商丘工学院管理学院 河南商丘 476000）

【摘　　要】

      【摘要】对于应付账款业务，通常会比较麻烦。通过利用Excel完善应付账款的手续，设置对供应商的欠款单，能够很好地解决此类问题。欠款单的设置，属于企业内部控制的一部分，在企业的实际经营活动中能够起到协调和监督的作用。
【关键词】应付账款   入账手续   欠款单

一、应付账款入账手续存在的问题
企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动发生的业务，可以根据存货的采购合同、过磅单、验收单、质检单、入库单、付款单、采购发票等审核无误且手续齐全后进行账务处理。在实际会计工作中，如果涉及应付账款业务，会计人员在进行账务处理的过程中可能会感到很棘手，例如，已经预付给供应商多少款项、还欠多少款项、支付欠款的依据、预付账款需要冲销多少应付账款等。如何才能准确、高效率地完成此类业务，如何能够使企业的采购部门和财务部门有序协调呢？笔者在实际会计业务中设计了对供应商的欠款单，能够很好地解决此类问题。
二、欠款单的设置
我们可以利用Excel强大的表格和函数功能，实现对欠款单的设置。具体需要分两部分设置，第一部分设置为欠款单的样式，第二部分设置为供应商的资料。
1. 对欠款单样式进行设置。欠款单分为一式二联，第一联为客户结算联，第二联为财务记账联。新建一个Excel文档，在Sheet1中建立欠款单的样式，输入如图1的内容。分别对“供应商”、“结算日期”“欠款金额”、“合计（大写）”、“欠款事由”设置函数。

单击“D2”单元格，录入“=VLOOKUP(B2,Sheet2!$A$2:$B$300,2,0)”； 单击“F2”单元格，录入“=NOW（）”；单击“B3”单元格，设置单元格格式为“格式→单元格格式→数字→自定义→￥#，##0.00”； 单击“B4”单元格，录入“=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(FIXED(B3)),"[>0][dbnum2]G/通用格式元;[<0]负[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(FIXED(B3),2),"[dbnum2]0角0分;;"&IF(ABS(B3)>1%,"整",)),"零角",IF(ABS(B3)<1,,"零")),"零分","整")”； 单击“B6”单元格，设置单元格格式为“格式→单元格格式→日期→ 月 日”； 单击“C6”单元格，设置下拉菜单为“数据→有效性→设置→允许→序列→来源”，在“来源”中录入“复合肥”、“钾肥”、“尿素”等存货名称。客户结算联即设置完成。
财务记账联样式与客户联一致，财务记账联需要录入的内容直接提取客户结算联的内容即可。在财务联记账需要录入的单元格录入“=与客户联对应的单元格”。如单击财务联“供应商代码”右边的单元格，录入“=B2”，如果客户联录入供应商代码，财务联的供应商代码自动提取。
2. 对供应商的资料进行设置。对供应商的资料设置完成以后，在录入欠款单时，只需录入供应商代码，供应商名称就会自动提取，这种设置可以减少重复劳动，提高会计人员的工作效率。
在Sheet2中建立供应商的资料，详见图2。

三、欠款单的开具
企业供应部门将存货入库手续办理完毕，传递到财务部门，由财务部门依据入库单、发票等以及当时发生的欠款开具欠款单。
现举例说明如下：河南商丘三商贸易有限公司于2013年8月8日购入河南惠丰肥料有限公司复合肥20 000公斤，单价为2元，商品已验收入库，发票已到，货款尚未支付。
由会计人员根据入库单、发票等开具企业欠供应商的欠款单。开具方法如下：
单击“B2”单元格，录入“HNHF”， 则“D2”单元格会自动从“供应商资料”表格中提取供应商名称“河南惠丰肥料”。结算日期不必录入，电脑会自动提取当天日期为“2013年8月8日”。在“B3”单元格中直接录入欠款金额“40000”，即显示“￥40,000.00”，“合计大写”金额栏自动显示“肆万元整”。欠款事由为：8月8日购入复合肥20 000公斤，每公斤2元，在“B6” 单元格中欠款事由录入“8-8”即显示“8月8日”,单击“C6”单元格，选择下拉菜单中的“复合肥”。在“D6”单元格中录入“20 000公斤∗2元/公斤”。第二联财务记账联自动提取第一联的内容。详见图3。
打印出来一式二联盖上企业财务专用章，把第一联交给企业供应部门，作为付给供应商款项的依据，第二联随入库单、发票等入账。

四、结束语
欠款单的设置和运用，属于企业内部控制的一部分，在企业的实际经营活动过程中发挥了重要的作用，能够起到协调和监督的作用。由企业供应部门把存货入库相关资料传递到财务部门，由财务部门依据此资料开具欠款单，把第二联财务记账联随存货入库单据入账。把第一联客户结算联转给供应部门。当供应商申请付款时，供应部门可依据欠款单考虑付款，由供应部门人员依据欠款单申请，总经理签字后，再申请财务部门付款，财务部门支付款项后，据此联随银行结算单据入账。由此完成一项应付账款的业务循环。
主要参考文献
      财政部会计资格评价中心.中级会计实务.北京：经济科学出版社，2013