【作　　者】
侯 新

【作者单位】
（沈阳化工大学经济与管理学院 沈阳 110142）

【摘　　要】

      【摘要】通用财务软件初始化设置影响着财务软件的使用效率和质量。本文以用友U8指定会计科目为例，通过分析指定会计科目设置不当对出纳日常业务处理的影响，总结初始化设置应注意的问题，为广大财务工作者的实际应用提供参考。
【关键词】用友U8    初始化设置   日常业务   影响

用友U8软件在建立账套之后，在启用账务处理系统及其他任何子系统前，需要进行完整、准确的设置工作，建立适合自己企业或组织的应用环境，这一过程被称之为系统初始化。在手工环境及电算化环境中都存在着系统初始化问题，但是手工环境下，只是对企业开立的基本信息加以说明，电算化环境下的初始化则包括了更多内容，如系统启用设置、期初数据录入等等，其中相当一部分初始化工作在手工环境下无需进行，因而容易被软件使用者忽略，致使软件的后续操作无法进行。下面我们以用友U8指定会计科目为例加以说明。
一、指定会计科目
1. 指定会计科目的含义。指定会计科目是设置会计科目中的一项工作，主要是对出纳的专管科目进行设置，即将“库存现金”指定为现金总账科目，“银行存款”指定为银行总账科目，通过对现金、银行存款总账科目的指定，在制单中对支票及资金赤字进行控制，实现现金、银行存款的保密性。
2. 指定会计科目的前提。指定会计科目在会计科目设置基础上进行，将“库存现金”及“银行存款”科目进行辅助核算设置是指定会计科目的前提条件。即在对“库存现金”科目进行设置时，在辅助核算选项中，应选择设置“日记账”；对“银行存款”科目设置时应选择设置“日记账”和“银行账”。
3. 指定会计科目具体操作步骤。在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单中的“指定科目”命令，打开指定对话框。单击“现金总账科目”单选按钮，在“待选科目”列表框中选择“库存现金”科目，单击“〉”或双击科目名称，将“库存现金”科目添加到“已选科目”列表框中，然后点击“确认”，即完成现金总账科目指定（见图1）。
同理，在指定对话框中，单击“银行总账科目”单选按钮，在“待选科目”列表框中选择“银行存款”科目，单击“〉”或双击科目名称，将“银行存款”科目添加到“已选科目”列表框中，则将“银行存款”指定为银行总账科目。只有被指定为现金、银行存款科目才能供出纳管理使用，进行现金日记账、银行存款日记账及资金日报的查询。

二、指定会计科目对出纳日常业务的主要影响
1. 对出纳签字的影响。出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有库存现金和银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目金额是否正确。如果审查发现有错误或有异议，则应交与凭证制单人修改后再进行核对。出纳签字的主要操作步骤：进入“总账”，打开菜单栏中的“凭证”，选择“出纳签字”命令，出现纳签字对话框，如图2所示。
单击“确定”按钮，是对出纳签字的凭证范围进行确定，将打开“出纳签字”对话框，在工具栏上点击“签字”按钮，进行出纳签字。但是，往往软件使用者却遇到这样的情况，即单击“确定”按钮后却出现如图3所示情况。

上述情况的出现，会使一些不熟悉软件的工作者误以为凭证文件库中不存在需要出纳签字的凭证。事实上，如果以制单人的身份登录总账，执行查询凭证操作，通常会在文件库中查询到带有库存现金和银行存款科目的凭证。究其原因，是在初始化设置中，没有对出纳的专营科目进行指定，这时，我们重新返回到基础设置当中完成会计科目的指定，出纳签字就可以顺利进行。
2. 对日记账查询的影响。用友U8 提供了强大的查询功能，以便能够及时地了解账簿中的数据资料，满足对账数据的统计分析及打印的需要，在出纳功能中可以方便地实现对日记账的查询，用于查询和输出现金和银行存在的账务资料。
查询库存现金日记账的步骤如下：
展开“总账”，打开菜单栏中的“出纳”，选择“现金日记账”命令，选择“科目”下拉列表中的“库存现金”选项，输入相应的查询条件，点击确定以后，将打开“库存现金日记账”窗口，可以查看现金日记账。但是，有时却出现这样的情况，当选择“现金日记账”命令时，出现如图4所示情况。
这样，出纳将查询不到现金日记账，同样，如选择图4中的“银行日记账”命令也会出现“没有指定银行科目”的提示。
以上出纳岗位日常业务处理问题的出现，软件自动给出无法操作的原因，指引操作者在指定科目功能完成以后再继续操作。总之，指定会计科目的设置正确与否直接影响着出纳日常业务处理的进行。
三、系统初始化设置应注意的几个问题
1. 重视初始化设置的不可修改性。以上指定科目不当对出纳日常业务的影响，可以通过重新设置得到解决。事实上，重要的初始化设置具有不可修改性。子系统初始化通常包括建账参数设置、基础信息设置及期初余额设置三大类内容，一般子系统的基础信息设置具有可修改性，指定会计科目即属于这一类型。但是，建账参数的设置通常不具有可修改性，当操作用户返回修改时，呈现灰色不可修改状态，如想修改只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。另外，会计期间的设置、子系统启用时间的设置、分类编码方案等也具有不可修改性。因此，在初始化时一定要进行周密的考虑、精准的操作。
2. 初始化设置必须符合会计制度规定。在电算化环境下，进行指定会计科目时，待选科目中显现的是会计科目表中的所有科目，对于其中任一科目的选定，软件都可以实现，而按会计制度的规定，“现金”与“银行存款”为出纳的专营科目，如果误选其他科目，虽然完成了初始化的设置，可是对后续的财务工作仍将产生不良影响。
3. 初始化设置必须适合企业管理的需要。例如，一个企业规模较大，往来业务较多，应收、预收、应付、预付等往来科目发生频繁，那么在这些科目下再设置明细科目，则不能达到分类细化管理的目的。如果在总账会计科目初始化过程中，将“应收账款”、“应付账款”分别设为“客户往来”、 “供应商往来”辅助核算，当记账以后，系统会自动生成相应的辅助账信息，以便可以对客户、供应商等重要资源采用分类管理。
主要参考文献
      1. 赵莉.浅议会计电算化初始建账.经济技术协作信息, 2005；13
2. 周丽.用友U8.52财务管理软件存在的问题.财会月刊， 2013；10