【作　　者】
黄瑞宏

【作者单位】
（广东石油化工学院财务处 广东茂名 525000）

【摘　　要】

【摘要】 当前高校学生收费系统普遍游离于会计核算系统之外，两大系统数据无法对应一致，无法实现相互控制与监督。本文在对高校现行教育费账务处理方法及存在问题进行分析的基础上，结合学生收费系统应收标准生成、标准调整、实收处理、学生退费等各重要收费环节进行会计账务设计，为加强高校教育费的会计核算提供借鉴。
【关键词】 学生收费系统   会计核算系统   对接   教育费   账务设计

当前高校学生收费系统与会计核算系统各自独立，学生收费系统全面反映了学生收费的应收数、调整数、实收数、欠交数等信息，会计核算系统只对学生收费系统中的实收数进行账务处理，而对学生收费系统中的应收数、调整数、欠交数、退学退费等教育费（包括学费和住宿费）均未能在会计账务上进行反映。笔者调查发现，高校普遍存在学生收费系统与会计核算系统无法实现系统数据同步、核对一致，不能做到相互牵制、相互监督等问题。为了避免学生收费系统操作的随意性和会计核算系统账务处理的被动性，本文结合两个系统的特点，尝试设计了两大系统对接的账务处理思路。
一、现行教育费的账务处理方法
目前高校对教育费的会计核算是以收付实现制原则进行收入的确认，主要依据学生收费管理系统中的教育费实收数确认为“应缴财政专户款”，同时按收支两条线管理办法，在规定的时间内将所收到的教育费全额上缴财政专户，财政部门审核入库后再将教育费返拨给学校，学校才能确认为“教育事业收入”。下面举例说明：
例：广东某高校9月份应收教育费为2 546 500元，学生转专业、宿舍变动等原因调增应收数为1 200元、调减应收数为2 700元，实收教育费为2 391 900元，学生退学退费为6 840元，月底学生欠费为153 100元。当月上缴财政专户款为2 385 060元，财政部门将教育费返拨给学校金额分别为1 192 530元、477 012元、715 518元（广东财政部门现行做法是分三次将教育费返拨给学校，比例分别为50%、20%、30%）。
其账务处理为：①学校收到学生教育费时，借：银行存款（学费户）2 391 900；贷：应缴财政专户款2 391 900。②办理学生退费时，借：应缴财政专户款6 840；贷：银行存款（学费户）6 840。③将教育费上缴财政专户时，借：应缴财政专户款2 385 060；贷：银行存款（学费户）2 385 060。④当月收到财政部门第一次返拨教育费时，借：银行存款（基本户）1 192 530；贷：教育事业收入（财政返拨教育费）1 192 530。⑤次月收到财政部门第二次返拨款、年底前收到财政部门第三次返拨款分录同上，金额分别为477 012元、715 518元。
二、现行教育费账务处理的不足
一是反映学生收费信息不全面。会计核算系统只对学生收费系统中实收教育费做了账务处理，而对教育费的应收数、调整变动数、欠交数等收费信息无法在会计账面上进行反映，不利于对教育费欠交情况进行管理。
二是财政部门未返拨教育费无法反映。由于财政返拨教育费是分阶段的，根据收付实现制原则，目前高校只将实际收到财政部门的返拨教育费确认为收入，而对于已上缴尚未返拨的教育费不做账务处理。这样不能全面反映出财政部门还应返拨多少教育费给学校，不利于学校与财政部门之间的对账工作和学校管理层对资金的统筹，债权债务关系不清。
三是会计核算系统被动依赖于学生收费系统。某些高校采用的学生收费管理系统中，“财务长”用户的权限过大，可以单独操作完成教育费应收标准生成、应收标准调整、实收处理、学生退费、学生档案变动等功能，由于收费系统游离于会计核算系统之外，系统间无法进行比较分析、核对监督、相互牵制，造成了学生收费系统操作上的随意性，很容易出现人为调整教育费应收数和欠交数等数据，而会计核算系统对其监督却无能为力。
三、系统对接的账务设计
（一）增设会计科目
1. 增设“应收教育费”一级科目，该科目借方反映应向学生收取的教育费数和应收教育费调增数，贷方反映已收取学生的教育费数和应收教育费调减数。
2. 在“应缴财政专户款”下增设“应收学生教育费”、“已收待缴教育费”二级科目。其中，“已收待缴教育费”借方反映将收到的教育费上缴财政专户数；贷方反映已经收到但未上缴财政专户的教育费，“应收学生教育费”借方反映实际收到教育费的冲减数；贷方反映尚未向学生收取的教育费。3. 在“应收及暂付款”科目下增设“待收财政返拨款”二级科目，借方反映学校已上缴财政部门有待返拨的教育费；贷方反映财政已返拨教育费的冲减数。
4. 在“教育事业收入”科目下增设“已返拨教育费”、“待返拨教育费”二级科目。“已返拨教育费”借方反映结转到事业结余的金额；贷方反映财政已返拨的按收付实现制原则确认为收入的教育费。“待返拨教育费”借方反映实际收到财政返拨款教育费时，将权责发生制下的过渡性收入确认为收付实现制下的真正收入数；贷方反映财政部门未返拨的教育费，但按权责发生制先确认为过渡性收入的款项。
（二）基于学生收费系统的账务设计
本文以上海财大科发公司开发的学生收费管理系统为例进行账务设计：
1. 对应收教育费的账务设计。应收教育费是指根据学生的专业及住宿收费标准，在学生收费系统中初始的应向学生收取的学费及住宿费。可根据学生收费系统的应收教育费汇总表进行账务处理。借：应收教育费2 546 500；贷：应缴财政专户款——应收学生教育费2 546 500。具体见图1。

2. 对应收教育费调整的账务设计。应收教育费调整是指由于学生转专业、转班级、留级、休学、复学、宿舍变动等原因引起收费标准变动的调整。又分两种情况：
一是由低收费标准向高收费标准调整的账务处理。其账务设计为：借：应收教育费1 200；贷：应缴财政专户款——应收学生教育费1 200。具体见图2。

二是由高收费标准向低收费标准调整的账务处理。其账务设计为：借：应缴财政专户款——应收学生教育费1 700；贷：应收教育费1 700。具体见图3。

3. 对收到学生交来教育费的账务设计。收到学生交来的教育费是指收到学生通过银行卡划转、收费前台现交现金、以国家助学贷款及生源地贷款转交、校园一卡通划转等方式缴交的教育费。可根据实收教育费汇总表进行账务处理。其账务设计为：借：银行存款（学费户）2 391 900；贷：应收教育费2 391 900。同时，借：应缴财政专户款——应收学生教育费2 391 900；贷：应缴财政专户款——已收应缴教育费2 391 900。具体见图4。

4. 对办理学生退学的账务设计。学生退学往往会涉及退费的问题，分两种情况：
一是已经交足了教育费的学生办理退费，假定某学生已经交足了学费4 300元，现要求退学，经计算只退3 870元。其账务设计为：借：应缴财政专户款——已收应缴教育费3 870；贷：银行存款（学费户）3 870。具体见图5。

二是只交了一部分学费，还存在欠费的学生办理退费。假定某学生应交学费4 300元，现只交了3 300元学费，尚欠交1 000元学费，经计算应退费2 970元。其账务设计为：借：应缴财政专户款——已收应缴教育费2 970；贷：银行存款（学费户）2 970。具体见图6。

另外，应同时注销该学生在收费系统中的欠交数。其账务设计为：借：应缴财政专户款——应收学生教育费1 000；贷：应收教育费1 000。具体见图7。

5. 教育费上缴财政专户的账务设计。教育费上缴财政专户后，财政部门按规定进度将教育费返拨学校的基本账户，具体的返拨比例各省有所不同，现以广东财政部门返拨教育费为例进行账务设计（沿用前面举例）：①将教育费上缴财政专户时，借：应缴财政专户款——已收应缴教育费2 385 060；贷：银行存款（学费户）2 385 060；同时，借：应收及暂付款——待收财政返拨款2 385 060；贷：教育事业收入——待返拨教育费2 385 060。②当月收到第一次返拨时，借：银行存款（基本户） 1 192 530；贷：应收及暂付款——待收财政返拨款1 192 530；同时，借：教育事业收入——待返拨教育费1 192 530；贷：教育事业收入——已返拨教育费1 192 530。③次月收到第二次返拨时，借：银行存款（基本户）477 012；贷：应收及暂付款——待收财政返拨款477 012；同时，借：教育事业收入——待返拨教育费477 012；贷：教育事业收入——已返拨教育费477 012。④年底前收到第三次返拨时，借：银行存款（基本户） 715 518；贷：应收及暂付款——待收财政返拨款715 518；同时，借：教育事业收入——待返拨教育费715 518；贷：教育事业收入——已返拨教育费715 518。
（三）账务设计后的结果显示
沿用前例，假定某高校学生收费系统9月底的“应收教育费”账户期末借方余额为153 100元，实时反映了学生欠交教育费的总额；“应缴财政专户款——已收应缴教育费”账户的期末贷方余额为0元，实时反映了已收取而未按规定上缴财政专户的教育费；“应收及暂付款——待收财政返拨款”账户的期末借方余额为1 192 530元，实时反映了已上缴财政部门。但财政部门尚未返拨回学校的教育费，与其对应的“教育事业收入——待返拨教育费”科目是根据权责发生制原则增设的收入过渡科目，最终还是要结转到收付实现制下的教育事业收入科目。“教育事业收入——已返拨教育费”账户是反映收付实现制下的财政部门已经返拨的真正收入。经过以上的财务处理，会计核算系统与学生收费系统实现了全面对接，具体见图8。

上图中汇总表数据的关系为：应收数+调整数-实收数=欠交数，9月底教育费欠交数153 100元与“应收教育费”账户期末借方余额核对一致。而应收数、调整数、实收数均有相应的会计分录与之对应，真正实现了系统之间的有效对接。
（四）适当引入坏账准备计提
为了体现会计的谨慎性原则，高校可借鉴企业的坏账准备会计处理，增设“坏账准备”、“教育事业支出——应收教育费坏账”会计科目，用于核算应收教育费可能发生的坏账。可选择直接转销法或备抵法进行账务处理：①直接转销法，将收不回来的教育费确认为坏账，借：教育事业支出——应收教育费坏账；贷：应收教育费。②备抵法，根据“应收教育费”期末借方余额百分比法，或根据毕业生欠费账龄分析法计提坏账准备。计提时，借：教育事业支出——应收教育费坏账；贷：坏账准备。发生坏账时，借：坏账准备；贷：应收教育费。
主要参考文献
1. 《高等学校会计制度讲座》编写组.《高等学校会计制度》讲座.北京：中国人民大学出版社，2003
2. 刘建军.浅析行政事业单位往来款项的管理.科技信息，2007；25