【作　　者】
师银萍

【作者单位】
（江苏经贸职业技术学院会计学院 南京 211168）

【摘　　要】

      【摘要】在会计中具有重复性、规律性的一类业务，会促使财务软件中自动转账功能的出现。如果能全面认识该功能并熟练的运用账务处理过程中，则能简化和提高账务处理的进程和效率。本文在阐述自动转账功能基本含义的基础上，全面分析了自动转账功能处理的会计业务类型，以及该功能在具体使用时应注意的事项。
【关键词】自动转账   自动转账凭证   转账生成

一、自动转账功能介绍
自动转账功能就是先定义好相应业务生成记账凭证时的一些关键要素，例如摘要、会计科目、记账符号和金额来源和计算方法，并形成一张模板凭证，然后在具体处理这些业务时调用相应的模板凭证生成最终的记账凭证，其提高了凭证的录入速度和准确率。
常用的财务软件中将自动转账功能分成了两类，第一类是在账务处理模块中，为了辅助完成日常账务处理而存在的内部自动转账功能，例如自动转账、结转损益、期末调汇和期末结账等功能；第二类是在账务处理模块外的工资管理模块和固定资产模块中的费用的计提和分配，所以也可以称之为外部自动转账功能，例如工资费用的分配、计提折旧费用等。
二、自动转账功能的具体应用
由于外部自动转账功能和内部自动转账功能所涉及的功能模块不相同，两种自动转账功能的具体使用过程也不相同。下面以金蝶KIS标准版财务软件为例来具体介绍各项自动转账功能的具体应用。
1. 工资费用的分配。工资费用分配是“工资管理”模块中的最后一个也是最为核心的环节。当然该环节的顺利完成要依赖于前面各环节基础工作的完整和准确，例如“工资项目”环节对于企业的工资项目的定义是否完整；“工资计算方法”环节对于工资计算公式的定义是否正确；“工资数据输入”环节对于每月工资数据的输入是否准确无误。当这些环节完成后，才可以进行工资费用分配，工资费用的分配是通过“工资分配向导”的引导逐步完成各项关键要素的定义的。在此过程中财务人员可以定义企业的各类职工的工资费用应计入的成本费用账户，设置工资费用分配的凭证摘要和凭证字。如果企业的员工类别没有大的改变，财务人员只需要在工资费用分配的第一期做好关键要素的定义，以后各期在完成前面各环节后，进入工资费用分配环节只需要调整凭证日期就可以很快完成各期工资费用的分配。
2. 计提固定资产折旧。固定资产折旧的计提是在各期固定资产的变动资料录入完整之后，根据系统初始化时设定好的折旧方法和折旧应计入的成本费用账户，只需在固定资产模块选择“计提折旧”，当设置好凭证摘要和凭证字，系统就可以自动生成各期计提折旧的记账凭证。
3. 自动转账。金蝶KIS标准版在财务处理模块专门设置了“自动转账”环节，主要是为了完成其他的自动转账功能不能处理的转账业务，例如计提福利费、工会经费等、结转制造费用、计算和结转所得税费用、进行利润分配等，这些转账业务在企业的日常账务处理中都有着举足轻重的作用。
首先要进行自动转账凭证的定义，打开自动转账凭证录入界面后做如下工作：①填入自动转账凭证的名称，以便区别于其他的自动转账凭证；②选择转账期间，通常为1 ~ 12（期）；③填入凭证的摘要，该摘要将会出现在各期生成的记账凭证中；④填入借贷方的各科目代码和核算项目代码；⑤选择各科目对应的转账方式，其实也就是各科目后面金额的取得方式；⑥选择了合适的转账方式后，各科目的本位币金额公式也就可以顺利确定。
完成后，一张自动转账凭证就形成了。只需将该自动转账凭证中的各项金额的来源审核过账，就可以根据这张自动转账凭证来准确地生成各期所需要的记账凭证。
4. 期末调汇。期末调汇是有外币业务的企业，对汇率发生变动给企业带来收益或造成损失，留待期末进行集中调整的过程。在进行期末调汇时，必须先将所有凭证进行过账，然后在期末汇率一栏录入具体的汇率结果，并选择产生的汇兑损益应记入的“财务费用——汇兑损益”科目，核对凭证摘要和凭证字是否准确，做完这些关键要素的设置后，系统就会自动生成一张期末调汇产生的记账凭证。
5. 结转损益。结转损益是指月（期）末将所有损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中，以便计算当期经营成果的过程。由于不同企业结转损益的业务原理都是一致的，因此财务软件已在系统内部设计好结转规则。财务人员只需选择财务处理模块的“结转损益”按钮，就可以进入自动结转损益的过程，且只需输入凭证的摘要和凭证字，系统就可以自动生成一张结转损益的记账凭证。
6. 期末结账。当各期所有会计业务都处理完之后，就可以进行期末结账了。在账务处理模块，点击“期末结账”按钮，就可以进入期末结账过程。在这个过程中，财务人员只需要录入用户密码，系统会做好账套数据的备份，就可完成期末结账工作了，也就可以接着进行下一期会计业务地处理了。
三、使用自动转账功能时的注意事项
1. 准确选择自动转账方式，发挥其最大的功效。自动转账功能有内部自动转账和外部自动转账之分，即使是同一类别内的自动转账方式也需要通过点击不同的按钮来实现具体的操作过程。所以当遇到上述所说的一些特殊转账业务时，一定要准确选择该业务所能够采用的自动转账方式，找对处理每一项业务最适合的方式，才能真正体现自动转账存在的价值，起到事半功倍的效果。
2. 理清各自动转账方式的顺序，准确使用自动转账功能。需要进行自动转账的业务一般都是在期末这个特殊时点进行的，这些业务之间大多又是相互关联，并且有严格的处理顺序。因此在集中处理这些自动转账业务时必须保证按顺序生成相应的记账凭证。其中有些期末转账业务必须依据另一期末转账业务产生的数据，如计提福利费必须依赖于工资费用分配产生的结果，所以要先在“工资管理”模块完成各期的工资费用分配，然后才能到“财务处理”模块通过自动转账生成计提福利费的记账凭证；同样期末调汇产生的财务费用会影响往损益中的费用数额，那么就要先进行期末调汇并将该凭证过账后再结转损益。综上所述，自动转账功能需要根据业务的特点和具体内容按顺序来进行处理。
3. 注意自动转账功能的使用频率，避免会计业务的重记。在账务处理过程中，有些自动转账功能有一些专项的设置，通常能控制一个会计期间内该功能被调用的次数，一般不会出现多次进行该自动转账的过程，比如期末调汇，结转损益，期末结账、计提折旧等。而另外一些自动转账功能则根据事先的设定，可以被多次调用进而会产生多张相同凭证，造成一项会计业务被多次重复记录。因此使用者必须密切关注自动转账功能的使用情况，通过查询已生成的记账凭证来验证某一自动转账功能是否已被使用，防止重复使用自动转账功能而出现重记这样的记账错误。
4. 做好自动转账前后的审核过账工作，保证账务处理程序的完整性。自动转账凭证中各科目的数据都是从账簿中取得并经计算生成的。因此，为保证所取数据的完整、正确，在调用自动转账凭证生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账，否则自动转账生成的记账凭证中的数据是错误的。
自动转账后生成的记账凭证是未审核过账的凭证，因此财务人员仍需按照正常的凭证处理程序对它们进行审核、过账，不然到了期末账务处理系统将无法结账。而对这些凭证的审核主要是审核凭证中的科目和金额是否正确。对于错误的记账凭证，系统一般不提供直接修改功能，只能先删除，然后通过修改自动转账设置后再重新生成。○