【作　　者】
张渭育

【作者单位】
（河南牧业经济学院经济管理系 郑州 450046）

【摘　　要】

      【摘要】在用友软件中，凭证数据库既是数据归集的“信息仓库”，又是后续业务处理的“信息源泉”。因此，凭证填制数据的正确无误是保证后续账表及相关业务信息准确性的关键。本文以用友ERP-U8.72软件为例，总结了凭证填制环节的常见问题，并结合典型案例，追根寻源，剖析其产生的原因，进而理清问题的解决思路，找到解决的对策。
【关键词】用友软件  凭证管理  凭证填制  常见问题

      用友软件的账务处理采用放射式数据处理流程，对业务数据采用集中收集、统一处理、数据共享的操作方法，凭证数据库既是数据归集的“信息仓库”，又是后续业务处理的“信息源泉”。因此，凭证填制数据的正确与否直接关系到后续账表及相关业务信息的准确性。
      在用友软件中，其基础设置及凭证管理模块为我们提供了凭证类别控制、受控科目控制、制单序时控制、支票控制、制单权限控制等功能，加强了对发生业务的及时管理和控制，通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。然而在实际应用中，却常因用户不理解各项控制参数的含义，以及对后续操作的影响；没有准确无误地设置相关控制参数及基础信息；没有正确完整地录入凭证辅助信息等原因，使先进的控制工具无法充分发挥效用，损失了部分数据信息，降低了软件的使用效能。对此，笔者将以用友ERP-U8.72软件为例，总结凭证填制环节的常见问题，结合典型案例，追根寻源，深入剖析其产生的原因，以便对症解决。一、凭证类别设置时常见问题
出错信息描述：“不满足借方必有条件”，“不满足贷方必有条件”，“不满足借贷必无条件”，“不满足凭证必有条件”。
典型案例剖析：2009年8月16日，总经理办公室支付业务招待费1 200元，转账支票号ZZR003。凭证内容如下：
    借：管理费用/招待费（660205）1 200     
        贷：银行存款/工行存款（100201）1 200  
当凭证保存时，弹出出错信息框，提示“不满足借贷必无条件”。此信息说明用户之前为不同类别的凭证设置了限制条件，指定了相应的限制类型和限制科目。这样，当凭证填制时，系统就会根据所设置的凭证类别判断凭证内容是否符合限制条件，不相符时就会出现类似的出错信息。对于此类问题，用户首先应根据提示信息，认真查对所选凭证类别与所录入的业务内容是否相符，然后进一步判断究竟是凭证类别设置错误，还是会计科目选择错误？
      此案例中的凭证类别选择的是“转账凭证”，转账凭证的限制类型应为“凭证必无”,限制科目为“1001，100201，100202”，即在凭证借贷方不能出现这三个科目。而该凭证的贷方却出现了100201科目，显然违背了所设置的限制条件。进一步判断可知，此问题是因凭证类别设置错误所致的。根据业务内容该凭证类别应为“付款凭证”，而非“转账凭证”。当更正凭证类别后，问题即得到解决。经进一步分析得知，用户在填制凭证时，因为看到在业务中用到了转账支票，就认为这应该是一张转账凭证，从而导致凭证类别判断错误。而追根寻源是由于用户对业务的凭证类别判断不准，不明白凭证类别的限制条件，甚至于不清楚什么是收、付、转凭证。当问题出现时，就会因不理解凭证类别限制条件的含义而找不到问题解决的方向和方法。
此外，对于此类问题，如果用户在认真查对后，发现凭证类别与凭证内容匹配，但仍出现出错信息，则应考虑可能是因用户粗心将凭证类别的限制条件设置有误。常见的错误有将收款凭证和付款凭证的限制类型设反了，或将转账凭证的限制类型设为“凭证必有”，或未写全限制科目。
二、制单日期录入时常见问题
出错信息描述：情况一：“日期不序时，［付］类凭证已制单到［2009.08.03］”；情况二：“日期不能滞后系统日期”；情况三：“日期不能超前建账日期”。
典型案例剖析：2009年8月2日，企业发生业务一笔，填制付款凭证一张，当填写凭证制单日期时，弹出如情况一所述的出错信息。此信息说明用户之前在进行总账控制参数设置时，选择了“制单序时控制”选项，这样在填制凭证时就必须按照业务发生的先后顺序进行制单。出错信息提示系统中的付款凭证已填至8月3日，因此，8月3日之前的付款凭证就不允许填写。在分析得知是因参数控制所导致的问题后，如果此时确需录入此张凭证，就临时取消“制单序时控制”参数即可。
但对于此案例，当用户取消了“制单序时控制”参数，重填凭证，填写到制单日期时，又弹出如情况二所述的出错信息。经查看发现，当前计算机的系统日期为2009年8月1日，而所填凭证的制单日期为2009年8月2日，滞后了系统日期，相当于在填未来发生的凭证，因此不允许填写。此时，只需将计算机系统日期调整为8月2日或之后日期即可。需要说明的是，对于这种情况一般只在进行模拟练习时出现，实际工作中因计算机系统日期一般和现实日期一致，而所填凭证日期肯定是在当前现实日期之前已发生的业务日期，所以一般不可能出现“日期不能滞后系统日期”的情况。而对于上述两种情况，追根寻源主要还是由于用户对“制单序时控制”参数的含义，以及对模拟练习阶段计算机系统日期所代表的含义理解不透所致。制单序时控制是按不同的凭证类别分别进行序时控制，计算机系统日期代表现实日期，因此，凭证制单日期应大于等于该类凭证的最后一张凭证的制单日期，小于等于当前计算机的系统日期。
第三种情况说明制单日期早于总账系统的启用日期。经查看，是由于用户在启用总账系统时，将总账系统启用日期设置为某月月末所致。如总账系统正确的启用日期应为2009年8月1日，而用户却设置为2009年8月31日，这样用户就只能录入8月31日及其之后发生的业务凭证。而用户之所以将总账系统的启用日期设置为8月31日，又往往是由于在模拟练习阶段，用户将计算机系统日期调整为8月31日，所以登录进入软件系统的操作日期自动识别为8月31日，进行总账系统启用时也自动识别为8月31日，如果此时用户粗心没有做更改就会出现此类错误。并且，此时当用户想去调整总账系统的启用日期时，会发现界面为灰色，已不能更改。这是因为用户一般此时已在填制凭证，说明已进入了总账系统，即总账系统已被使用，所以就不允许再调整总账系统的启用日期。此类问题的出现，一方面是由于用户粗心所致，另一方面也说明用户不理解出错信息中出现的“建账日期”指的是总账系统启用日期，而对于“总账系统已使用将不能更改其启用日期”这一规则也不清楚。因此，提醒用户在设置总账系统的启用日期时一定要认真仔细，否则将会面临较大的系统风险。
三、凭证摘要录入时常见问题
出错信息描述：制单人点击摘要栏右下角的参考按钮，出现提示信息“该操作员无此功能权限”。
典型案例剖析：案例中要求以马方的身份填制凭证，而之前在用户权限设置时，已为马方赋予了总账系统的全部操作权限，但为何在点击摘要栏右下角的参考按钮时又出现此出错信息而无法录入摘要。
      对于此问题，首先应明确“该操作员无此功能权限”说明马方没有进行此项操作的权限，进一步思考出错信息中所说的功能权限到底指哪一项功能权限？点击摘要栏右下角的参考按钮是要进行常用摘要的选择调用，因此，此处所说的功能权限并不是指马方没有录入摘要的权限，而是指没有调用常用摘要的权限。
      在此案例中，一是之前并未进行常用摘要的设置，二是“常用摘要”的功能权限是在“公用目录设置——其他——常用摘要”中，而非在“总账”中，因此，马方虽然拥有总账系统的全部操作权限，但却无法调用常用摘要。尤其是在本案例中，即便给马方赋予了此项功能权限，也会因之前未设置任何常用摘要，而无内容可选。而此类问题产生的原因常源于用户不理解功能权限的具体含义，特别是将其与数据权限混淆，误认为是没有为马方设置某项数据权限所致。同时，又因不熟悉用友软件中功能权限的内容及设置位置，找不到问题解决的方向，不知如何解决。而具体解决的方法可以采用以下两种：一是用户直接在摘要栏中输入摘要内容即可；二是先给马方赋予常用摘要的功能权限，然后利用“常用摘要”功能录入常用摘要，这样就可以通过点击参考按钮进行常用摘要的调用了。
四、会计科目录入时常见问题
（一）银行科目的录入
      出错信息描述：情况一：当使用银行科目制单时，系统未弹出要求输入结算方式、票号等银行账辅助项内容的信息框；情况二：凭证保存时未弹出要求处理支票的相关信息框。
典型案例剖析：2009年8月3日，财务部王晶从工行提取现金10 000元，作为备用金，现金支票号XJ001。凭证内容如下：
借：库存现金（1001）10 000     
    贷：银行存款/工行存款（100201）10 000  
凭证填制时，当录入100201科目后，未出现如情况一所述的信息框。对此，应首先了解信息框为何应该出现？即明确信息框能够弹出的前提条件是什么？在凭证填制时，如果使用了银行科目制单，系统就会弹出要求输入结算方式、票号等银行账辅助项内容的信息框。而此案例中的100201科目是否为银行科目，则取决于之前在进行“指定科目”设置时，是否将“银行存款”指定为银行科目，否则系统将不会自动将其当作银行科目来处理，相关的辅助信息框也就不会弹出。在实际应用中，用户经常会忘记进行“指定科目”的设置，而此项设置不仅是保证银行账辅助信息能否有效录入的前提，也是保证后续出纳管理工作能否顺利进行的关键。
对于第二种情况，也应首先明确信息框能够弹出的前提条件是什么？此处信息框所起的作用相当于出纳的“支票登记簿”功能，如果同时满足以下三个条件，就可以在凭证填制的同时进行相关支票信息的处理：一是凭证正在使用银行科目制单；二是业务采用的结算方式设置了“票据管理”选项；三是在总账控制参数中选择了“支票控制”选项。而在实际操作时，系统将会根据“支票登记簿”中已录入支票信息的状态，判断应如何进行支票管理。具体来说，会出现下面三种情况：一是如果在“支票登记簿”中未录入此支票信息，系统就会询问“此支票尚未登记，是否登记？”；如果已登记此支票信息但未报销，则会询问“此支票已登记过，是否报销？”；如果支票已登记又已报销，则当重新填制与此支票相关的凭证时，则会询问“此支票已报销，是否正确？”需要说明的是，上述三种情况所处理后的支票信息将同步反映到出纳的“支票登记簿”中，如果在填制凭证时支票信息处理有误，就需到“支票登记簿”中进行修改，而在填制凭证界面将无法再次调出支票信息框。当梳理清楚信息框弹出的原因后，仔细检查相关设置，发现此案例问题产生的原因是因为没有进行“指定科目”的设置，也没有在总账控制参数中选择“支票控制”选项所致，修改并调整相关设置后，问题得到解决。
（二）外币科目的录入
      出错信息描述：情况一：当使用外币科目制单时，凭证界面未出现有关外币信息录入栏；情况二：出现了外币信息录入栏，但在汇率栏中无汇率可选。
典型案例剖析：2009年8月5日，收到兴华集团投资资金10 000美元，汇率1∶8.275，转账支票号ZZW001。凭证内容如下：
借：银行存款/中行存款（100202）82 750     
    贷：实收资本（4001）82 750  
凭证填制时，首先出现了情况一所述状况：录入100202科目后，未出现外币信息录入栏，说明系统未能识别出100202为外币核算科目。查看会计科目设置界面，发现的确未给100202科目选择“外币核算”选项框。当设置完毕，重填凭证时，外币信息录入栏自动出现，但随即又出现了情况二所述状况：汇率栏中无汇率可选，说明之前在外币设置时可能没有设置汇率或设置错误。查看外币设置界面，发现是把汇率8.275误录入7月份的记账汇率栏，因此，填制8月份凭证时就无法查看到有关汇率信息。调整汇率录入位置后，问题得到了解决。
      而在实际应用中，对于第一种情况，还有可能出现以下状况：当用户查看会计科目设置界面时，可能会发现“外币核算”的选项是灰色的，不可选。这时就应考虑之前在建立账套的“基础信息”设置界面，是否选择了“有无外币核算”的选项。如果未选，说明该会计主体无外币业务，后续的外币设置选项就将无法选择。
（三）往来科目的录入
      出错信息描述：情况一：当使用客户往来科目或供应商往来科目制单时，系统弹出信息框要求录入有关客户或供应商信息，手工直接录入后，提示“输入的客户不合法”或“输入的供应商不合法”；情况二：当凭证保存时，系统弹出“不能使用［应收系统］受控科目”或“不能使用［应付系统］受控科目”信息框。
典型案例剖析：2009年8月12日，销售部王丽收到华宏公司一张转账支票，金额99 600元，用以偿还前欠货款，转账支票号ZZR002。凭证内容如下：
借：银行存款/工行存款（100201）99 600     
    贷：应收账款（1122）99 600   此案例涉及的是客户往来科目。对于第一种情况，说明系统识别不出用户录入的客户名称，即在客户档案中找不到该客户的信息。经查看，发现是由于用户所录的客户名称与客户档案中的客户名称不一致造成的，用户录入的是客户的全称，而直接选择时则会发现系统显示的是客户的简称。因此，直接录入简称或利用参考按钮直接选择客户信息，问题即可解决。
第二种情况，说明系统识别出此业务正在使用受控科目制单，而为何应收账款会成为受控科目，则是由于在会计科目设置时，为应收账款科目选择了“客户往来”的辅助信息框，这样应收账款就自动成为应收系统受控科目。如果启用了应收系统，则有关应收账款的业务就应在应收系统中进行处理，生成的业务凭证将会自动传递到总账系统。但此案例中并未启用应收系统，而又想在总账系统中使用这些受控科目，就应在总账控制参数中选择“可以使用应收受控科目”的选项。如果不选，系统就会出现情况二所述状况。而类似的选项在总账控制参数中还包括“可以使用应收受控科目”和“可以使用存货受控科目”，处理的方法也是相同的。
（四）项目核算科目的录入
      出错信息描述：情况一：当使用项目核算科目制单时，系统未弹出要求录入项目辅助项信息的对话框；情况二：出现了项目辅助项信息框，但当利用参考按钮选择项目名称时，提示“此项目核算科目没有指定项目大类，是否需要现在指定项目大类？”情况三：当选择项目名称时，在“参照”界面中所显示的非该科目所定义的项目大类的内容，而是系统自带的“现金流量项目”大类的内容；情况四：选择项目名称时，“参照”界面的左侧栏中显示有该项目大类的分类信息，但右侧栏为空，无内容可选；情况五：找到对应项目名称，当进行选择时，提示“项目已结算”，无法选择。
典型案例剖析：2009年8月20日，一车间领用原纸5吨，单价5 000元，用于生产普通打印纸——A4。凭证内容如下：
借：生产成本/直接材料（500101）25 000     
    贷：原材料/生产用原材料（140301）25 000  
此案例中的500101科目应为项目核算科目，所定义的项目大类为“生产成本”；项目分类为：1—自行开发项目，2—委托开发项目；项目目录名称为：普通打印纸——A4，凭证套打纸——8X，所属分类码均为1。
第一种情况，说明之前在会计科目设置时未给500101科目选择“项目核算”辅助选项，非项目核算科目自然不会提示录入有关项目核算信息。
第二种情况，说明500101科目虽然被设置为项目核算科目，但如果在进行项目目录设置时，没有为项目大类指定核算科目，即没有将核算科目与项目大类之间建立联系，则利用项目核算科目制单时就会找不到此科目对应的项目大类。
第三种情况，说明虽然在项目目录设置时，将核算科目指定给某个项目大类，但因指定前未选择正确的项目大类名称，因而导致将核算科目选入其他项目大类，从而进行项目名称选择时看到的不是正确的项目大类信息。而此案例就属于这种情况，并且在实际应用中这一问题也非常普遍。经常会有用户将应选入指定项目大类的核算科目，误选入了系统自带的“现金流量项目”中。而造成此问题的原因源于用友软件在新增项目大类后，并未将新增的项目大类自动选为当前选项，而还是默认的“现金流量项目”大类。而此时，用户如果粗心忘记先选择正确的项目大类名称，再进行指定核算科目的操作，就会出现此种情况。对于这一问题的解决只需将已选入“现金流量项目”中的核算科目重新选入“生产成本”项目大类中即可。
第四种情况，说明在“项目目录”设置界面没有录入项目目录名称的信息。这一般是由于用户把项目目录内容误当作项目的二级分类，将其录入到“项目分类定义”界面，而“项目目录”界面则为空所致。以此案例为例，如果用户在进行项目分类定义时将“普通打印纸——A4”和“凭证套打纸——8X”的信息录入到“自行开发项目”分类下面，将其当成项目的二级分类，而在“项目目录”设置界面则没有录入任何信息，就会出现此种状况。
第五种情况，说明用户将“项目目录”界面中的“是否结算”选项选为了“Y”，而已结算的项目后续将不能使用。
在实际应用中，项目目录的设置是用户出错最多的一项操作。而追根寻源出错的原因主要在于用户对项目目录设置的各项步骤不熟悉，对各项操作的目的不明、含义不清，以及用户个人的粗心大意，加之软件本身设计中也有许多不符合操作习惯之处，才导致此处问题频出。而解决上述问题时，只需理清操作思路，找出具体原因，就能使问题迎刃而解。
五、小结
从以上分析可以看出，在凭证填制环节出现的诸多问题，其根源都来自于之前环节所设置的各项控制参数和相关基础信息。如果用户对这些控制参数和基础信息的含义和作用理解不透，而实际操作中又设置有误，就会导致问题的出现，并且在问题出现后也将不知如何解决。
      因此，建议用户在实际应用中，应重在理解各项控制参数和基础信息的含义和作用，明确这些设置会对以后的日常业务处理产生何种影响。这样，在填制凭证时就能预测出可能出现的辅助信息框。而当问题出现时，则应根据出错信息的提示，认真梳理前续哪些操作与此项内容有关，在理清基本操作思路和先后顺序的基础上，一步步顺着源头就能找到问题解决的方法和对策。
主要参考文献
1. 王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清华大学出版社，2009
2. 潘上永.会计电算化.北京：中国金融出版社，2007
3. 张渭育.用友软件出纳管理业务常见问题与对策.财会月刊，2013；4